Wysyłka Shopify – poradnik logistyczny dla firm

Co najbardziej zniechęca ludzi do zakupów w sieci? Dwie rzeczy: za droga dostawa, o której dowiadują się nagle przy kasie albo kurier, który spóźnia się o kilka dni. Możesz mieć świetne reklamy, dopracowaną stronę i bardzo dobry towar, ale jeśli logistyka kuleje, Twój sklep po prostu straci klientów. I to bezpowrotnie. Dostawa to tak naprawdę jedyny moment, kiedy kupujący ma fizyczny kontakt z efektami Twojej pracy. Cała sztuka polega na tym, żeby tak poukładać pakowanie i umowy z przewoźnikami, by nie dopłacać do interesu z własnej kieszeni, a jednocześnie dać ludziom uczciwe i jasne ceny.

W Shopify znajdziesz narzędzia, które mają w tym pomóc. W poniższych akapitach dowiesz się, jak Shopify współpracuje z głównymi przewoźnikami, aby wysyłka paczek była prosta i niedroga, dzięki czemu Twoi klienci otrzymają swoje zakupy szybko i bezproblemowo.

Jak działają wysyłki w Shopify?

Przede wszystkim należy połączyć Shopify z rodzimymi firmami logistycznymi. Robi się to przez aplikacje z Shopify App Store albo przez zewnętrzne integratory.

Niezależnie od wybranej technologii, wysyłki w Shopify skupiają się na trzech pojęciach:

• Profile wysyłek. Służą do grupowania poszczególnych towarów i przypisywania im zróżnicowanych reguł transportowych. Taki podział pozwala stworzyć osobny schemat dla przedmiotów delikatnych, gabarytów czy rzeczy wymagających nietypowych warunków przewozu.
• Strefy wysyłkowe. Konkretne obszary geograficzne, na których terenie obowiązują wyznaczone opłaty. Taką strefą może stać się cała Polska, wybrane kraje Unii Europejskiej bądź rynki spoza UE.
• Cenniki i stawki. Dokładne kwoty, które klient widzi w swoim koszyku po wpisaniu adresu dostawy. Mogą mieć formę stałego ryczałtu, zależeć od łącznej wartości zamówienia, jego fizycznej wagi lub być kalkulowane na żywo przez algorytmy firm kurierskich.

Polscy przewoźnicy a ekosystem Shopify

Polski rynek logistyczny różni się od zachodnich odpowiedników przede wszystkim gigantyczną popularnością systemów dostaw pozadomowych (OOH). Klienci rzadziej wybierają tradycyjnego kuriera pod drzwi, przedkładając nad to elastyczność automatów paczkowych i punktów odbioru. Aby firma odniosła sukces, musi zaoferować zróżnicowany wachlarz usług.

InPost (Paczkomaty i kurier)

To absolutny lider polskiego e-commerce. Dostawy do automatów paczkowych InPost stanowią często większość wolumenu zamówień w krajowych sklepach. Przewoźnik ten stosuje sztywny podział na gabaryty (A, B oraz C) przy zachowaniu jednolitego limitu wagowego do 25 kg.

Integracja InPost z Shopify odbywa się za pomocą wtyczek dostępnych w Shopify App Store. Pozwalają one na umieszczenie w koszyku interaktywnej mapy, na której klient wybiera konkretną maszynę docelową, a dane te automatycznie trafiają do Managera Paczek.

DPD Polska

Jeden z największych tradycyjnych operatorów kurierskich w kraju, posiadający także prężnie rozwijającą się sieć punktów DPD Pickup. Kalkulator DPD opiera się na wadze rzeczywistej oraz przestrzennej (gabarytowej), wyliczanej z wymiarów zewnętrznych kartonu. DPD jest doskonałym wyborem dla firm wysyłających paczki standardowe, jak i paczki o większej masie, oferując stabilne czasy doręczeń.

DHL Parcel

Operator dysponujący rozbudowaną siecią DHL POP (Punkty Obsługi Paczek) m.in. w salonach prasowych czy dużych sieciach handlowych. Podobnie jak DPD, DHL kładzie ogromny nacisk na standaryzację opakowań. Każde odstępstwo od kształtu regularnego prostopadłościanu może skutkować naliczeniem wysokiej dopłaty za element niestandardowy (NST), co należy bezwzględnie weryfikować na etapie pakowania.

Poczta Polska (Pocztex)

Operator oferuje nowoczesną usługę kurierską Pocztex, która dzieli przesyłki na formaty od S do 2XL na podstawie sumy wymiarów. Poczta Polska gwarantuje dotarcie do każdego zakątka kraju oraz oferuje rozbudowaną siatkę punktów odbioru w placówkach pocztowych i powiązanych sieciach sklepów.

Metody integracji logistyki w polskim Shopify

Dla polskich sprzedawców standardowo obsługa etykiet lokalnych przewoźników odbywa się przez aplikacje, brokerów lub integratory.

1. Dedykowane aplikacje z Shopify App Store

W oficjalnym sklepie z aplikacjami znajduje się wiele przydatnych narzędzi w logistyce. Po instalacji wtyczki system automatycznie synchronizuje zamówienia. Właściciel firmy może generować listy przewozowe, zamawiać podjazdy kurierów oraz drukować dokumenty nadawcze bezpośrednio z poziomu panelu Shopify. Wielką zaletą tego rozwiązania jest prostota wdrożenia plus to, że nie wymaga ono zaawansowanej wiedzy programistycznej.

2. Zewnętrzne systemy do zarządzania sprzedażą

W przypadku firm prowadzących sprzedaż wielokanałową (np. równolegle na Shopify, Allegro i w sklepach stacjonarnych), optymalnym wyborem staje się zastosowanie zewnętrznego integratora, takiego jak Base (dawniej BaseLinker). Shopify łączy się z integratorem za pomocą bezpiecznego klucza API. Zamówienia spływają do jednego centralnego systemu, który jest połączony z kontami umownymi wszystkich wybranych przewoźników. Pozwala to na masowe drukowanie setek etykiet, automatyczne przekazywanie numerów śledzenia przesyłek oraz pełną automatyzację procesów magazynowych.

Konfiguracja strategii cenowej wysyłki

Wybór sposobu prezentacji kosztów dostawy w koszyku ma zasadniczy wpływ na wskaźnik porzuconych zamówień. W panelu Shopify (Ustawienia -> Wysyłka i doręczenie) można wdrożyć kilka odmiennych strategii cenowych.

Stawki ryczałtowe 

Przedsiębiorca ustala stałą, niezmienną kwotę za dostawę (np. „Kurier DPD – 17 zł”, „InPost Paczkomat – 14 zł”). Jest to rozwiązanie czytelne dla klienta. Aby firma na tym nie traciła, stawka ryczałtowa musi bazować na rzetelnie wyliczonej średniej cenie przesyłki z uwzględnieniem kosztów opakowania i opłat paliwowych.

Stawki zależne od wagi

Niezbędne rozwiązanie, jeśli asortyment jest zróżnicowany gabarytowo. Wymaga dokładnego uzupełnienia pola „Waga” w karcie każdego produktu w Shopify. Przykładowa konfiguracja może wyglądać następująco:

• Koszyk od 0 do 2 kg: 14 zł
• Koszyk od 2,01 do 10 kg: 19 zł
• Koszyk od 10,01 do 30 kg: 29 zł

System Shopify automatycznie zsumuje wagę przedmiotów w koszyku i wyświetli klientowi właściwą opłatę, chroniąc firmę przed koniecznością dopłacania do ciężkich paczek.

Strategia darmowej dostawy 

Najpotężniejszy instrument zwiększający wartość sprzedaży. Najzdrowszym modelem biznesowym jest ustawienie progu darmowej dostawy, który motywuje użytkowników do dorzucenia kolejnego przedmiotu do koszyka. Jeśli średnia wartość zamówienia wynosi 150 zł, warto ustawić próg darmowej dostawy na poziomie 250 zł. W Shopify konfiguruje się to poprzez dodanie warunku ceny minimalnej dla stawki wynoszącej 0 zł.

Finansowe pułapki logistyki – na co uważać?

Prawidłowa kalkulacja wydatków musi wykraczać poza suchy cennik podstawowy otrzymany od przedstawiciela firmy kurierskiej. Faktury wystawiane przez operatorów logistycznych zawierają pozycje, które potrafią drastycznie zmienić opłacalność sprzedaży.

Opłaty paliwowe i energetyczne

Przewoźnicy co miesiąc aktualizują tak zwaną dopłatę paliwową oraz coraz częściej energetyczną, będącą wartością procentową doliczaną do ceny bazowej każdej paczki. Jeśli cena podstawowa wynosi 12 zł, a dopłata paliwowa w danym miesiącu to 18%, rzeczywisty koszt netto to 14,16 zł. Kwotę tę trzeba brać pod uwagę przy programowaniu stawek w Shopify.

Warto pamiętać, że dopłaty paliwowe zmieniają się dynamicznie, więc sprzedawca powinien cyklicznie weryfikować swoje koszty w Shopify, a nie tylko raz przy konfiguracji sklepu.

Dopłaty za przesyłki niestandardowe 

Sortownie kurierskie są w pełni zautomatyzowane. Jeśli pracownik firmy zapakuje towar w foliopak, który nie leży płasko, owinie karton taśmą w sposób tworzący wybrzuszenia lub użyje opakowania o nieregularnym kształcie, paczka zostanie zakwalifikowana jako niestandardowa. Dopłata za weryfikację ręczną wynosi zazwyczaj od 15 do nawet 50 zł za jedną przesyłkę. Jedynym sposobem na uniknięcie tej kary jest ścisła standaryzacja opakowań magazynowych.

Obsługa pobrań

W Polsce transakcje za pobraniem wciąż stanowią zauważalny odsetek zamówień, zwłaszcza w starszych grupach demograficznych. Kurierzy pobierają za tę usługę dodatkową opłatę stałą oraz procent od wartości pobranej kwoty. Konfigurując metody płatności i wysyłki w Shopify, należy upewnić się, że opcja „Za pobraniem” jest odpowiednio droższa, aby pokryć ten wydatek.

Obsługa zwrotów

Przejrzysta i zgodna z prawem polityka zwrotów buduje zaufanie do e-sklepu. W polskim porządku prawnym kwestie te reguluje Ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta. Konsument ma prawo do odstąpienia od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni bez podawania przyczyny.

Przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż na Shopify muszą pamiętać o fundamentalnych zasadach finansowych wynikających z przepisów, o których szerzej informują oficjalne serwisy rządowe, takie jak Biznes.gov.pl – serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorców:

• Zwrot kosztów dostawy. W przypadku odstąpienia od umowy sprzedawca ma obowiązek zwrócić konsumentowi nie tylko równowartość towaru, ale także koszt jego pierwotnego dostarczenia do klienta. Ustawa wprowadza tu jednak istotny wentyl bezpieczeństwa, ponieważ przedsiębiorca zwraca kwotę równą najtańszemu zwykłemu sposobowi dostawy dostępnemu w jego sklepie dla danego zamówienia. Jeśli klient wybrał drogą ekspresową dostawę za 30 zł, a sklep oferował automat paczkowy za 14 zł, sprzedawca zwraca 14 zł. Szczegółowe przepisy w tym zakresie określa jednolity tekst ustawy dostępny w bazie aktów prawnych Internetowy System Aktów Prawnych (ISAP).
• Koszt odesłania towaru. Bezpośredni koszt zwrotu towaru do magazynu ponosi konsument, chyba że firma dobrowolnie zobowiązała się do jego pokrycia w swoim regulaminie. Regulaminy sklepów działających na Shopify powinny wyraźnie o tym informować, aby uniknąć sporów prawnych, które mogą być weryfikowane przez Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK).

Automatyzacja zwrotów w Shopify

Panel Shopify pozwala na wygodne zarządzanie zwrotami z poziomu karty zamówienia. Można wygenerować instrukcję zwrotu dla klienta, a przy użyciu odpowiednich wtyczek, na przykład integracji z systemem Szybkie Zwroty InPost, udostępnić klientowi darmowy lub przedpłacony kod zwrotu do automatu paczkowego. Taki krok, choć generuje koszt po stronie firmy, wydatnie podnosi wskaźnik lojalności klientów.

Wysyłka międzynarodowa z Polski

Shopify to doskonałe narzędzie do skalowania biznesu na rynki zagraniczne. Proces wysyłki transgranicznej dzieli się na dwa główne obszary:

Wysyłka wewnątrz Unii Europejskiej

Jest stosunkowo prosta ze względu na swobodny przepływ towarów. Nie wymaga przygotowywania dokumentacji celnej. Najważniejszym zadaniem w panelu Shopify jest poprawne skonfigurowanie stref wysyłkowych i podatków. Koszty transportu do krajów UE są wyższe, dlatego warto połączyć Shopify z przewoźnikami specjalizującymi się w logistyce międzynarodowej, np. DHL Express, GLS, DPD lub skorzystać z usług serwisów oferujących wysyłki skonsolidowane.

Wysyłka poza Unię Europejską 

Wiąże się z koniecznością przejścia odprawy celnej. Każdy produkt w panelu Shopify musi mieć uzupełniony kod HS (Harmonized System), który jednoznacznie klasyfikuje towar dla urzędów celnych na całym świecie, oraz określony kraj pochodzenia. Przy wysyłkach zagranicznych nieocenionym wsparciem jest funkcja Shopify Markets. Narzędzie pozwala na:

• Prezentowanie klientom cen w ich lokalnych walutach.
• Kalkulowanie i pobieranie ceł oraz podatków importowych bezpośrednio w koszyku (model DDP -  Delivered Duty Paid). Eliminuje to sytuację, w której kurier żąda od zaskoczonego klienta dopłaty przy odbiorze paczki.

Optymalizacja kosztów operacyjnych

Gdy firma zaczyna generować powtarzalny, stabilny obrót, optymalizacja procesów pakowania i wysyłki staje się głównym źródłem dodatkowych oszczędności.

1. Negocjacja stawek biznesowych. Cenniki detaliczne firm logistycznych są nieatrakcyjne. Po przekroczeniu wolumenu kilkudziesięciu paczek miesięcznie należy skontaktować się z działami handlowymi przewoźników w celu podpisania umowy ramowej. Gwarantuje ona stałe, znacznie niższe stawki, uzależnione od deklarowanego wolumenu nadawczego.
2. Optymalizacja materiałów pakowych. Zakup kartonów o wymiarach idealnie dopasowanych do progów gabarytowych zapobiega przypadkowemu przejściu paczki do wyższego, droższego przedziału cenowego. Stosowanie ultralekkich wypełniaczy (np. poduszek powietrznych czy ekologicznego skropaku) pozwala utrzymać wagę rzeczywistą przesyłki na minimalnym poziomie.
3. Wdrażanie automatycznych powiadomień. Poprawnie skonfigurowane powiadomienia e-mail i SMS w Shopify, zawierające bezpośredni odnośnik do śledzenia drogi przesyłki, budują spokój u kupującego. Redukuje to liczbę zapytań kierowanych do biura obsługi klienta i drastycznie zmniejsza odsetek paczek nieodebranych, które generują koszty transportu w obie strony.