Deklarera för småföretag: sex steg som hjälper dig på vägen

Det här inlägget är endast till för informationssyften. Du ansvarar själv för att granska och använda informationen på lämpligt sätt. Innehållet har ej, och är ej ämnat som, rättsligt, skattemässigt eller företagsmässigt råd. Kraven på att deklarera för företag uppdateras regelbundet och du bör se till att du håller dig informerad och söker professionellt råd om rättsliga krav, skatter eller andra frågor vid behov. För att sälja produkter med Shopifys plattform måste du följa lagen i din jurisdiktion, Shopifys användarvillkor, Shopifys policy för godtagbar användning och andra gällande policyer.

Att driva eget företag innebär att det är du som bestämmer. Det medför vissa fördelar, men innebär även att du själv ansvarar för saker som att deklarera för småföretag.

Är det första gången du deklarerar för ditt småföretag, eller den tionde? Det kan kännas överväldigande. Utan erfarenhet som revisor kan det bli en stor utmaning. Att räkna fel när du deklarerar kan medföra böter och avgifter som du vill undvika.

Om du bor i Sverige kan du använda den här guiden som visar steg för steg hur du deklarerar som småföretagare innan deadline.

Vilka är de vanligaste skatterna när jag deklarerar för småföretag?

Din bolagsform avgör hur du deklarerar. Om du har en enskild firma eller ett handelsbolag kan du själv deklarera relativt enkelt. Om du däremot har ett stort aktiebolag medför det revisionsplikt, och du måste anlita en revisor.

Här berättar vi om de vanligaste skatterna som småföretagare betalar:

Inkomstskatt

Om du har en enskild firma betalar du inkomstskatt på dina intäkter. Mängden skatt du betalar beror på din kommun och hur lönsam din verksamhet är. I Sverige betalar du även egenavgifter till Skatteverket. Med Skatteverkets kalkylator kan du räkna ut hur mycket skatt du ska betala. Kom bara ihåg att den inte alltid har exakta resultat.

Undrar du hur inkomstskatt och F-skatt hänger ihop? Om du har en enskild firma behöver du som regel en F-skattsedel. Det innebär att du själv ansvarar för att betala in skatt och sociala avgifter. Här kan du läsa mer om F-skatt, FA-skatt och vad som gäller för dig när du deklarerar för småföretag.

Arbetsgivaravgifter

Om du har anställda måste du betala arbetsgivaravgifter. Full arbetsgivaravgift är 31,42 % på bruttolön och förmåner som du betalar ut. Om du har anställda födda före 1937 betalar du faktiskt inga arbetsgivaravgifter. Läs på hos Skatteverket för att se vad som gäller för ditt företag och dina anställda.

Egenavgifter

Om du driver enskild firma betalar du egenavgifter till Skatteverket. Fulla egenavgifter är 28,97 % av överskottet i din verksamhet. Dock får du räkna bort eventuell sjukpenning och liknande samt vissa inkomster om de räknas som anställningsinkomster.

Kapitalvinstskatt

Om ditt företag säljer aktier, får utdelning eller får ränteintäkter – eller om du säljer en fastighet som tillhör företaget – måste du betala kapitalvinstskatt. Normalt ligger denna skatt på 30 %, men det finns undantag från denna regel. Beroende på ägarstruktur, uttag av löner och mängden kapital kan kapitalvinstskatten variera från 20 till cirka 55 %.

Fastighetsskatt

Om ditt företag äger tillgångar som bostäder, byggnader eller mark måste du betala fastighetsskatt.

Utdelningsskatt

Utdelning är en del av företagets inkomster som distribueras till aktieägarna. Denna inkomst beskattas och du kan räkna ut hur mycket du ska betala med Skatteverkets K10-bilaga. Där räknar du ut ett så kallat gränsbelopp, som avgör hur mycket av utdelningen som är kapitalinkomst och hur mycket som är tjänsteinkomst (denna kategori medför ofta högre skatter).

Deklarera för småföretag på sex steg

1. Samla alla poster
2. Ta en titt på momsen
3. Hitta rätt blankett och fyll i den
4. Håll koll på viktiga datum
5. Anlita en revisor
6. Skicka in din deklaration

1. Samla alla poster

Korrekt bokföring är A och O när du ska deklarera som småföretagare. Det visar exakt hur det går för ditt företag och skyddar dig om du granskas av Skatteverket. Att göra fel i bokföringen kan leda till att du åker på avgifter eller böter, även om du inte gjorde fel med flit.

Se till att spåra dessa poster i ditt bokföringsprogram:

• Företagets kostnader: alla kostnader som du har för företaget.
• Inkomster: spåra alla pengar du tjänar.
• Vinster och förluster: håll koll på dina exakta resultat.
• Inbetalda skatter: registrera alla skatter du betalar in varje månad eller kvartal.

Du kan samla all denna information från:

• Kvitton
• Insättningar
• Fakturor
• Kontoutdrag

Du kan hantera allt detta själv med hjälp av ett bokföringsprogram, eller så kan du anlita en revisor. Välj metoden som passar dig, hur mycket tid du har, din budget och hur säker du känner dig på dina färdigheter inom bokföring.

2. Ta en titt på momsen

Reglerna för moms kan vara komplexa, särskilt när du säljer på nätet. Du kan rådfråga en revisor om vilka skatter och momssatser som gäller för dig.

Momssatsen beror på vilken sorts varor du säljer, till exempel:

• 6 % moms för böcker, tidningar och persontransporter
• 12 % moms för livsmedel, restauranger och konstverk
• 25 % moms, som är standardmomsen när du säljer varor eller tjänster

Det finns även vissa varor och tjänster som är undantagna från moms och som kallas för momsfria varor och tjänster.

Det kan bli snårigt när du ska handla med moms, särskilt om du säljer internationellt. I vissa fall ska du inte ta ut moms, till exempel om du som företagare säljer dina tjänster utanför EU.

Om du köper in varor från länder utanför EU som momsregistrerad företagare så måste du i regel betala svensk moms.

3. Hitta rätt blankett och fyll i den

Blanketterna du ska fylla i beror på din bolagsform och huruvida du har anställda. Dessa är de vanligaste blanketterna när du ska deklarera för småföretag:

• En NE-bilaga, som du använder om du har en enskild firma.
• Räkenskapsschema, skattemässiga justeringar och delägaruppgifter om du har ett handelsbolag. Det finns flera olika blanketter som används för handelsbolag och kommanditbolag, beroende på om du ska redovisa underlag för skatter och avgifter eller inte.
• Inkomstdeklaration 2, 3 eller 4 om du har ett aktiebolag eller en ekonomisk förening.
• Arbetsgivardeklaration om du har anställda.

4. Håll koll på viktiga datum

Se till att du håller koll på alla viktiga datum när du ska deklarera som småföretagare. De viktigaste datumen beror på din bolagsform.

Om du har en enskild firma:

• 2 till 6 mars får du din deklaration om du har en digital brevlåda.
• 1 mars är sista dagen att skaffa en digital brevlåda om du inte redan har en. Om du inte anmäler en digital brevlåda får du din deklaration skickad med posten från den 17 mars till den 15 april.
• 6 mars ligger din deklaration som pdf på sina sidor hos Skatteverket.
• 17 mars öppnar deklarationen.
• 4 maj är sista dagen att deklarera.
• Andra veckan i juni får du din skatteåterbäring, om du är berättigad till det och har fyllt i alla de digitala blanketterna korrekt.

Om du har ett aktiebolag:

• …med bokslut den 31 december: du ska lämna in din deklaration senast den 3 augusti.
• …med bokslut den 30 april: du ska lämna in din deklaration senast den 15 december.

Har du ett annat räkenskapsår? Då gäller dessa datum:

• Bokslut juli till augusti: deklarera senast den 1 april.
• Bokslut maj till juni: deklarera senast den 15 januari året därpå.

5. Anlita en revisor

När du bestämde dig för att starta eget gjorde du det säkert inte för att få redovisa. Som tur är finns det erfarna experter som kan hjälpa dig med det. Be andra företagare om rekommendationer eller se om din bank eller bokföringsprogramvara kan rekommendera en revisor.

När du väljer revisor, se till att hen kan tillräckligt om din bransch, dina affärsmässiga behov och tar betalt enligt en metod som passar dig (per timme eller fast avgift).

Ställ dessa frågor till din revisor:

• Vilka avdrag kan jag göra?
• Hur påverkar det min deklaration om jag säljer utomlands?
• Skulle en omstrukturering till ett aktiebolag vara fördelaktigt för mig?

6. Skicka in din deklaration

Se till att deklarera för småföretag i god tid. Om du skickar in din deklaration för sent kan du debiteras en förseningsavgift av Skatteverket. Skatteverket kan faktiskt ta ut upp till tre förseningsavgifter:

• En förseningsavgift om du deklarerar efter ordinarie deklarationsdatum,
• En förseningsavgift om du inte har deklarerat inom tre månader från detta datum, och
• En förseningsavgift om det dröjer fem månader eller längre att skicka in deklarationen.

Vanliga skatteavdrag för småföretagare

Ett skatteavdrag är en avgift som du får dra av som en kostnad. Som e-handlare finns det vissa saker som du får dra av för att minska den totala skatten du måste betala. Om du är företagare nu kan du rådfråga din revisor, som kan råda dig om vad du får dra av.

Här kommer en lista på vanliga skatteavdrag för småföretagare:

Fastighet

Du får dra av hyran för fastigheter som endast används för företaget, till exempel ett kontor, ett förråd eller ett lager.

Hemmakontor

Om du har ett rum i hemmet som endast används för din enskilda firma kan du göra ett avdrag på 2 000 kronor om du bor i villa, och 4 000 kronor om du bor i lägenhet. Beloppet skriver du in i ruta R16 när du deklarerar.

Kontorsmateriel

Du får dra av kostnader för fraktmaterial, skrivarbläck, etiketter, papper, pennor och programvara.

Utbildning

Du får dra av kostnader för kurser och annan utbildning om de relaterar till din verksamhet och ökar din expertis.

Telefoni och internet

Om du har en telefon som du bara använder för företaget får du dra av hela kostnaden för den. Om du däremot använder samma telefon både privat och för företaget får du dra av upp till hälften av kostnaden. Även videokonferensprogram som Zoom är en avgift som du får dra av. Beroende på hur mycket av din internetanslutning som används i företaget kan du göra avdrag även där.

Webbhotell och teman till din webbshop

Du får dra av kostnader för att registrera din domän, webbhotell och värdtjänster för din e-handel. Anpassade Shopify-teman får även de dras av, som programvara eller marknadsföringskostnader.

Inköpta tjänster

Du får dra av kostnaderna för tjänster du köper in, till exempel om du renoverar en lägenhet att hyra ut eller installerar relevant utrustning i ditt hemmakontor.

Fraktkostnader

Du får dra av kostnaden för att skicka produkter till dina kunder, som porto och förpackningar.

Användning av fordon

Se till att registrera hur långt du kör i tjänsten med hjälp av ett spårningsverktyg eller genom manuella anteckningar.

Avgifter för webbtjänster

Tjänster som Shopify, som du använder för att driva din webbshop, får dras av.

Utrustning

Om du hyr utrustning till företaget får du dra av dessa kostnader. Värdeminskning är ett begrepp som används för avskrivning där du drar av utgiften för ett köp genom att dela upp den på flera år. Då blir din utrustning alltså kostnadsförd i takt med att den används.

Resor

Om du behöver göra resor som en del av din verksamhet får du dra av kostnader för transport, boende och trängselskatt.

Professionella tjänster

Tjänster som du köper in till företaget, som en revisor, rättslig rådgivare eller andra specialister, får dras av när du deklarerar.

Reklam och marknadsföring

Du får dra av kostnader för webbdesign, affärskort, flygblad och digital annonsering.

Till nästa deklaration

Att deklarera kanske inte är årets höjdpunkt som företagare. Du startade säkert ditt företag för att vara kreativ och tjäna pengar – inte hålla koll på avdrag och momssatser. Men med lite planering kan du maximera dina avdrag och göra deklarationen mycket enklare.