Jak rozliczyć podatki małej firmy?

Własna firma daje ogromną swobodę. Działasz na własnych warunkach, Ty tu rządzisz i zbierasz owoce swojej pracy. Tyle że ta wolność ma też drugą stronę – obowiązki, przez które na początku drogi można stracić parę nocy. Największą obawą bywa zazwyczaj skarbówka.

Nieważne, czy to Twój absolutny debiut, czy masz już za sobą lata praktyki. Papierologia potrafi zmęczyć każdego. Jeśli podejdziesz do tematu z marszu, łatwo o pomyłkę, a stąd już prosta droga do odsetek czy kar finansowych. Dowiedz się, jak to wszystko ogarnąć w praktyce.

Z jakimi podatkami musisz się liczyć?

To, ile przelejesz na konto urzędu, zależy od tego, jak zarejestrujesz biznes i jaką formę rozliczenia wybierzesz. Przy tradycyjnej jednoosobowej działalności najpewniej trafisz na te trzy pojęcia:

Podatek dochodowy (PIT) 

Działka, którą oddajesz państwu ze swojego czystego zarobku. Możesz płacić podatek według skali (progi to 12% i 32%), wybrać stały podatek liniowy (19%) albo ryczałt, gdzie wysokość podatku zależy od konkretnej branży.

Podatek od towarów i usług (VAT)

Dopisywany do cen sprzedawanych rzeczy lub usług. Na start większość drobnych biznesów nie musi się nim martwić i korzysta ze zwolnienia, dopóki obroty nie przebiją określonego limitu.

Składki do ZUS-u 

Urzędnicy nazywają to ubezpieczeniem, ale dla przedsiębiorcy to po prostu stały wydatek co miesiąc. Trzeba opłacić ubezpieczenia społeczne oraz składkę zdrowotną.

6 kroków, aby sprawnie rozliczyć podatki małej firmy

1. Zgromadź pełną dokumentację firmy
2. Poznaj obowiązki związane z podatkiem VAT
3. Wybierz właściwy formularz i wypełnij go
4. Pilnuj terminów podatkowych
5. Zatrudnij dobrą księgowość
6. Rozlicz podatki i wyślij deklaracje

1. Zgromadź pełną dokumentację firmy 

Pilnowanie księgowości i porządku w papierach to podstawa bezpiecznego prowadzenia biznesu. Chroni Cię przed pomyłkami i pozwala szybko zweryfikować stan finansów. W firmowej księgowości musisz na bieżąco kontrolować:

• wydatki bezpośrednio powiązane z prowadzoną działalnością,
• uzyskane przychody ze sprzedaży,
• ogólne zyski oraz straty,
• dokumenty pracownicze, jeśli kogoś zatrudniasz.

Wszystkie te dane wynikają z faktur zakupowych, sprzedażowych, rachunków i wyciągów z konta. Do zarządzania nimi najlepiej wykorzystać nowoczesne programy księgowe online.

2. Poznaj obowiązki związane z podatkiem VAT 

Kwestie związane z VAT-em bywają zawiłe, zwłaszcza przy handlu w Internecie. Polskie przepisy pozwalają małym podmiotom na zwolnienie z tego podatku, o ile ich roczny obrót mieści się w ustawowym limicie. Pamiętaj jednak, że niektóre branże muszą być objęte VAT-em od pierwszego dnia pracy. Jeśli planujesz wyjść ze swoją ofertą za granicę i obsługiwać klientów z innych krajów Unii Europejskiej, przed pierwszą transakcją czeka Cię rejestracja jako podatnik VAT-UE.

3. Wybierz właściwy formularz i wypełnij go 

To, jaki formularz roczny złożysz, zależy wyłącznie od Twojej formy opodatkowania:

• PIT-36 wybierasz przy rozliczeniu na zasadach ogólnych (skala podatkowa),
• PIT-36L wypełniasz, gdy przeszedłeś na podatek liniowy,
• PIT-28 jest przeznaczony dla przedsiębiorców, którzy wybrali ryczałt.

Co więcej, jako czynny podatnik VAT, co miesiąc lub co kwartał wysyłasz do urzędu jednolity plik kontrolny (JPK_V7), który zawiera w sobie zarówno część ewidencyjną, jak i deklaracyjną.

4. Pilnuj terminów podatkowych

Działanie na czas to najprostszy sposób na święty spokój i brak kar. Przepisy bardzo wyraźnie wskazują daty, których musisz pilnować:

• Do 20. dnia każdego miesiąca masz czas na wpłatę zaliczki na podatek dochodowy za poprzedni miesiąc oraz uregulowanie składek ZUS.
• Do 25. dnia każdego miesiąca musisz wysłać plik JPK_V7 i zapłacić należny podatek VAT.
• Do końca kwietnia kolejnego roku składasz roczne zeznanie PIT i dopłacasz ewentualny podatek.

5. Zatrudnij dobrą księgowość 

Mało kto zakłada firmę po to, by godzinami ślęczeć nad wciąż zmieniającymi się przepisami. Współpraca z profesjonalnym biurem rachunkowym daje komfort i pozwala skupić się na tym, co najważniejsze, czyli na rozwoju sprzedaży. Szukając księgowej, warto wybrać kogoś, kto dobrze czuje specyfikę handlu elektronicznego i sprawnie porusza się w nowoczesnych systemach sprzedaży, co bardzo ułatwia codzienną współpracę.

6. Rozlicz podatki i wyślij deklaracje 

Gdy zamkniesz miesiąc i przygotujesz dokumenty, czas na wysyłkę deklaracji. Obecnie standardem jest rozliczanie się przez Internet – bezpośrednio z poziomu programu księgowego lub przez oficjalne portale rządowe. Pamiętaj, że podatek dochodowy oraz VAT przelewasz na swój indywidualny mikrorachunek podatkowy, wygenerowany specjalnie dla Twojej działalności.

Popularne koszty uzyskania przychodów

Kosztami firmowymi są wszelkie racjonalne wydatki, które ponosisz, żeby zdobyć przychód lub zabezpieczyć działanie biznesu. Zbieranie faktur kosztowych pozwala legalnie zmniejszyć czysty dochód, od którego wylicza się podatek. Oto co najczęściej wrzucają w koszty właściciele małych firm:

Wynajem przestrzeni 

Opłaty za biuro, magazyn czy miejsce do składowania towarów. Jeśli wynajmujesz kąt do pracy albo magazyn na asortyment, każda faktura za czynsz czy opłaty eksploatacyjne bezpośrednio obniża Twój podatek. To czysty koszt operacyjny, bez którego biznes po prostu nie ruszy.

Biuro w domu

Jeśli pracujesz we własnym mieszkaniu, możesz odliczyć odpowiednią część czynszu czy rachunków za media, proporcjonalnie do przestrzeni wykorzystywanej na cele firmowe. Wystarczy wydzielić konkretny pokój lub biurko i na tej podstawie wyliczyć procent z rachunków za prąd, ogrzewanie czy czynsz, który przepiszesz na firmę.

Telefon i Internet

Abonamenty za telefon komórkowy i stałe łącze. Jeśli korzystasz z nich też prywatnie, odliczasz tylko część biznesową. Sprawa jest prosta – bez kontaktu z klientem i dostępu do Sieci nie ma mowy o zarabianiu, więc faktury od operatorów to klasyk w firmowych kosztach. 

Oprogramowanie i usługi online 

Utrzymanie domen, serwerów, opłaty za systemy sprzedażowe oraz aplikacje marketingowe. Chodzi tu o wszystko, co wirtualne, a niezbędne do działania – od subskrypcji za program do fakturowania, przez hosting, aż po narzędzia do wysyłki newsletterów. 

Materiały biurowe i eksploatacyjne

Papier, tusze do drukarki, taśmy, kartony oraz folie niezbędne do wysyłki paczek. Każdy drobiazg, który zużywasz na co dzień w pracy albo przy pakowaniu zamówień dla klientów, ma znaczenie i szybko sumuje się w konkretne kwoty. 

Koszty transportu i logistyki

Faktury od firm kurierskich oraz opłaty pocztowe za dostarczanie zamówień. Jeśli wysyłasz towary, każdy opłacony list przewozowy czy paczka to bezpośredni wydatek na obsługę sprzedaży, który bez problemu wrzucisz w koszty. 

Samochód firmowy

Paliwo, ubezpieczenie, naprawy czy raty leasingowe. To, ile odliczysz, zależy od tego, czy auto służy Ci tylko do pracy, czy jeździsz nim też po godzinach. Przy aucie używanym prywatnie i służbowo odliczasz standardowo 75% wydatków, co i tak daje spore oszczędności.

Reklama i marketing

Wydatki na reklamy w Sieci, działania SEO, a także przygotowanie ulotek czy wizytówek. Wszystko, co wydajesz na to, by klienci w ogóle dowiedzieli się o Twoim istnieniu, np. budżety na kampanie na Facebooku czy w Google – idealnie wpisuje się w definicję zabezpieczania przychodów.