Płatności B2B - metody, wyzwania i trendy

Sprzedaż między firmami rządzi się innymi zasadami niż sprzedaż konsumentom. W modelu B2C klient zazwyczaj płaci od razu, np. kartą, BLIK-iem, szybkim przelewem lub portfelem cyfrowym. W B2B częściej spotyka się faktury z odroczonym terminem płatności, limity kupieckie, zamówienia cykliczne oraz procesy zakupowe wymagające akceptacji kilku osób lub uzgodnień z działem księgowości.

Nie oznacza to jednak, że płatności B2B muszą być skomplikowane lub czasochłonne. Coraz więcej firm przenosi sprzedaż hurtową do kanałów online, a wraz z nią cyfrowe cenniki, portale dla klientów, płatności elektroniczne, automatyczne fakturowanie i przypomnienia o zbliżających się terminach płatności.

W tym przewodniku znajdziesz najważniejsze informacje o płatnościach B2B. Dowiesz się, jakie metody płatności są najczęściej wykorzystywane przez firmy, jak zorganizować proces płatności online oraz jakie trendy wpływają dziś na rozliczenia między przedsiębiorstwami.

Czym są płatności B2B?

Płatności B2B to rozliczenia za towary i usługi realizowane między firmami. Mogą dotyczyć zarówno pojedynczych zakupów, jak i stałej współpracy, sprzedaży hurtowej, usług abonamentowych czy transakcji międzynarodowych.

W odróżnieniu od sprzedaży konsumenckiej płatność jest tu zwykle tylko jednym z elementów całego procesu zakupowego. Oprócz samego przelewu znaczenie mają m.in. warunki handlowe, terminy płatności, faktury, dane kontrahenta, dokumenty księgowe oraz procedury obowiązujące po stronie kupującego.

Dlatego firmy często oczekują czegoś więcej niż możliwości szybkiego opłacenia zamówienia. Ważne są także indywidualne cenniki, dostęp do historii zakupów, możliwość składania cyklicznych zamówień, odroczone płatności oraz sprawna obsługa dokumentów sprzedażowych.

Rodzaje metod płatności B2B

Nie ma jednej metody płatności, która sprawdzi się w każdej firmie. Inne potrzeby ma niewielki sklep zamawiający towar od dostawcy, inne sieć handlowa, a jeszcze inne dystrybutor realizujący regularne zamówienia na wielu rynkach. Dlatego w sprzedaży B2B funkcjonuje kilka modeli płatności, dopasowanych do różnych sposobów prowadzenia działalności. Poniżej znajdziesz te, które są wykorzystywane najczęściej.

Przelew bankowy na podstawie faktury

Przelew bankowy na podstawie faktury to jedna z najczęściej stosowanych metod płatności w sprzedaży B2B. Sprzedawca wystawia fakturę, a klient reguluje należność z firmowego rachunku bankowego. Płatność może zostać zrealizowana z góry, na podstawie faktury pro forma lub w ustalonym terminie, np. po 7, 14, 30 czy 60 dniach.

To rozwiązanie jest dobrze znane firmom, łatwe do rozliczenia i szczególnie popularne przy większych zamówieniach. Wadą może być większa liczba czynności administracyjnych związanych z monitorowaniem płatności, księgowaniem wpłat czy przypisywaniem przelewów do konkretnych faktur.

Wraz ze wzrostem liczby zamówień warto automatyzować te procesy. Pomagają w tym integracje z systemami księgowymi, automatyczne przypomnienia o płatnościach, import wyciągów bankowych oraz narzędzia, które łączą zamówienia, faktury i płatności w jednym systemie.

Szybkie przelewy online i lokalne metody płatności

Przy mniejszych zamówieniach firmy coraz częściej korzystają z tych samych metod płatności, które znają z zakupów online. Mogą to być szybkie przelewy bankowe, BLIK, płatności kartą, Apple Pay, Google Pay czy linki do płatności. W niektórych branżach sprawdzają się także płatności odroczone.

Takie rozwiązania przyspieszają realizację zamówień, ponieważ płatność jest potwierdzana niemal od razu. Są szczególnie wygodne dla nowych klientów, mniejszych firm, kontrahentów zagranicznych oraz przedsiębiorstw składających zamówienia samodzielnie przez platformę B2B.

Wybierając operatora płatności, warto zwrócić uwagę nie tylko na wysokość prowizji. Równie ważne są dostępne metody płatności, sposób obsługi zwrotów, terminy wypłat środków, możliwości raportowania oraz integracje z wykorzystywanymi systemami sprzedaży.

Karta płatnicza i portfele cyfrowe

Płatności kartą są szybkie i wygodne, dlatego wiele firm korzysta z nich przy zakupach online. W sprzedaży B2B warto jednak zwracać uwagę na koszty, szczególnie przy zamówieniach o wysokiej wartości. Nawet niewielka prowizja naliczana od każdej transakcji może znacząco wpłynąć na rentowność sprzedaży. Przykładowo przy zamówieniu o wartości 40 000 zł opłata za obsługę płatności kartą może wynieść kilkaset złotych. Z tego powodu wiele firm stosuje różne metody płatności w zależności od wartości zamówienia. Karty sprawdzają się przy mniejszych zakupach, natomiast przy większych transakcjach częściej wykorzystywane są przelewy bankowe lub indywidualnie ustalone warunki rozliczeń.

Przed wdrożeniem płatności kartą warto przeanalizować wszystkie związane z nimi koszty i sprawdzić, jak wpłyną na marżę. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w naszym przewodniku po opłatach za obsługę kart płatniczych.

Więcej o strukturze takich kosztów znajdziesz w materiale o opłatach za obsługę kart płatniczych.

Przelewy międzynarodowe i SEPA

W sprzedaży międzynarodowej proces płatności bywa bardziej złożony niż na rynku krajowym. Trzeba uwzględnić różne waluty, kursy wymiany, czas realizacji przelewów oraz dodatkowe opłaty pobierane przez banki i pośredników. W przypadku płatności w euro najczęściej wykorzystuje się przelewy SEPA, natomiast przy rozliczeniach w innych walutach standardem pozostają przelewy SWIFT.

Coraz większą rolę odgrywają również przelewy natychmiastowe, które pozwalają przesyłać środki przez całą dobę, także w weekendy i święta. Dzięki temu firmy mogą szybciej potwierdzać płatności i sprawniej realizować zamówienia, szczególnie w sprzedaży międzynarodowej.

Przy współpracy z zagranicznymi kontrahentami warto już na początku ustalić walutę rozliczeń, sposób przeliczania kursów oraz podział kosztów związanych z przelewami międzynarodowymi. Pozwala to uniknąć nieporozumień i ułatwia późniejsze rozliczenia.

Odroczony termin płatności, limit kupiecki i faktoring

W sprzedaży B2B kluczowe znaczenie często mają nie same metody płatności, lecz zasady rozliczeń ustalone między stronami. Stali klienci mogą oczekiwać odroczonych terminów płatności, np. 14, 30 lub 60 dni. W przypadku większych kontraktów firmy często ustalają również limity kredytu kupieckiego, które pozwalają realizować zamówienia przed uregulowaniem należności.

Takie rozwiązania ułatwiają klientom zarządzanie finansami, ale jednocześnie zwiększają ryzyko dla sprzedawcy. Towar zostaje wysłany lub usługa wykonana jeszcze przed otrzymaniem zapłaty. Dlatego warto wdrożyć procedury ograniczające ryzyko, takie jak weryfikacja nowych kontrahentów, monitorowanie należności, limity kredytowe czy zasady wstrzymywania kolejnych zamówień w przypadku zaległości.

Niektóre firmy korzystają także z faktoringu, czyli sprzedaży nieopłaconych faktur instytucji finansowej w zamian za szybszy dostęp do środków. Rozwiązanie to może poprawić płynność finansową, jednak jego koszt należy uwzględnić przy kalkulacji rentowności sprzedaży.

Jak obsługiwać płatności B2B online?

Dobry proces płatności B2B nie zaczyna się w koszyku. Zaczyna się od zasad współpracy: kto może kupować, jakie ma ceny, czy płaci z góry, czy z terminem, kto zatwierdza zamówienie i jak firma rozlicza faktury.

1. Wybierz system obsługi płatności B2B
2. Ustal warunki płatności dla klientów biznesowych
3. Wystawiaj faktury i pro formy bez ręcznego przepisywania danych
4. Daj klientom dostęp do portalu B2B
5. Uzgadniaj płatności i raportuj dane
6. Zadbaj o bezpieczeństwo płatności

1. Wybierz system obsługi płatności B2B

Pierwszym krokiem jest wybór narzędzi, które obsłużą sposób płatności preferowany przez Twoich klientów. W zależności od modelu sprzedaży mogą to być platforma ecommerce z funkcjami B2B, operator płatności, system do wystawiania faktur, integracja z ERP lub kilka połączonych ze sobą rozwiązań.

Firmy korzystające z Shopify mogą zarządzać sprzedażą B2B z poziomu jednej platformy. Dostępne funkcje obejmują m.in. indywidualne cenniki, konta firmowe, płatności Shopify Payments, wersje robocze zamówień oraz portal klienta. W przypadku sprzedaży zagranicznej warto również sprawdzić obsługiwane waluty, dostępne metody płatności i możliwości rozliczeń międzynarodowych.

Dobrze zaprojektowany proces sprzedaży ogranicza liczbę miejsc, w których przechowywane są dane. Gdy zamówienia znajdują się w jednym systemie, faktury w drugim, płatności w trzecim, a informacje o klientach w arkuszu kalkulacyjnym, rośnie ryzyko błędów i dodatkowej pracy administracyjnej.

2. Ustal warunki płatności dla klientów biznesowych

Nie wszyscy klienci biznesowi muszą korzystać z tych samych warunków płatności. Nowi kontrahenci często płacą z góry, stali klienci mogą otrzymać odroczony termin płatności, a kluczowi partnerzy indywidualnie ustalone limity i warunki rozliczeń. Najważniejsze, aby zasady te były zapisane w systemie i stosowane automatycznie, zamiast opierać się na indywidualnych ustaleniach handlowców.

W praktyce warto zdefiniować:

• dostępne metody płatności,
• terminy płatności dla różnych grup klientów,
• limity kupieckie,
• minimalną wartość zamówienia,
• zasady blokowania wysyłki przy zaległościach,
• osoby uprawnione do składania zamówień po stronie klienta.

Takie zasady można połączyć z indywidualnymi cennikami i kontami firmowymi w portalu B2B.

3. Wystawiaj faktury i pro formy bez ręcznego przepisywania danych

Faktura odgrywa kluczową rolę w rozliczeniach między firmami. Zawiera informacje o sprzedawcy i kupującym, szczegóły zamówienia, kwoty podatku, termin płatności oraz wartość transakcji.

Gdy dane z zamówień trzeba ręcznie przenosić do systemu księgowego, rośnie ryzyko pomyłek i dodatkowej pracy administracyjnej. Dlatego warto korzystać z rozwiązań, które automatycznie przekazują dane między systemami lub przynajmniej ograniczają liczbę czynności wykonywanych ręcznie.

W Shopify można korzystać m.in. z wersji roboczych zamówień. Ułatwiają one przygotowanie indywidualnej oferty, weryfikację warunków sprzedaży i przesłanie klientowi linku do opłacenia lub sfinalizowania zamówienia. 

4. Daj klientom dostęp do portalu B2B

Klienci biznesowi coraz częściej oczekują samodzielnego dostępu do informacji o swoich zamówieniach. Zamiast kontaktować się z działem sprzedaży w sprawie każdej faktury czy kopii dokumentu, wolą zalogować się na konto, sprawdzić historię zakupów, pobrać potrzebne dokumenty i złożyć kolejne zamówienie w dogodnym czasie.

Platforma B2B może udostępniać indywidualne cenniki, warunki płatności, historię zamówień, aktualny status realizacji oraz dostępne metody płatności. Dla sprzedawcy oznacza to mniej rutynowych pytań od klientów, a dla kupujących szybszą i wygodniejszą obsługę.

Wiele firm wykorzystuje Shopify do tworzenia indywidualnych ofert i przesyłania klientom linków do płatności. Takie rozwiązanie ułatwia obsługę klientów zagranicznych, którzy mogą płacić kartą bez konieczności wykonywania przelewu międzynarodowego.

5. Uzgadniaj płatności i raportuj dane

Samo otrzymanie płatności to dopiero część procesu. Trzeba jeszcze prawidłowo rozliczyć transakcję i upewnić się, że dane w sklepie, systemie płatności, księgowości oraz na rachunku bankowym są ze sobą zgodne. Dotyczy to nie tylko wpłat od klientów, ale także prowizji operatora, zwrotów, korekt, chargebacków, różnic kursowych i opłat bankowych.

Wraz ze wzrostem liczby zamówień ręczne sprawdzanie i porównywanie danych staje się coraz bardziej czasochłonne. Dlatego wiele firm integruje sklep internetowy z systemem księgowym, ERP lub narzędziem do zarządzania zamówieniami. Automatyzacja tych procesów pozwala ograniczyć liczbę błędów i usprawnia codzienną obsługę sprzedaży.

Jeśli planujesz rozwijać sprzedaż, warto wcześniej sprawdzić możliwości integracji sklepu internetowego z systemem ERP.

6. Zadbaj o bezpieczeństwo płatności

Ryzyko nadużyć dotyczy również sprzedaży B2B. Szczególną ostrożność warto zachować przy dużych zamówieniach, współpracy z nowymi klientami oraz sprzedaży z odroczonym terminem płatności.

Do najczęstszych zagrożeń należą:

• przejęcie konta klienta i złożenie zamówienia bez jego wiedzy,
• wykorzystanie skradzionych danych karty płatniczej,
• posługiwanie się fałszywymi dokumentami lub podszywanie się pod inną firmę,
• zmiana danych do przelewu w wyniku ataku phishingowego,
• składanie zamówień z odroczonym terminem płatności przez nierzetelnych kontrahentów.

Aby ograniczyć ryzyko, warto stosować silne hasła, uwierzytelnianie dwuskładnikowe oraz procedury weryfikacji nowych klientów. Pomocne mogą być również limity kredytu kupieckiego, kontrola zamówień o nietypowej wartości oraz jasno określone zasady przyznawania odroczonych terminów płatności.

Przed wyborem dostawcy płatności sprawdź także, jakie zabezpieczenia oferuje oraz czy udostępnia narzędzia pomagające wykrywać podejrzane transakcje i zarządzać sporami płatniczymi.

Największe wyzwania związane z płatnościami B2B

Płatności między firmami są zwykle bardziej złożone niż zakupy konsumenckie. W wielu przypadkach wyzwaniem nie jest sama płatność, lecz procesy związane z jej obsługą, rozliczeniem i kontrolą.

• Obsługa zamówień i rozliczeń. Przy większej liczbie klientów trzeba zadbać o zgodność zamówień z cennikami, warunkami handlowymi, limitami kredytowymi i wystawionymi fakturami. Im więcej transakcji, tym większe ryzyko błędów i dodatkowej pracy administracyjnej.
• Koszty obsługi płatności. Prowizje operatorów płatności, opłaty za transakcje kartowe, przelewy międzynarodowe czy przewalutowanie mogą wpływać na rentowność sprzedaży, szczególnie przy zamówieniach o wysokiej wartości.
• Opóźnione płatności. Odroczone terminy płatności są standardem w wielu branżach, ale mogą negatywnie wpływać na płynność finansową. Im dłużej firma czeka na zapłatę, tym większe znaczenie ma skuteczne zarządzanie należnościami.
• Rozliczenia w różnych walutach. W sprzedaży międzynarodowej trzeba uwzględnić kursy walut, koszty przewalutowania oraz różnice pomiędzy kwotą na fakturze a ostateczną kwotą otrzymaną na rachunek firmy.
• Wymiana danych między systemami. Sklep internetowy, system płatności, magazyn, księgowość i ERP powinny działać spójnie. Gdy dane są rozproszone między różnymi narzędziami, rośnie ryzyko pomyłek i konieczność wykonywania dodatkowej pracy ręcznie.

Trendy w płatnościach B2B

Coraz więcej firm automatyzuje procesy związane z płatnościami B2B. Zamiast obsługiwać zamówienia za pomocą e-maili, arkuszy i ręcznie przygotowywanych dokumentów, przedsiębiorcy wdrażają rozwiązania, które pozwalają klientom samodzielnie składać zamówienia, pobierać dokumenty i realizować płatności online.

Automatyzacja procesu płatności

Automatyzacja pomaga usprawnić obsługę płatności i ograniczyć liczbę ręcznych czynności związanych ze sprzedażą. Może obejmować automatyczne przypomnienia o zbliżającym się terminie płatności, przypisywanie indywidualnych cenników do klientów, naliczanie rabatów, kontrolę limitów kredytowych czy przekazywanie danych do systemu księgowego. W Shopify część tych procesów można automatyzować za pomocą Shopify Flow.

Jedna z firm przeniosła obsługę klientów hurtowych do portalu opartego na Shopify. Dzięki temu klienci mogą samodzielnie składać zamówienia i regulować płatności online, bez konieczności kontaktu z działem sprzedaży. Według prezesa firmy takie rozwiązanie pozwoliło ograniczyć liczbę zadań administracyjnych na tyle, że oszczędności odpowiadają pracy jednego pełnoetatowego pracownika rocznie.

Portale B2B i samoobsługa klienta

Klienci biznesowi oczekują dziś podobnej wygody jak przy zakupach konsumenckich, ale z rozwiązaniami dopasowanymi do potrzeb firm. Ważne są dla nich m.in. indywidualne ceny, dostęp do historii zamówień, faktur, warunków płatności oraz możliwość szybkiego składania kolejnych zamówień.

Dobrze zaprojektowana platforma B2B ułatwia zakupy zarówno klientom, jak i sprzedawcom. Klienci mogą samodzielnie znaleźć potrzebne informacje i dokumenty, a dział sprzedaży poświęca mniej czasu na obsługę rutynowych spraw, takich jak udostępnianie faktur czy sprawdzanie statusu płatności.

Płatności natychmiastowe

W sprzedaży B2B duże znaczenie ma szybkie potwierdzenie płatności. Im krócej firma czeka na informację, że środki zostały zaksięgowane lub transakcja zatwierdzona, tym szybciej może rozpocząć realizację zamówienia.

Przelewy natychmiastowe SEPA Instant pozwalają przesyłać środki w ciągu kilku sekund, przez całą dobę. Choć ich dostępność zależy od banku i kraju, coraz więcej firm oczekuje płatności, które są rozliczane niemal od razu.

Dla sprzedawców oznacza to szybszą realizację zamówień i mniej opóźnień związanych z oczekiwaniem na płatność. Kupujący zyskują natomiast sprawniejszą obsługę i krótszy czas oczekiwania na dostawę.

Lepsza ocena ryzyka i warunków kredytowych

Odroczone terminy płatności mogą ułatwiać współpracę z klientami, ale wymagają odpowiedniego zarządzania. Trzeba określić, którzy kontrahenci mogą korzystać z takiego rozwiązania, jakie limity kredytu kupieckiego obowiązują oraz kiedy należy ograniczyć możliwość składania kolejnych zamówień.

Coraz więcej firm korzysta z narzędzi wspierających ocenę wiarygodności kontrahentów, monitorowanie historii płatności i kontrolę należności. Dzięki temu decyzje dotyczące warunków płatności można podejmować na podstawie danych, a nie wyłącznie indywidualnej oceny pracowników.

Uporządkuj płatności B2B z Shopify

Niezależnie od tego, czy sprzedajesz przez sklep internetowy, platformę B2B, sieć handlowców czy w oparciu o indywidualne zamówienia, proces płatności powinien odpowiadać potrzebom Twoich klientów. W praktyce oznacza to obsługę faktur, odroczonych terminów płatności, indywidualnych cenników, historii zamówień oraz metod płatności dopasowanych do sposobu składania zamówień.

Shopify umożliwia zarządzanie sprzedażą B2B i DTC z poziomu jednej platformy. Możesz obsługiwać klientów biznesowych i indywidualnych w jednym systemie, przypisywać indywidualne cenniki, zarządzać warunkami sprzedaży oraz przyjmować płatności online bez konieczności wdrażania oddzielnych rozwiązań dla każdego kanału sprzedaży.