Cara Mendapatkan Nomor Telepon Bisnis: Panduan Singkat dan Mudah

Di tengah maraknya pesan teks, email, dan chatbot, pengalaman mengangkat telepon dan menghubungi bisnis secara langsung bisa terasa menyegarkan bagi pelanggan. Anda dapat memanfaatkan hal tersebut dengan menyiapkan nomor telepon bisnis sendiri. Dalam prosesnya, Anda juga memastikan nomor pribadi Anda tetap terjaga kerahasiaannya.

Menyiapkan saluran telepon bisnis adalah proses yang cukup sederhana, tetapi ada beberapa pilihan yang perlu dipertimbangkan bergantung pada ukuran perusahaan Anda dan tujuan penggunaannya. Mari kita bahas lebih lanjut di bawah.

Alasan untuk memiliki nomor telepon bisnis

Nomor telepon bisnis dapat menjadi alat yang sangat bermanfaat jika Anda menjalankan usaha kecil atau toko e-commerce. Berikut beberapa alasan utama mengapa harus menyiapkan nomor telepon bisnis:

• Menjaga komunikasi bisnis tetap teratur. Menyiapkan nomor bisnis memisahkan panggilan pribadi Anda, sehingga Anda tidak perlu menelusuri kotak masuk untuk mencari pesan yang berkaitan dengan pekerjaan.
• Menjaga kerahasiaan nomor pribadi Anda. Meskipun menggunakan saluran telepon yang sudah ada seperti ponsel pribadi terasa menggoda, menyiapkan nomor bisnis dapat membantu menjaga privasi dan keamanan Anda.
• Menjaga komunikasi dengan pelanggan tetap profesional. Nomor bisnis khusus memproyeksikan citra profesional dan memungkinkan Anda menyetel respons otomatis serta salam pesan suara yang spesifik untuk perusahaan.
• Memberikan akses kepada karyawan. Bagi pemilik usaha kecil dengan beberapa karyawan, menjalankan bisnis menggunakan nomor telepon pribadi bukanlah hal yang bijak (atau bahkan mungkin). Nomor bisnis terpisah berarti seluruh perusahaan dapat mengakses dan berinteraksi dengan pelanggan dari satu titik kontak khusus.
• Berkembang seiring pertumbuhan bisnis Anda. Menyiapkan nomor khusus berarti Anda dapat terus menggunakannya saat bisnis tumbuh, daripada harus berganti nomor di kemudian hari.

Jenis-jenis nomor telepon bisnis

• Nomor telepon lokal
• Nomor telepon virtual
• Nomor telepon bebas pulsa
• Sistem menu telepon
• Nomor DID
• Nomor telepon vanity

Sama seperti ada beberapa jenis telepon, ada juga beberapa jenis nomor telepon bisnis. Pilihan Anda akan bergantung pada anggaran dan bagaimana Anda berencana menggunakannya:

Nomor telepon lokal

Sesuai namanya, nomor telepon bisnis lokal adalah nomor yang terikat pada suatu tempat tertentu. Nomor-nomor ini, yang menyertakan kode area lokal, sangat cocok untuk toko fisik, restoran, dan berbagai layanan, termasuk jasa kebersihan rumah, konstruksi, katering, layanan pernikahan, dan lainnya, yaitu setiap bisnis yang memiliki kehadiran lokal. Meskipun nomor lokal ideal untuk perusahaan lokal, nomor ini mungkin kurang efektif jika Anda terutama berjualan online dan menerima panggilan dari seluruh penjuru negeri, atau bahkan menangani panggilan internasional.

Nomor telepon virtual atau VoIP

Nomor telepon virtual, yang juga dikenal sebagai VoIP (Voice over Internet Protocol) adalah nomor telepon berbasis internet yang tidak secara khusus terikat pada lokasi fisik atau perangkat. Meskipun berfungsi seperti nomor telepon biasa bagi orang yang menghubunginya, sebagai pemilik bisnis Anda umumnya akan mengakses layanan telepon virtual Anda secara online melalui penyedia layanan. Salah satu versi yang populer dan sederhana adalah Google Voice, yang memungkinkan Anda menyiapkan nomor telepon. Cara kerjanya mirip dengan alamat email, tetapi memungkinkan pelanggan untuk menelepon, mengirim pesan teks, dan meninggalkan pesan suara.

Nomor bebas pulsa

Nomor telepon bebas pulsa umumnya diawali dengan kode area bebas pulsa seperti 1-800, meskipun kini telah meluas ke awalan lain yang dimulai dengan angka 8 (seperti 888 dan 877) dan seterusnya. Di masa ketika masih ada biaya panggilan jarak jauh, nomor-nomor ini bebas biaya untuk dihubungi. Meskipun kini sebagian besar orang tidak lagi dikenai biaya jarak jauh, nomor-nomor ini tetap bebas biaya untuk dihubungi dan paling cocok bagi perusahaan yang ingin memantapkan diri sebagai merek nasional.

Sistem menu telepon

Untuk sistem telepon bisnis yang lebih canggih, layanan seperti Twilio menawarkan kemampuan untuk menyiapkan menu telepon (atau phone tree) yang memungkinkan penelepon menavigasi melalui perintah suara atau dengan menekan tombol (misalnya, "Untuk layanan pelanggan, tekan 1"; "Untuk jam operasional, tekan 2."). Sistem telepon virtual jenis ini mungkin sedikit rumit untuk disiapkan, tetapi memungkinkan Anda menyaring jenis panggilan tertentu, memberikan jawaban atas pertanyaan yang sering diajukan, atau mengarahkan penelepon ke departemen yang relevan.

Nomor DID

Jika Anda memiliki perusahaan dengan beberapa departemen dan karyawan, direct inward dialing (DID) memungkinkan penelepon untuk saling menghubungi secara langsung tanpa harus bernavigasi melalui menu. Sebagai gantinya, individu atau departemen dapat menyiapkan nomor atau ekstensi tersendiri sehingga penelepon dapat menjangkau mereka secara langsung.

Nomor telepon vanity

Nomor telepon vanity adalah nomor yang menggunakan kode alfanumerik pada telepon untuk mengeja sebuah kata atau nama perusahaan. Sebagai contoh, 1-800-GOT-JUNK. Jenis nomor vanity ini bisa menjadi peluang pemasaran yang bagus dan bisa sangat mudah diingat oleh pelanggan, sehingga mereka tidak perlu mencarinya setiap kali hendak menelepon.

Cara mendapatkan nomor telepon bisnis

1. Kenali kebutuhan dan anggaran Anda
2. Pilih penyedia atau layanan
3. Siapkan nomor telepon dan akun Anda
4. Publikasikan nomor Anda

Berikut cara menyiapkan nomor telepon bisnis Anda sendiri:

1. Kenali kebutuhan dan anggaran Anda

Jenis nomor telepon bisnis yang Anda pilih akan sepenuhnya bergantung pada cakupan bisnis dan anggaran Anda. Apakah Anda memiliki bisnis dengan belasan karyawan yang perlu menangani banyak panggilan masuk? Apakah Anda hanya sesekali menerima panggilan yang berkaitan dengan layanan pelanggan? Berapa banyak dana yang dapat Anda alokasikan untuk layanan tersebut? Semua ini adalah pertanyaan yang perlu dijawab sebelum Anda dapat menentukan pilihan yang tepat.

2. Pilih penyedia atau layanan

Jika Anda berencana menjalankan perusahaan besar dengan beberapa departemen, karyawan, atau beberapa lokasi, Anda dapat mempertimbangkan untuk membuat akun dengan penyedia layanan telepon yang lebih besar seperti:

• Twilio. Twilio menawarkan long code 10 digit, nomor bebas pulsa, short code, nomor telepon vanity, dan nomor nasional. Paket bayar sesuai pemakaian (pay-as-you-go) dimulai dari 1,4¢/menit setelah Anda menyelesaikan masa uji coba gratis Anda.
• Grasshopper. Grasshopper menawarkan nomor bebas pulsa, nomor lokal, dan nomor telepon vanity, atau Anda dapat mentransfer nomor yang sudah ada secara gratis. Paket dimulai dari $18/bulan dan mencakup pesan teks bisnis tanpa batas, penerusan panggilan, serta laporan panggilan.
• Perusahaan telepon tradisional. Bergantung pada lokasi bisnis Anda, Anda dapat memperoleh saluran bisnis dari perusahaan seperti AT&T (mulai dari $35/saluran), Verizon (mulai dari $25/saluran), dan T-Mobile (mulai dari $23/saluran). Paket sering kali dibundel dengan fitur lain seperti pesan teks tanpa batas dan Wi-Fi, tetapi Anda sering kali perlu mendaftar untuk beberapa nomor bisnis agar mendapatkan harga per saluran termurah.

Sebagai alternatif, usaha kecil dan wirausahawan dapat menggunakan layanan gratis seperti Google Voice, yang dapat Anda hubungkan dengan akun Google Anda dan jalankan secara online. Dengan Google Voice, Anda juga dapat menyiapkan penerusan panggilan ke ponsel Anda. Meskipun ini tidak membantu memisahkan pekerjaan dari kehidupan pribadi Anda, layanan ini akan memberikan privasi dan menyediakan nomor terpisah bagi klien serta pelanggan Anda untuk menelepon.

3. Siapkan nomor telepon dan akun Anda

Setelah Anda memilih penyedia, Anda perlu memilih nomor telepon dan menyiapkan akun Anda. Untuk saluran yang lebih sederhana seperti nomor Google Voice, ini terutama berupa menyiapkan pesan suara Anda, dan memutuskan apakah Anda ingin meneruskan panggilan serta pesan teks ke nomor pribadi Anda atau meneruskan pesan suara sebagai email. Untuk menu telepon lengkap melalui perusahaan seperti Twilio, ini mungkin membutuhkan waktu untuk dipelajari.

4. Publikasikan nomor Anda

Setelah Anda menyiapkan nomor bisnis, pastikan nomor itu benar-benar berdering dan dapat dihubungi. Penting untuk mencantumkan nomor Anda di situs web bisnis, toko e-commerce, akun media sosial, kampanye pemasaran email, atau bahkan direktori bisnis lokal agar orang tahu cara menemukan Anda. Anda juga dapat mulai mencantumkan nomor tersebut pada kartu nama dan jika Anda menjalankan toko e-commerce, Anda dapat menyertakan kartu nama itu di setiap paket sehingga pelanggan tahu cara menghubungi Anda.