Her İşletme Neden B2B E-Ticaret İş Akışına İhtiyaç Duyar?

Forrester araştırmasına göre, alıcıların üçte birinden fazlası karşılaştıkları B2B satın alma süreçlerinin beklentilerini karşılamadığını bildiriyor. Beklentiler ise sürekli yükseliyor: Alıcıların %62'si daha fazla kişiselleştirme, %45'i ise daha gelişmiş dijital deneyimler bekliyor.

Kurumsal liderler bunu zaten biliyor, ancak asıl zorluk bu değişimi hayata geçirmekte yatıyor. Sorun, kurumsal satış döngülerinin tüm karmaşıklığını gerçekten ölçeklendirebilecek bir B2B e-ticaret iş akışı oluşturmakta.

Birçok kuruluşun sürecin yalnızca belirli bölümlerini birbirine bağlayan parçalı iş akışları var. Gerçekten etkili bir iş akışı, özellikle otomasyon devreye girdiğinde, müşteri deneyimlerini, sipariş işlemeyi, envanter yönetimini ve arka uç operasyonlarını tek bir bağlantılı platformda birleştirir. Bu iş akışları verimliliği arttırmak için otomasyona odaklanırken, karmaşık ve özel anlaşmaları yönetecek kadar esnek olmalıdır.

Kuruluşların ihtiyaç duyduğu birleşik ticaret tam da budur: Önemli olan yerlerde otomasyon, kritik noktalarda esneklik ve liderler için ölçülebilir yatırım getirisi (ROI).

B2B e-ticaret iş akışı nedir?

B2B e-ticaret iş akışı, B2B işlemlerini baştan sona destekleyen adımlar ve süreçler dizisidir.

İş akışı, bir iş sonucuna ulaşmak için gerçekleşmesi gereken tanımlanmış görev sırasıdır. Kuruluşların A Adımından Z Adımına ilerlemek için izlediği bir yol haritasıdır. İş akışı otomasyonu, kuruluşların bu görevleri minimum insan müdahalesiyle gerçekleştirmek için yazılım kullanmasıdır.

B2B e-ticaret bağlamında bu iş akışları birden fazla ekibi ve sistemi kapsar, müşteriye yönelik deneyimi arka uç operasyonlarıyla birleştirir. İyi tasarlanmış bir B2B iş akışı bayrak yarışı gibi işler: Bir adım bir sonrakini tetikler, veriler sistemler arasında sorunsuz akar. Otomasyon bu geçişleri güçlendirdiğinde şirketler hız, doğruluk ve ölçeklenebilirlik kazanır.

Doğru yapıldığında, bağlantılı iş akışları kuruluşların güvenle büyümesi için ihtiyaç duyduğu görünürlüğü yaratır.

B2B e-ticarette iş akışı otomasyonunu anlamak

B2B e-ticarette iş akışı otomasyonu, B2C e-ticaretten daha da önemlidir. B2B'de söz konusu süreçlerin hacmi ve karmaşıklığı daha fazladır ve hata riski daha büyük olabilir.

Otomasyon, manuel görevlerin yerini daha hızlı ve daha doğru çalışan yazılım odaklı süreçlerle alır. Bir satış temsilcisinin siparişleri kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemine manuel olarak girmesi veya müşterilere sipariş durumlarını e-postayla göndermesi yerine, otomatik iş akışı bu süreçleri arka planda anında yönetir.

Sonuç? Daha düşük maliyetler, daha az hata ve müşteri ilişkilerini geliştirme veya stratejik projelere odaklanma gibi daha yüksek değerli faaliyetler için daha fazla zaman, özellikle de B2B'de kritik olan faaliyetler için.

B2B e-ticaret iş akışlarının temel bileşenleri

B2B e-ticaret iş akışları, B2B satın alma sürecinin aşamalarını yansıtan birden fazla bileşen içerir. Temel bileşenler şunlardır:

• Hesap yönetimi ve müşteri onboarding süreci: Yeni hesap kaydı, onay ve fiyatlandırma kademeleri ile ödeme koşulları gibi müşteriye özel parametrelerin belirlenmesi dahil olmak üzere kurumsal müşteri hesaplarını yönetme.
• Fiyatlandırma ve katalog yapılandırması: Farklı müşteriler için karmaşık fiyatlandırma kurallarını ve ürün kataloğundaki çeşitleri yönetmek: Örneğin, her müşteriye veya segmente özgü özel fiyat listeleri, toplu alım indirimleri ve sözleşmeli fiyatlandırma.
• Sipariş işleme ve sipariş karşılama: Siparişi işleme, envanter tahsisi ve sipariş karşılama. Bu bileşen, e-ticaret siparişlerini envanter yönetimi ile depo veya sipariş karşılama sistemleriyle entegre eder.
• Ödeme ve faturalama: Sipariş gönderildiğinde fatura oluşturma, müşterilere gönderme, ödemeleri kaydetme ve alacak hesapları takibi için muhasebe sistemleriyle entegrasyon.
• İade ve servis iş akışları: İadeleri, değişimleri veya sözleşme ya da müşteri başına özel iade kuralları dahil diğer satış sonrası süreçleri yönetme.
• Sistem entegrasyonları ve veri senkronizasyonu: Yukarıdakilerin tümünün temelini oluşturan bu bileşen, e-ticaret platformunu diğer kurumsal sistemlerle birleştirir. Müşteri bilgilerini müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) sistemiyle, envanter verilerini ERP ile, finansal verileri muhasebe sistemleriyle senkronize eder.

Her bileşen, sistemler arasında veri ve eylemleri birbirine bağlar. İş akışının bir parçası zayıfsa, tüm zincir zarar görür.

B2C ve B2B iş akışları arasındaki fark

B2B iş akışları genellikle B2C iş akışlarından çok daha karmaşıktır ve detaylara indiğinizde çeşitli farklılıklara yol açar. Temel farklar şunlardır:

• Birden fazla karar verici: B2C'de alıcı, anında satın alma kararı veren bireysel bir tüketicidir. B2B'de her alıcı bir şirket adına hareket eder ve genellikle başkalarına danışmalı veya onay almalıdır.
• Özel fiyatlandırma ve koşullar: B2C fiyatlandırması genellikle herkese uygundur. B2B fiyatlandırması müzakere edilir ve müşteriye özeldir. B2B iş akışları farklı müşteriler için farklı fiyat listeleri, hacim indirimleri veya sözleşmeli oranları yönetmelidir.
• Daha uzun satış döngüleri: B2C satın almaları genellikle basittir. B2B'de süreç tipik olarak bir teklif talebi veya teklif çağrısı (RFP) ile başlar, müzakereyi içerir ve bir satın alma siparişiyle sonuçlanır. B2B'deki iş akışlarının bu teklif-nakit döngüsünü barındırması gerekir.
• Daha yüksek karmaşıklıkta siparişler: B2B siparişleri genellikle toplu miktarlar, birden fazla SKU, hatta yapılandırılmış ürünler içerir ve birden fazla konuma gönderilebilir.
• Hesap yönetimi ve destek: B2C alışveriş yapan kişi genellikle kişisel bilgilerle temel bir hesap oluşturur. B2B müşteri hesabı daha karmaşıktır. Her biri farklı rol ve izinlere sahip birden fazla kullanıcıyla tüm bir şirketi temsil edebilir.

Bu farklar, bir sonraki adımda otomatikleştireceğiniz onay, fiyatlandırma ve teklif-nakit iş akışlarını yönlendirir.

Modern işletmeler için temel B2B e-ticaret iş akışları

Her sürecin hemen otomatikleştirilmesi gerekmez. Geliri ve müşteri deneyimini doğrudan etkileyen iş akışlarıyla başlayın: Katılım, teklif-nakit, sipariş karşılama, iadeler ve faturalama. Optimize edilip otomatikleştirildiğinde bu iş akışları karmaşık operasyonları bağlantılı, verimli sistemlere dönüştürür. Aşağıdaki bölümler, modern B2B işletmelerinin operasyonları nasıl kolaylaştırdığını, hataları nasıl azalttığını ve daha iyi satın alma deneyimleri sunduğunu gösteren iş akışı otomasyon örneklerini özetlemektedir.

Müşteri onboarding süreci ve hesap yönetimi iş akışları

Müşteri onboarding süreci, B2B e-ticaret kanalınıza açılan kapıdır. B2C'deki basit onboarding işleminin aksine, bir B2B müşterisinin onboarding sürecinde genellikle ticari bilgilerin toplanması, kimlik bilgilerinin doğrulanması ve müşterinin sitenizde işlem yapabilmesi için gerekli onayların alınması gerekir.

Etkili bir müşteri onboarding süreci, kurumsal müşterilerin kimlik doğrulamasını hızlı bir şekilde gerçekleştirir, onlara uygun fiyatlandırma ve ödeme koşullarına erişim sağlar, süreç boyunca kontrol ve uyumluluğu korur.

Manuel müşteri onboarding süreci ölçeklenemez ve genellikle gecikmelere veya potansiyel müşteri kaybına yol açar. Bu adımları otomatikleştirmek süreci hızlandırır ve ekibinizin yüksek katma değerli işlere odaklanmasını sağlar.

Örneğin, Shopify Plus'a dahil olan Shopify Forms ile işletmeler, onaylanan müşterilerin hemen satın almaya başlamasına olanak tanıyan bir hesap talep formu ekleyebilir.

Aynı fikir devam eden hesap yönetimi için de geçerlidir: Hesap bilgilerini güncelleme, şirket hesabına yeni kullanıcılar ekleme veya müşterinin fiyatlandırma kademesini değiştirme. Otomasyonlar şunları yapabilir:

• Nitelikli hesapları otomatik onaylama, fiyat listeleri veya koşullar atama
• VIP bir müşteri 90 gün içinde sipariş vermemişse hesap yöneticisini bilgilendirme
• Yıllık harcamaları bir eşiği aştığında müşterinin kademesini otomatik olarak yükseltme

Onboarding süreci ve hesap yönetimini otomatikleştirmek, ekibinizi tekrarlayan idari görevler yerine yüksek değerli ilişkilere odaklanmak için özgür bırakır.

Tekliften tahsilata iş akışları

Tekliften tahsilata (“quote-to-cash”) iş akışı, bir müşterinin teklif talebinde bulunmasından satıcının siparişin ödemesini almasına kadar uzanan uçtan uca süreci ifade eder. Bu süreç, tüm (genellikle uzun süren) satış döngüsünü kapsadığı için B2B e-ticarette tartışmasız en temel iş akışıdır. Başlıca adımlar şunlardır:

• Teklif: B2B'de müşteriler genellikle taahhütte bulunmadan önce (özellikle büyük veya özel siparişler için) resmi bir teklif ister. İş akışı otomasyonuyla, alıcı "Teklif Talep Et"e tıkladığında sistem önceden tanımlanmış kurallara ve müşterinin fiyatlandırma anlaşmalarına göre anında taslak teklif oluşturur.
• Sipariş dönüşümü: Müşteri teklifi kabul ettiğinde, iş akışı otomatik olarak bunu sisteminizde bir siparişe dönüştürür.
• Sipariş karşılama: Sipariş normal süreçle (toplama, paketleme, gönderim gibi) karşılanır ve sistem iş akışındaki bir sonraki adımı tetikler.
• Faturalandırma: Sevkiyattan sonra, özellikle ödeme koşulları söz konusuysa, müşteriye bir fatura gönderilmesi gerekebilir. Tekliften tahsilata iş akışı otomatik olarak faturayı oluşturabilir ve müşterinin muhasebe sorumlusuna e-postayla gönderebilir.
• Ödeme tahsilatı: Son olarak, ödeme alındığında iş akışı bunu otomatik olarak kaydeder ve mutabakatını yapar.

Otomasyon, satış döngüsünü kısaltır ve hataları azaltır. Örneğin Future Glass, Shopify'a geçiş yaptı ve teklif süresinde %80 azalma ile B2B satışlarında %340 büyüme elde etti.

Envanter ve sipariş karşılama iş akışları

Sipariş alındıktan sonra odak, ürünü teslim etmeye kayar. Envanter ve sipariş karşılama iş akışları, doğru ürünlerin mevcut olmasını, toplanmasını, paketlenmesini ve müşteriye mümkün olduğunca verimli bir şekilde gönderilmesini sağlar.

B2B'de bu iş akışları büyük sipariş boyutları, birden fazla depo konumu veya belirli gönderim gereksinimleri nedeniyle karmaşık olabilir. Otomasyon ve entegrasyon kritik önemdedir. E-ticaret platformunuzun, envanter yönetim sisteminizin ve karşılama operasyonlarınızın senkronize çalışmasını istersiniz.

Etkili iş akışları, gerçek zamanlı stok ayırma, otomatik depo tahsisi ve gönderim kuralları gibi temel adımları otomatikleştirir, her siparişin verilişinden teslimata kadar verimli bir şekilde ilerlemesini sağlar.

The Bike and Outdoor Company, bağlantılı iş akışlarının nasıl birleşik bir ticaret deneyimi yarattığını gösteriyor. 49 perakende mağazası ve geniş bir çevrimiçi kataloğu olan marka, tüm perakende konumlarını çevrimiçi mağazasıyla entegre etti ve Shopify'da karmaşık ürün ve envanter verilerini senkronize etti. Şirket aylık maliyetleri %60 azalttı ve iç süreçleri önemli ölçüde iyileştirdi.

Birleşik envanter iş akışları aşırı satışı azaltır, doğruluğu arttırır ve müşteriler için çevrimiçi ve mağaza içinde tutarlı bir deneyim yaratır.

İade ve değişim iş akışları

B2B iadeleri, müzakere edilen koşullar veya ürün uzmanlaşması nedeniyle B2C iadelerinden daha karmaşık olabilir. Birçok B2B satıcısının müşteri veya ürün kategorisi başına özel iade politikaları vardır. Bu nedenle otomatik bir iade iş akışı bu durumları sistematik olarak yönetmeye yardımcı olur ve iadelerin kaotik e-posta ve kayıp kredi notları karmaşasına dönüşmemesini sağlar.

B2B'deki iade ve değişim iş akışlarının hem müşteri hem de iç ekipleriniz için mümkün olduğunca sorunsuz olmayı hedeflenmelidir. Bu iş akışını otomatikleştirerek ayrıca envanter ve finans sistemleriyle entegre ederek, kaybolan iade talepleri, geciken iade ödemelerinin yapılması veya iade edilen ürünler konusunda yaşanan uyuşmazlıklar gibi sık karşılaşılan aksaklıkları önleyebilirsiniz.

Ödeme ve faturalama iş akışları

Birçok B2B işlemi, faturalama, ödeme koşulları, satın alma siparişleri ve kredi limitleri içerir. Sağlam bir ödeme ve faturalama iş akışı, finansal uzlaşma sürecini otomatikleştirir. Böylece zamanında ve doğru bir şekilde ödeme alırsınız, finans ekibiniz tarafından minimum manuel müdahale gerekir. Ayrıca ödemeyi alıcı için uygun ve net hale getirerek müşteri deneyimini geliştirir.

Bu iş akışındaki adımlar otomatikleştirilmezse ortaya çıkacak sorunları düşünün: Finans ekipleri manuel olarak fatura yazıyor ve geç ödemeleri takip etmeyi unutuyor. Satış ekipleri müşterinin ödeme yapıp yapmadığını bilmiyor ve yanlışlıkla gecikmiş bir hesaba yeni siparişler alıyor. Ve başka manuel hatalar.

Otomasyon bu sürece düzen getirir, şeffaflığı arttırır ve müşterilerin zamanında fatura ve hatırlatmalar almasını sağlar.

Allied Medical'ın deneyimi, kolaylaştırılmış B2B iş akışlarının değerini gösteriyor. Kurumsal alıcılara fiyatlandırma, geçmiş sipariş bilgileri ve toplu indirimlere daha kolay erişim sağlayarak şirket müşteri deneyimini iyileştirdi ve ölçülebilir verimlilik kazanımları sağladı. Shopify'a geçtikten sonra Allied Medical, sepet terk etme oranını %33,2'den %14,9'a düşürdü ve arka uç görev süresini %40 azalttı. Entegre iş akışlarının hem performansı hem de kârlılığı nasıl arttırdığını gösterdi.

Otomatik B2B iş akışları oluşturma

Büyük ölçekli otomasyon göz korkutucu görünebilir, ancak her iş akışı tek bir olayla başlar. Yapılandırılmış bir yaklaşım benimsemek bunu çok daha yönetilebilir hale getirebilir.

Önce otomatikleştirilecek süreçleri belirleme

Öncelikle, tekrarlayan ve zaman alan işleri otomasyon için ilk adaylar olarak belirleyin.

Sık ve yüksek hacimde yapılan görevleri listeleyin, bunlar kolay hedeflerdir. Örneğin, siparişleri manuel olarak bir ERP'ye girme, rutin e-postalar gönderme (sipariş onayları ve takip bilgileri gibi) veya haftalık raporlar oluşturma gibi görevlerin tümü birincil adaylardır. B2B bağlamında bu kısa liste, teklif oluşturma, sipariş girişi, envanter güncellemeleri ve müşteri segmentasyonu gibi şeyleri de içerebilir.

Çaba ve getiriyi dengeleyin. Bazen daha geniş iş akışı otomasyonu için güven ve destek oluşturmak amacıyla daha küçük, daha basit otomasyonlarla başlamak zekice olabilir.

İş akışı planlaması ve tasarımı

Ardından, iş akışlarınızı planlayın. İş akışı planlama, sürecin görsel veya adım adım bir modelini oluşturmayı, kimin (veya hangi sistemin) hangi eylemleri hangi sırayla gerçekleştirdiğini detaylandırmayı ve oluşabilecek kararları veya sapma noktalarını belirlemeyi içerir. Bu tasarım aşaması süreci anlamanızı sağlar ve otomasyon mantığını doğru kurmanıza olanak tanır.

Mevcut süreci olduğu gibi belgeleyerek başlayın. Manuel olsa bile her adımı yazın. Bir karar verilmesi gereken noktaları belirleyin ve her adımda gereken bilgileri kaynağıyla birlikte not edin.

Ardından, otomatik süreci tasarlayın. Bu adımları yazılım tetikleyicilerine ve eylemlerine atayın. Planlama yaparken olaylar, koşullar ve eylemler açısından düşünmek yardımcı olur:

• Olay: İş akışını ne başlatır?
• Koşullar: Sonra hangi kontroller veya kararlar gerçekleşir?
• Eylemler: Sonuç olarak ne olmalıdır?

Bunları açıkça ortaya koyarak hiçbir adımı veya mantıksal sırayı kaçırmadığınızdan emin olursunuz. Birden fazla seçenek varsa, her seçeneği belirtin. Bir senaryoyu, sistemi kurduktan ve bir şeyler ters gittiğinde fark etmektense, kâğıt üzerinde öngörmek daha iyidir.

Entegrasyon noktaları ve veri akışı

B2B iş akışı otomasyonunun en kritik yönlerinden biri, sistemlerin birbirleriyle veri paylaşabilmeleri ve birbirleri içinde ve arasında eylemleri tetikleyebilmeleri için entegre edilmesidir. Tek bir sistem nadiren baştan sona her şeyi yönetir. Entegrasyon noktaları iş akışı sürekliliğini sağlar, veriler bir sistemden diğerine gecikmeler veya hatalar olmadan akar.

Her iş akışında yer alan sistemleri ve aralarında hangi verilerin aktarılması gerektiğini belirleyerek başlayın. Her biri için yöntemi düşünün: Doğrudan bir entegrasyon var mı yoksa bir aracı mı kullanıyorsunuz? Birçok modern kurulum, gerçek zamanlı veri göndermek ve çekmek için API'ler kullanır. Örneğin Shopify, siparişleri NetSuite veya SAP gibi bir ERP'ye göndermek için kullanılabilecek API'ler sunar.

Bunu uygulamada görmek için, ERP ile Shopify arasındaki entegrasyon sayesinde sipariş karşılama süresini 36 saatten dört saate kadar düşüren Busy Bee Tools'a bakın.

Test ve optimizasyon stratejileri

İş akışlarını ve entegrasyonları oluşturduktan sonra, üretimde onlara güvenmeden önce kapsamlı bir şekilde test edin. Test, otomasyonun istenmeyen sonuçlar olmadan tam olarak amaçlandığı gibi çalışmasını sağlar. İş akışları devreye girdikten sonra, performans ve etkinlik için sürekli izlemeli ve optimize etmelisiniz.

Test sırasında performansa dikkat edin: İş akışları ne kadar hızlı yürütülür? Herhangi bir bölüm gecikme yaratıyor mu? Süreçler arasında darboğaz var mı? Sistemin sorunsuz ölçeklenebilmesini sağlamak için yüksek hacimli senaryoları simüle edin.

İş sistemleriyle B2B iş akışı entegrasyonu

Kurumsal B2B iş akışları tek başına işlemez. Mümkün olduğunca verimli ve etkili olması için bir B2B iş akışının şirketinizin teknoloji yığınıyla sorunsuz bağlantı kurması gerekir.

ERP entegrasyon iş akışları

Çoğu kuruluş için ERP sistemi, envanter, siparişler, fiyatlandırma ve müşteri hesapları için tek doğruluk kaynağıdır. Bu nedenle, B2B e-ticaret iş akışlarınızı ERP ile entegre etmek genellikle bir numaralı önceliktir ve haklı bir nedenle. ERP entegrasyon iş akışı, her siparişin, envanter değişikliğinin ve müşteri güncellemesinin doğruluk sorunları olmadan gerçek zamanlı senkronize olmasını sağlar.

Uygun şekilde entegre edildiğinde, alıcılar kullanıcı dostu bir mağaza arayüzü üzerinden anlık stok durumlarını, anlaşmalı fiyatları ve sipariş durumlarını görebilirler.

CRM senkronizasyonu

CRM sistemi, satış ve hesap yönetimi ekiplerinin potansiyel müşterileri, fırsatları ve müşteri etkileşimlerini takip ettiği yerdir. B2B e-ticaret iş akışlarınızı CRM ile senkronize etmek, her iki sistemin de müşteriye ilişkin tek bir bakış açısına sahip olmasını sağlar. Bu durum, kişiselleştirilmiş hizmet sağlamak ve satış ekibinize müşterilerin e-ticaret tarafında ne yaptığına dair bilgiler sağlamak açısından önemlidir.

CRM senkronizasyonu satış ve destek ekipleri için görünürlüğü arttırır. CRM ve e-ticaret sistemlerinin senkronize olması sayesinde, örneğin bir müşteri temsilcisi bir müşteriyi arayarak siparişini teyit etmek istediğinde, müşterinin aslında dün internet üzerinden sipariş vermiş olduğunu görmez. Temsilci bunu zaten bilir ve müşteriye teşekkür etmek veya yardım teklif etmek için arar.

Bu bütünleşik veri akışı, alıcılar ister internet üzerinden giriş yapsın ister doğrudan müşteri temsilcileriyle iletişime geçsin, tutarlı bir müşteri deneyimi sunar.

Muhasebe sistemi bağlantıları

B2B iş akışlarınızı muhasebe sistemine bağlamak bir diğer hayati iş sistemi entegrasyonudur. ERP genellikle bunun büyük bir kısmını kapsasa da bazı işletmeler temel ERP'lerine ek olarak QuickBooks veya Xero gibi özel muhasebe yazılımları kullanır. Hepsi bir arada bir ERP ile bile, e-ticaret olaylarının finansal kayıtlara doğru bir şekilde yansıtılmasını sağlamak, uygun defter tutma ve finansal raporlama için kritik önemdedir.

Faydalar öncelikle finansal raporlamada doğruluk ve verimliliğe odaklanır. Entegrasyon ve otomasyon, bir sipariş tamamlanıp ödendiği anda gerekli kayıtların muhasebede otomatik olarak görünmesini sağlar. Bu durum, finans ekiplerinin eksik sipariş faturaları aramadan veya mevduatları elle mutabık kılmadan defterleri daha hızlı kapatmasına olanak tanır. Otomatik muhasebe iş akışları, faturanın kaydedilmemesi (bu da gelirlerin eksik gösterilmesine yol açar) veya ödemenin muhasebeleştirilmemesi (bu da aslında kapatılmış olan bir alacak kalıntısına yol açar) gibi hataları da azaltır.

Depo yönetimi entegrasyonu

Önemli fiziksel ürün operasyonlarına sahip şirketler için bir depo yönetim sistemi (WMS) ile entegrasyon, siparişleri verimli bir şekilde karşılamak için kritik önemdedir. İyi depo entegrasyonunun birincil sonuçları hız ve doğruluktur. Siparişler daha hızlı çıkar, çünkü verildikleri anda onları paketleyecek kişilerin elindedir.

Doğruluk da artar, çünkü siparişlerin manuel olarak yeniden girilmesini ortadan kaldırırsınız. Otomatik iş akışları, müşteri siparişinin toplama listesine doğru bir şekilde yansıtılmasını sağlar. Bu da toplama hatalarını azaltır ve depo bir tutarsızlık bulursa, entegre bir sistem bunu hızla işaretleyebilir ve potansiyel olarak envanteri ayarlayabilir veya satın almayı bilgilendirebilir.Sistemlerinizin nasıl bağlandığını değerlendirirken, sorunsuz entegrasyon ve ölçeklenebilirliği destekleyen doğru B2B e-ticaret platformunu seçmek de aynı derecede önemlidir.

Gelişmiş B2B iş akışı özellikleri

Temel iş akışlarını ve entegrasyonları kurduktan sonra, B2B e-ticaret operasyonlarını gelişmiş iş akışı özellikleriyle yükseltebilirsiniz. Bunlar, kurumsal e-ticaretin daha karmaşık senaryolarını ve nüanslı gereksinimlerini ele alan yeteneklerdir.

Çok seviyeli onay süreçleri

Birçok işletmede, özellikle daha büyük kuruluşlarda, satın alım işlemleri fiilen gerçekleştirilmeden önce bir veya daha fazla üst düzey yöneticinin onayı gerekir. Örneğin, bir yöneticinin belirli bir fiyatı aşan siparişleri onaylaması gerekebilir veya bir satın alma müdürünün herhangi bir yeni tedarikçi satın almasını onaylaması gerekebilir.

B2B e-ticaretteki çok seviyeli onay iş akışları, onayları doğrudan sistemde otomatikleştirir. Manuel onay süreçleri işleri yavaşlatır ve hatalara açıktır. Otomatik bir onay iş akışı, hiçbir siparişin uygun yetkilendirme olmadan bir sonraki aşamaya geçmemesini sağlar. Onaylandıktan sonra ise sipariş derhal işleme alınır.

Satıcının bakış açısından, bu iş akışını desteklemek rekabet avantajı olabilir. Platformunuz müşterilerin iç kontrollerini yönetmesini kolaylaştırırsa, bunu benimseme olasılıkları daha yüksektir. Örneğin Shopify B2B, bu onay yapılarını barındırmak için birden fazla alıcı ve benzersiz izin seviyelerine sahip şirket profillerini destekler.

Özel fiyatlandırma ve indirim iş akışları

B2B'de fiyatlandırma çok karmaşık hale gelebilir, çünkü farklı müşterilerin genellikle müzakere edilmiş fiyatları, hacme dayalı indirimleri, belirli SKU'lar için sözleşme fiyatlandırması, belirli segmentler için süreli promosyonlar ve daha fazlası vardır. Özel fiyatlandırma ve indirim iş akışlarını ölçeklendirme yeteneği, bu özel fiyatların nasıl uygulandığını ve sürdürüldüğünü otomatikleştirmeyi, her müşterinin her zaman doğru fiyatı görmesini sağlamayı ve manuel fiyat ayarlamalarını ortadan kaldırmayı gerektirir.

Özel fiyatlandırmayı otomatikleştirmenin faydaları şunlardır:

• Manuel fiyat geçersiz kılma yok
• Kanallar arasında tutarlılık
• Satış temsilcileri için zaman tasarrufu
• Faturalamada doğruluk
• Fiyatlandırma çevikliği

Özel fiyatlandırmanın bir zorluğu, tüm bu verileri sürdürmektir. Binlerce SKU'nuz ve çok sayıda benzersiz fiyatınız varsa, muhtemelen bunları yönetmek ve sitenize beslemek için iyi bir sisteme ihtiyacınız vardır.

Lull Shopify'a geçtiğinde, şirket sosyal ticaret, pazaryerleri ve doğrudan satışlar arasında satış kanallarını birleştirdi ve müşterilere özel fiyatlandırma ve siparişe 7/24 erişim sağladı.

Otomatik yeniden sipariş sistemleri

B2B e-ticaret genellikle tekrar siparişleri içerir. Otomatik yeniden sipariş sistemi, bu tekrarlanan satın alımların minimum çabayla gerçekleşmesini sağlayarak, müşterilerin stoklarının tükenmemesini ve satıcıların satışlarının istikrarlı kalmasını garanti eder.

Otomatik yeniden sipariş, etkileşimin her iki tarafına da yardımcı olur. Müşteriler stok tükenmelerini azalttıkları ve zaman kazandıkları için fayda sağlar. Satıcılar daha güçlü müşteri sadakati ve öngörülebilir gelir kazanır.

Rekabetçi bir bakış açısından düşünün: Kolay yeniden sipariş sunmazsanız, müşteriler bunu sunan birine geçebilir, çünkü bu onların tedarik maliyetlerini düşürür. İyi tasarlanmış bir otomatik yeniden sipariş sistemi sadakat oluşturur. Müşteriler sizinle düzenli siparişler veya listeler oluşturduktan sonra, ilişkiyi sürdürme ivmesi oluşur.

Uyumluluk ve denetim süreçleri

Kuruluşlar çok çeşitli uyumluluk gereksinimleri altında faaliyet gösterir. Denetim süreçleri ve iş akışları aracılığıyla uyumluluğu zorlamak, B2B e-ticaret sistemlerinin gelişmiş ancak giderek daha önemli bir yönüdür.

Uyumluluğu iş akışlarına dahil etmenin birinci avantajı, insan hatası veya kasıtlı ihlal riskini azaltmaktır. Otomatik iş akışları adımları atlamaz ve adımların izlendiğine dair kanıt sağlar. Bu durum, yasal sorunları, mali cezaları veya itibar kaybını önleyebilir.

Ayrıca, bir müşteri bir siparişe itiraz ederse veya bir iç denetim önemli bir indirimi sorgularsa, ayrıntılı iş akışı günlükleri onayların tam olarak ne zaman ve nasıl gerçekleştiğini gösterir. Otomasyon olmadan, bu kanıtı bir araya getirmek e-postalar ve notlar arasında bir karmaşa yaratabilir; bu da maliyetli ve zaman alıcı bir süreçtir.

B2B iş akışı etkinliğini ölçme

B2B iş akışlarını oluşturmak, optimize etmek ve otomatikleştirmek çok fazla çaba gerektirir, ancak bu projeler tek seferlik değildir. Etkinliği ölçmek, yatırımı meşrulaştırmanıza ve daha fazla iyileştirme için alanları belirlemenize yardımcı olur. Doğru metrikleri izleyerek veriye dayalı kararlar alabilir ve B2B ticaret iş akışlarınızı sürekli olarak geliştirebilirsiniz.

Temel performans göstergeleri

Doğru KPI'ları seçmek, iş akışlarınızın ne kadar iyi performans gösterdiğini ölçmenize yardımcı olur. B2B e-ticaret iş akışları için bazı önemli KPI'lar şunlardır:

• Sipariş işleme süresi: Bir siparişin verilmesinden karşılanmasına veya gönderilmesine kadar geçen süreyi ölçer.
• Sipariş doğruluğu/hata oranı: Kaç siparişin hata veya istisna olmadan işlendiğini izler. Hatalar yanlış fiyatlandırma, yanlış ürünlerin gönderilmesi veya veri senkronizasyon hatalarını içerebilir.
• Onay döngüsü süresi: Sipariş gönderiminden nihai onaya kadar geçen ortalama süreyi ölçer. Bu gösterge, çok seviyeli onayınızın verimli olup olmadığını veya onaylayanların gecikmelere neden olup olmadığını ölçmeye yardımcı olur.
• Teklif geri dönüş süresi: Tekliften tahsilata iş akışı için tekliflerin ne kadar hızlı oluşturulduğunu ve dönüştürüldüğünü ölçer.
• Teklifler ve yeniden siparişlerde dönüşüm oranı: Kaç teklifin siparişe dönüştüğünü ve yeniden sipariş hatırlatmalarının ne sıklıkla siparişlere yol açtığını izler.
• Tekrar satın alma oranı: Müşterilerin yeniden sipariş verme oranını ölçer.
• Maliyet tasarrufu: Tasarruf edilen işçilik saatlerini veya önlenen personel sayısını yansıtır.

Bu KPI'ları otomasyondan önceki temel metriklere bağlayarak göreceli iyileştirmeyi görün. Uygun olduğunda segmentlere ayırın: Artık yeni müşteriler daha hızlı sisteme entegre olabilir ve küçük müşteriler büyük müşterilerden farklı davranışlar sergileyebilir.

ROI hesaplama yöntemleri

İş akışı girişimlerinin yatırım getirisini hesaplamak, harcamayı meşrulaştırmaya ve gelecekteki yatırımlara rehberlik etmeye yardımcı olur. ROI, elde edilen faydaların nicel olarak ölçülmesi ve maliyetlerle karşılaştırılması yoluyla hesaplanabilir. Temel adımlar şunlardır:

• Maliyet tasarruflarını belirleyin: Otomasyon nedeniyle tasarruf edilen para veya zaman miktarını belirleyin. Örneğin, her manuel sipariş işçilikte X'e mal oluyorsa ve yılda Y sipariş işliyorsanız, otomasyon bu maliyeti %Z azaltabilir.
• Hata maliyeti azalmalarını düşünün: Daha az hata, daha az iade gönderisi veya verilen kredi anlamına gelebilir. Bu finansal etkiyi tahmin edin.
• Gelir kazançlarını belirleyin: Dönüşüm oranı arttıysa, bunu gerçek satışa bağlayın. Tekrar sipariş oranı önemli ölçüde arttıysa, bu tekrarlardan elde edilen ek satışları tahmin edin. Satış ekibiniz veri girişi yerine satış faaliyetlerine daha fazla zaman ayırabilirse, daha fazla müşteri kazanabilir veya üst düzey satışlara odaklanarak dolaylı olarak gelirinizi arttırabilir.
• Soyut faydaları dahil edin: Daha hızlı teslim süresi ve daha iyi uyumluluk, doğrudan ölçülemese bile değer katabilir.
• Maliyetleri hesaplayın: Yazılım abonelik ücretleri, iş akışlarını uygulamak için geliştirme maliyetleri, personelin yeni süreçlere uyum sağlaması için eğitim süresi ve bakım maliyetleri dahil olmak üzere yatırım maliyetlerini toplayın.

Özellikle, tüm maliyetleri hesaba kattığınızdan emin olmak için toplam sahip olma maliyetini (TCO) belirlemeye odaklanın. Örneğin Shopify, büyük e-ticaret platformları arasında TCO'yu incelemek için bağımsız bir önde gelen danışmanlık firmasına araştırma yaptırdı ve Shopify'ın rakiplere kıyasla %33 daha iyi TCO'ya ve %19 daha iyi operasyon ve bakım maliyetlerine sahip olduğunu buldu.

Yaygın sorunlar ve çözümler

Otomasyona rağmen, bazı sorunların devam ettiğini veya yeni sorunların ortaya çıktığını görebilirsiniz. KPI'larınızı analiz ederek ve kullanıcı geri bildirimlerini okuyarak, işlerin nerede yavaşladığını veya sorunlara neden olduğunu tespit edebilirsiniz. Yaygın sorunlar şunlardır:

• Onay gecikmeleri: Siparişler veya teklifler "Onay Bekliyor" durumunda çok uzun süre kalıyor. Çözüm: Uyarılar ve eskalasyon kuralları ekleyin ya da yedek onaylayıcıların siparişleri ilerletmesine izin verin.
• Entegrasyon hataları veya gecikmeler: Yavaş veya başarısız veri senkronizasyonları envanter uyumsuzluklarına neden olabilir. Çözüm: API'ler aracılığıyla daha fazla gerçek zamanlı güncelleme gönderin veya senkronizasyon sıklığını arttırın.
• Karmaşık fiyatlandırma bakımı: Birden fazla fiyat listesini manuel olarak yönetmek hatalara yol açar. Çözüm: Fiyatlandırmayı merkezileştirin ve sistemler arasında senkronizasyonu otomatikleştirin.
• İletişim eksiklikleri: Müşteriler zaten almış olmaları gereken sipariş güncellemelerini soruyor. Çözüm: Onay, kabul ve gönderi takibi için bildirimleri iyileştirin.
• Belirli müşteri segmentleri: Uluslararası siparişler ekstra uyumluluk veya gönderim adımları içerebilir. Çözüm: Bu bölgeler için özel iş akışları oluşturun. Belirli ülkeler her zaman manuel bir adım gerektiriyorsa, bunun otomatikleştirilebileceğini veya en azından daha iyi izlenebileceğini görün.

Bunlar gibi karmaşık iş akışları her zaman sürekli iyileştirmeye ihtiyaç duyar. İşletmeniz büyüdükçe veya değiştikçe yeni sorunlar ortaya çıkabilir. Günde 100 siparişte işe yarayan şey, günde 500 siparişte bir sorun haline gelebilir. İşte o zaman süreci yeniden gözden geçirip düzenlersiniz veya büyümenizle daha iyi ölçeklenebilecek araçları ve platformları değerlendirirsiniz.