Folha de balanço: definição, modelo e exemplos

Uma visão clara do desempenho financeiro de um negócio pode ajudar a garantir financiamento, obter empréstimos e, por tantas razões, reduzir dores de cabeça.

Para isso, a folha de balanço é fundamental. Afinal, andar à procura de pilhas de recibos ou a percorrer e-mails é stressante quando há um prazo a aproximar-se ou um auditor a observar. Não convém perder uma oportunidade de aquisição, investimento ou empréstimo porque os registos financeiros estão desorganizados ou desequilibrados.

Para quem está com pouco tempo para criar um balanço, não há motivo de preocupação. Este guia abrange todos os passos importantes, partilha exemplos de balanços e mostra o formato a seguir para que seja possível atualizar os registos financeiros rapidamente.

O que é uma folha de balanço?

Uma folha de balanço é uma demonstração financeira que apresenta os ativos, passivos e capital próprio de uma empresa, sendo partilhada mensal ou trimestralmente. O principal benefício de um balanço é permitir saber quanto vale um negócio.

Importância dos balanços

1. Obter crédito de um credor
2. Estabelecer uma avaliação do negócio
3. Detalhar a posição financeira ao longo do tempo

Um balanço pode ajudar a obter um empréstimo, estabelecer um valor para o negócio e manter os registos financeiros organizados para as autoridades fiscais.

1. Obter crédito de um credor 

Quando um credor ou banco está a decidir se concede crédito a uma empresa, um balanço ajuda a estimar o risco. Os credores normalmente analisam os passivos para garantir que uma empresa não está a sobrecarregar-se financeiramente, pois querem recuperar o seu dinheiro. Se as dívidas existentes (ou seja, passivos) forem muito superiores aos ativos, um credor pode hesitar em conceder mais crédito.

Embora os credores possam consultar a demonstração de resultados para avaliar a rentabilidade (isto é, se há mais receitas do que despesas), um balanço ajuda a identificar ativos como imóveis, maquinaria e inventário que podem ser usados para recuperar o investimento caso não seja possível reembolsar o empréstimo.

Alternativamente, os proprietários de lojas Shopify podem obter adiantamentos e empréstimos através do Shopify Capital. Em vez de um balanço, a Shopify utiliza dados de vendas anteriores para determinar quanto dinheiro o comerciante está qualificado para pedir emprestado. A Shopify retém então uma percentagem das vendas futuras para reembolsar o empréstimo. A disponibilidade do Shopify Capital pode variar consoante a região.

2. Estabelecer uma avaliação do negócio 

Se alguém pretende adquirir um negócio, solicitará um balanço para compreender a sua posição financeira.

Outros aspetos envolvidos no estabelecimento de uma avaliação empresarial incluem a dimensão da base de clientes relativamente ao setor, vantagens competitivas, os colaboradores e executivos da empresa (particularmente durante avaliações de "acquihire"), crescimento ano após ano, e receitas e lucros.

3. Detalhar a posição financeira ao longo do tempo 

Um balanço pode ajudar a compreender se um negócio tem mais ativos ou passivos num determinado momento.

Ao longo dos anos, o balanço também incluirá dados históricos, que podem ajudar, seja internamente, seja para credores ou investidores, a avaliar os pontos fortes e fracos financeiros e como estes mudaram ao longo do tempo.

Componentes do balanço

1. Ativos
2. Passivos
3. Capital próprio

As pequenas empresas podem listar apenas alguns dos itens abaixo. Como acontece com a maioria dos documentos financeiros, a complexidade aumenta com o negócio. Começar com um modelo de balanço pode facilitar as coisas.

1. Ativos

Um ativo é um item de valor económico que uma empresa possui. A maioria dos ativos são ativos tangíveis, mas também existem ativos intangíveis.

As novas empresas normalmente têm ativos como inventário, dinheiro, equipamento ou maquinaria (todos tangíveis) e, em alguns casos, ativos intangíveis como patentes ou marcas registadas. Os ativos empresariais podem também incluir investimentos, contas a receber, terrenos, transporte, logótipos, reconhecimento de marca e ativos de marketing, como uma lista de e-mails ou conta de redes sociais.

A equação do balanço para ativos é:

• Passivos + Capital próprio = Ativos

Existem dois tipos de ativos num balanço: ativos correntes e ativos não correntes.

Os ativos correntes são recursos de curto prazo, normalmente convertíveis em dinheiro ou utilizados num ano. Os exemplos incluem caixa e equivalentes de caixa, contas a receber, inventário, títulos negociáveis e despesas pagas antecipadamente.

Os ativos não correntes, ou de longo prazo, são investimentos que não se espera que sejam convertidos em dinheiro ou utilizados num ano. Os exemplos incluem propriedades, instalações e equipamentos (PPE), investimentos de longo prazo, ativos intangíveis (patentes, direitos de autor) e goodwill.

2. Passivos

Os passivos de uma empresa referem-se à dívida que esta deve. Custam dinheiro à empresa ao longo do tempo e diminuem o valor do negócio.

Por exemplo, quem investiu o seu próprio dinheiro numa empresa criou o que se chama um empréstimo de acionista. Um empréstimo de acionista é uma dívida que a empresa deve ao acionista. Muitas empresas novas normalmente têm passivos, como dívidas de cartão de crédito e empréstimos de acionistas.

As empresas de maior dimensão podem ter passivos como contas a pagar, contratos de arrendamento, folha de pagamentos, empréstimos bancários e impostos diferidos.

Existem também passivos correntes e não correntes.

Os passivos correntes são obrigações de curto prazo com vencimento num ano. Os exemplos incluem contas a pagar, dívida de curto prazo, despesas acumuladas, receitas diferidas e parcela corrente da dívida de longo prazo.

Os passivos não correntes, ou de longo prazo, são obrigações que se estendem além de um ano. Os exemplos incluem dívida de longo prazo, passivos fiscais diferidos, passivos de pensões e passivos de arrendamento.

3. Capital próprio

O capital próprio (ou dos acionistas) é o valor do negócio depois de todas as dívidas e passivos terem sido liquidados. Será sempre igual aos ativos menos os passivos.

A equação contabilística para calcular o capital próprio é:

• Total de ativos líquidos - Total de passivos = Capital próprio

Os termos "capital próprio", "capital dos acionistas" e "capital do proprietário" significam essencialmente a mesma coisa. Capital próprio ou dos acionistas é normalmente o termo atribuído a sociedades anónimas, enquanto o capital do proprietário é reservado para empresas em nome individual.

Por exemplo, com 20000 € em ativos e 10000 € em passivos, o resultado são 10000 € em capital próprio. À medida que os ativos totais de uma empresa crescem e os passivos diminuem, haverá mais capital próprio.

Nas fases iniciais, é normal ter um saldo negativo no capital próprio, pois os passivos (isto é, os custos iniciais) são superiores aos ativos. É possível investir 46000 € num negócio antes mesmo de lançar ao público. Nas fases iniciais de compra de inventário de produtos, desenvolvimento de uma aplicação ou desenho de um site, pode ainda não haver ativos nem dinheiro.

Os exemplos incluem capital social, resultados retidos, ações ordinárias e ações próprias.

Exemplo de folha de balanço

Várias partes interessadas podem solicitar um balanço. Por exemplo, a autoridade fiscal local pode selecionar aleatoriamente um negócio para uma auditoria. Um balanço com uma lista de ativos e passivos pode ajudar um auditor a obter uma imagem clara da posição financeira do negócio.

Aqui tem como esses ativos e passivos podem parecer para uma nova empresa:

Modelo de folha de balanço gratuito

É possível descarregar uma cópia do modelo de balanço para começar de imediato.

Esta folha de cálculo permite inserir os números da empresa e ter uma melhor ideia de como funciona um balanço. Também inclui outras demonstrações financeiras, como uma demonstração de resultados e demonstração de fluxos de caixa para melhorar a contabilidade enquanto proprietário de negócio.

Como criar um balanço numa folha de cálculo

1. Definir um período temporal regular
2. Criar um formato de balanço
3. Definir um valor para ativos intangíveis

1. Definir um período temporal regular 

As grandes empresas provavelmente atualizam os seus balanços diariamente, enquanto as empresas mais pequenas normalmente atualizam os seus balanços mensalmente.

2. Criar um formato de balanço

É possível encontrar formatos e modelos de balanço com uma pesquisa rápida online. Também se pode usar software de contabilidade para pequenas empresas para criar rapidamente um balanço em PDF com base nos números introduzidos, informações de cartão de crédito e informações de conta bancária.

Normalmente, os ativos são listados primeiro, depois os passivos e, finalmente, o capital próprio. Nas fases iniciais de um negócio, pode não haver muitos ativos. É perfeitamente aceitável incluir 0 € para certas linhas se essa for a situação real.

3. Definir um valor para ativos intangíveis 

Normalmente, contrata-se uma equipa jurídica para avaliar e calcular o valor dos ativos intangíveis. No entanto, outros métodos podem estimar o valor de um ativo intangível.

Numa abordagem de mercado, determina-se o valor de mercado de um ativo intangível comparando-o com o valor do mesmo ativo vendido por uma empresa comparável. Por exemplo, se o negócio tem uma patente para um processo de produção, e uma empresa semelhante vendeu recentemente a sua patente por 62000 €, seria razoável avaliar a patente nesse mesmo valor.

Nem todos os ativos intangíveis precisam de um valor atribuído. Por exemplo, se se usou um designer externo para desenvolver o logótipo, pode-se usar uma abordagem de mercado para ajudar a determinar por quanto o logótipo poderia ser vendido num mercado aberto. Por outro lado, se o logótipo é texto simples, pode não atingir um limiar de criatividade para ser protegido e, portanto, vendável.

Como ler um balanço

Ao ler um balanço, um capital próprio mais elevado é melhor. Significa que os ativos são superiores aos passivos.

Os balanços são usados principalmente para avaliar o capital próprio num momento específico, mas também é possível comparar mudanças ano após ano nos ativos e passivos para ver como o valor do negócio mudou ao longo do tempo e porquê.

Por exemplo, imagine-se que os ativos de uma empresa aumentaram 15 000 €, de 215 000 € para 230 000 €. No mesmo ano, a empresa pagou um empréstimo, reduzindo os seus passivos em 18 000 €, de 640 00 € para 46 000 €.

Anteriormente, o capital próprio teria sido de 151000 € (215000 € menos 64000 €). O novo capital próprio seria de 184000 €, um aumento de 33000 €, ajudado por um crescimento nos ativos e uma redução nos passivos.

Esse tipo de aumento tornaria o negócio um candidato mais atraente para um empréstimo ou investimento. Mas pode levar tempo para lá chegar. Mesmo que se trate de uma empresa nova e o balanço esteja negativo no capital próprio, é necessário saber onde se está. É a melhor hipótese de ficar positivo e permanecer assim.

Analisar um balanço envolve avaliar a saúde financeira de uma empresa usando vários rácios e métricas. Alguns dos principais rácios financeiros incluem:

• Rácio de liquidez corrente: Ativos correntes/Passivos correntes
• Rácio de liquidez imediata: (Ativos correntes - Inventário)/Passivos correntes
• Rácio de endividamento: Total de passivos/Capital próprio
• Retorno sobre o capital próprio: Resultado líquido/Capital próprio
• Rácio de rotação de ativos: Vendas líquidas/Média de ativos totais

Estes rácios ajudam a avaliar a liquidez, solvência e eficiência de uma empresa. Para uma compreensão detalhada, convém comparar estes rácios com referências do setor ou dados históricos para identificar tendências e riscos potenciais.

Limitações

Existem algumas limitações a ter em conta ao analisar um balanço:

• Custo histórico: Os balanços reportam ativos pelo seu custo histórico, que pode não representar o seu valor de mercado atual. Isto pode levar a uma sobre ou subestimação da posição financeira da empresa.
• Depreciação: A depreciação é o processo de alocar o custo de um ativo tangível ao longo da sua vida útil. Embora a depreciação tente contabilizar o desgaste dos ativos ao longo do tempo, baseia-se em estimativas e pode não refletir com precisão o declínio real no valor do ativo.
• Ativos intangíveis: Os ativos intangíveis, como goodwill e propriedade intelectual, podem ser difíceis de avaliar com precisão. O seu valor no balanço pode não refletir o seu verdadeiro valor para a empresa.
• Itens fora do balanço: Algumas transações financeiras, como arrendamentos operacionais e certos derivados, podem não aparecer no balanço. Isto pode levar a uma compreensão incompleta das finanças da empresa, pois os itens fora do balanço podem impactar a saúde financeira e o perfil de risco.
• Fotografia estática: O balanço fornece uma fotografia da posição financeira de uma empresa num momento específico. Embora possa revelar informações essenciais sobre os ativos, passivos e capital próprio, não fornece insights sobre o desempenho ao longo do tempo.