Contabilidade para e-commerce: guia passo a passo

Não começou o seu negócio de e-commerce para andar a fazer malabarismos com calculadoras e relatórios de contabilidade. Fê-lo para vender produtos, servir os clientes e ganhar dinheiro. Mas tratar da contabilidade para e-commerce é essencial para manter as contas em dia.

A contabilidade de e-commerce é o processo de registo e gestão de todas as transações financeiras da sua empresa, incluindo vendas, compras e pagamentos. É a contabilidade para e-commerce que mantém o registo de todas as despesas e lucros.

O seu objetivo é mostrar uma imagem financeira do ponto de situação da empresa, saldos das contas e melhorar a gestão dos fluxos de caixa de forma estratégica. Ajuda a compreender para onde é que o dinheiro vai e a tomar decisões informadas.

Mesmo que tenha experiência em contabilidade, o e-commerce tem certas nuances que convém compreender bem. Aqui aprenderá a manter os registos da sua empresa de forma correta, quais as melhores ferramentas de apoio e os erros mais comuns a evitar.

Plataformas de e-commerce e contabilidade

Parte do encanto do e-commerce é a quantidade de plataformas que tem à disposição para vender os seus produtos. Independentemente da plataforma que use, tem de manter a contabilidade organizada. Não interessa se está a usar a Shopify, o BigCommerce ou a Adobe Commerce, tem de manter registos das receitas, gastos e impostos a pagar.

Muitas plataformas de e-commerce têm ferramentas que lhe permitem manter um registo das informações importantes para a contabilidade, como é o caso do inventário e valores do IVA. Embora estes programas não façam as declarações por si, certamente, ajudam a manter um registo dos valores a pagar ao estado e a fazê-lo de forma correta. Assim, é bem mais fácil fazer a gestão dos impostos a pagar.

As plataformas de e-commerce costumam cobrar taxas aos comerciantes, este é um elemento único ao e-commerce e é importante fazer um acompanhamento destas despesas.

A taxa varia consoante a plataforma que utiliza, mas a lógica do registo destes custos é a mesma, e é isso que tem de compreender. Felizmente, há imensos softwares de contabilidade que se integram com as plataformas de e-commerce e que simplificam o registo das suas vendas e despesas.

Melhores práticas para a contabilidade em e-commerce

A contabilidade de e-commerce é uma componente intrínseca ao seu negócio, independentemente da plataforma que escolha para vender os produtos. Eis as melhores práticas a ter em mente:

• Faça a integração de um software de contabilidade: a maioria das plataformas de e-commerce permite integrar softwares de contabilidade, ou têm plug-ins que agilizam o acompanhamento. É bastante útil quando está a calcular o IVA, ou a tratar das declarações, pois o software organiza todos os dados da loja.
• Configure regras para o IVA: defina as localizações com regimes de IVA especiais na sua loja (como é o caso da Madeira). Desta forma, a plataforma sabe o regime de IVA a aplicar em cada localização. Isto ajuda a automatizar encomendas e a garantir que cobra o valor do IVA correto.
• Faça uma comparação regular com os dados da sua conta: seja qual for a plataforma que escolher, mantenha um registo dos dados offline de todas as suas vendas atualizado. É muito importante fazer o download destes registos, revê-los e compará-los com regularidade.
• Faça a gestão das trocas e devoluções: mantenha-se a par das trocas e devoluções, pois estas têm um impacto significativo nos seus registos de contabilidade.
• Mantenha um registo das despesas: a plataforma de e-commerce não faz o registo de despesas externas como custos com salários, fabrico ou publicidade. Cabe-lhe a si fazer o registo destas despesas noutro lugar ou adicioná-las manualmente.
• Automatize o fluxo de trabalho: simplifique o seu trabalho ao automatizar parte do processo ligado à contabilidade.

IVA e contabilidade

O IVA é um valor que está incluído no preço de cada produto ou serviço vendido.

Na prática, quem paga o IVA é o consumidor, as empresas funcionam como um intermediário. Ou seja, cobram o imposto e entregam-no ao estado.

Como fazer a gestão do IVA em contabilidade de e-commerce

• No caso dos negócios online, o IVA está incluído no preço e é liquidado pela empresa ao estado através da declaração periódica de IVA. Quase todas as empresas são obrigadas a cobrar IVA, não interessa se transacionam bens ou serviços. A regra dita que o imposto deve ser cobrado aquando da emissão da fatura, exceto se beneficiar de alguma isenção.
• Também há regimes especiais de IVA tendo em conta o país de destino (dos bens ou serviços), é uma temática mais complexa e há leis da UE que também devem ser equacionadas. Recomendamos que consulte um contabilista ou as autoridades competentes para compreender verdadeiramente qual o enquadramento da sua atividade.

Como tratar o IVA na contabilidade em e-commerce

É da responsabilidade das empresas garantir que cobram e liquidam corretamente o IVA aplicável às suas vendas e de acordo com a lei nacional e europeia.

Se vende a países dentro da União Europeia, talvez tenha de recorrer ao regime OSS (One Stop Shop), que simplifica a declaração do IVA devido noutros países da União Europeia.

Exemplo de cálculo do IVA: Preço final x Taxa de IVA = IVA

Se vender um produto por 100 €, sujeito à taxa normal de IVA de 23%, o imposto será calculado da seguinte forma:

IVA = 100 € × 23%

IVA = 23 €

Neste caso, o valor final pago pelo cliente será de 123 €.

É de extrema importância registar corretamente o IVA.

Só assim consegue separar os valores da receita dos valores que devem ser colocados de parte para pagar à Autoridade Tributária e Aduaneira.

Gestão de inventário e contabilidade em e-commerce

A gestão de inventário faz parte da contabilidade, afinal o inventário é considerado um ativo de valor.

Ter um inventário bem organizado dá-lhe uma visão correta dos seus níveis de stock, de quanto precisa de armazenar e ainda dos produtos em tendência. Também lhe permite prever quando é que precisa de repor stock, encomendar materiais, ou ajustar a sua estratégia, se necessário.

Como manter um registo do inventário de contabilidade em e-commerce

Faça um acompanhamento mensal ou trimestral para garantir que tem tudo atualizado. Isto é ainda mais importante se tiver de processar devoluções ou inventário em múltiplas localizações.

Em contabilidade, o custo do inventário influencia diretamente o cálculo do Custo das Mercadorias Vendidas e das Matérias Consumidas (CMVMC). É um dos principais indicadores de avaliação da rentabilidade do negócio.

O primeiro a entrar, é o primeiro a sair (FIFO)

O método do primeiro a entrar, primeiro a sair, parte do princípio que os produtos mais antigos devem ser vendidos primeiro. Com este sistema, os itens do inventário mais antigos são registados como sendo vendidos primeiro. E ao calcular os custos dos bens vendidos, o custo dos materiais mais antigos é utilizado para calcular o lucro.

Custo médio ponderado

Este método usa o valor médio de todos os itens em inventário, sem considerar a data de aquisição, e aplica o custo médio a todo o inventário.

Como calcular o custo dos bens vendidos e reconciliar o inventário

Pode calcular o CMVMC ao somar o custo do seu inventário às compras realizadas num determinado período. Depois, subtraia o custo do inventário que sobrou no final do período estabelecido e calcule o seu CMVMC.

Use esta fórmula para simplificar o cálculo:

(Inventário inicial + compras) - Inventário final = CMVMC

É importante notar que o CMVMC é diferente das suas despesas operacionais, estes gastos não estão diretamente relacionados com a produção dos produtos. Embora ambos sejam subtraídos ao total das suas vendas, devem ser registados em separado.

Taxas de processamento de pagamentos e contabilidade

Vender online exige que processe os pagamentos através de um fornecedor de pagamentos integrado ou de um software externo. Costuma ser cobrada uma taxa por cada pagamento processado, a qual tem de ser acompanhada e incluída nas despesas inerentes ao negócio.

O fornecedor de pagamentos que utiliza deve manter um registo das taxas incorridas por cada pagamento. Se utilizar múltiplos fornecedores de pagamentos para várias localizações, é importante fazer a reconciliação de todas as taxas para obter um valor total desta despesa de negócio.

As taxas de processamento de pagamentos são dedutíveis, pois são consideradas custos operacionais necessários ao exercício da atividade.

Como categorizar as taxas de processamento de pagamentos

A maioria dos negócios de e-commerce categoriza as taxas de processamento de pagamentos como CMVMC, pois estão diretamente relacionadas com os custos de vendas. Terá de deduzir estas taxas dos seus rendimentos para calcular a margem de lucro bruta.

Fórmula:

Receita - (CMVMC + Taxas de processamento de pagamentos) = Margem de lucro bruta

Relatórios financeiros e contabilidade

Os relatórios financeiros proporcionam uma imagem geral das receitas da empresa, despesas, lucros e dívida. São indissociáveis da contabilidade em e-commerce.

Os relatórios financeiros são importantes porque ajudam a compreender o seu negócio em termos de sustentabilidade. Pode ver a margem que tem disponível para investir no negócio, quanto pode receber e ainda as outras contas que tem de pagar.

Também são um excelente recurso para investidores que querem compreender o estado financeiro da empresa e perceber a sua evolução ao longo tempo.

A contabilidade de e-commerce serve para arquivar e organizar as suas transações financeiras. Dá uma visão generalista dos seus débitos e créditos e da saúde financeira da empresa. As informações recolhidas e arquivadas podem ser utilizadas para informar relatórios financeiros ligados aos lucros, prejuízos e ainda para fazer balancetes.

Os relatórios de lucros e perdas destacam as receitas, custos e despesas da empresa num determinado período. Já os balancetes revelam os seus ativos e passivos em qualquer período que pretenda analisar.

Erros mais comuns em contabilidade de e-commerce

No início, a contabilidade de e-commerce pode parecer assustadora. Tem de se lembrar de muitas coisas e usar fórmulas complexas. Como tal, é natural que surjam descuidos e erros. Alguns dos erros mais comuns das pequenas empresas são:

• Tentar fazer tudo à mão: inserir dados de forma manual pode originar informações duplicadas e aumentar o risco de erro humano. Consome muito tempo e é entediante fazer tantos cálculos de forma regular.
• Não cumprir as obrigações fiscais nas vendas internacionais: à medida que a loja cresce e entra em mercados internacionais, torna-se essencial garantir o cumprimento das regras de IVA e das obrigações fiscais aplicáveis a cada país. Ignorar estes requisitos pode resultar em coimas, correções fiscais e custos adicionais para a empresa.
• Não ter um bom registo de inventário: basta um erro na avaliação de inventário para que tenha problemas de futuro, tal pode afetar balancetes, declarações de lucros e prejuízos e a previsão de fluxos de caixa.
• Falhar na sincronização das transações com o sistema de software: quando não sincroniza a sua plataforma de e-commerce com o seu software de contabilidade, as transações podem "perder-se" e isto dificulta a visão financeira do negócio no seu todo.
• Gerir o IVA de forma incorreta: o IVA é uma das áreas mais complexas da contabilidade para e-commerce. Especialmente se a empresa está presente em vários mercados internacionais. Os erros na aplicação das taxas de IVA, no enquadramento fiscal dos produtos ou na entrega das declarações podem resultar em coimas, juros e outras penalizações fiscais.
• Ter os registos desorganizados: é fácil deixar cair as suas contas na desorganização quando há muitas pessoas com acesso às mesmas. Pode originar registos duplicados, descuidos e oportunidades perdidas.
• Não reconciliar as contas com frequência: a contabilidade não é uma tarefa divertida, e é por isso que muitos a vão adiando.

Como evitar estes erros e manter a contabilidade de e-commerce organizada

• Use um software de contabilidade: faça a integração de um software que, de forma automática, recolhe, arquiva e reporta a saúde financeira da sua empresa. Isto irá poupar-lhe horas e reduzir os erros drasticamente.
• Contrate um contabilista: se números não é consigo, contrate alguém para o fazer por si. Um contabilista de confiança saberá responder às suas dúvidas e manter a contabilidade organizada.
• Faça a reconciliação regularmente: garanta que os registos estão atualizados com frequência, faça-o trimestralmente ou de forma mensal (que é ainda melhor).
• Compreenda o IVA: é um tópico complexo, mas compreender bem o enquadramento aplicável ao seu negócio faz com que cumpra a lei e evite coimas.
• Use um plano de contabilidade: trata-se de um sistema para organizar os seus ficheiros de contabilidade. É a base de uma manutenção de registos eficiente e ajuda a que se mantenha dentro dos seus orçamentos, o que é bastante útil quando está a impulsionar o crescimento de um negócio.
• Mantenha a consistência nos registos contabilísticos: siga os mesmos critérios e procedimentos contabilísticos de forma consistente para obter informações financeiras fiáveis, comparáveis e em conformidade com as obrigações legais.

Ferramentas para contabilidade em e-commerce

Há uma grande variedade de ferramentas de contabilidade para e-commerce que podem ajudar a organizar os seus registos, independentemente do seu nível de experiência.

As melhores ferramentas de contabilidade para e-commerce

Se está à procura de formas de organizar a sua contabilidade em e-commerce há algumas ferramentas que pode ter em consideração:

• A2X: esta app coloca automaticamente as vendas da Shopify no Xero e reconcilia os seus pagamentos para que veja tudo o que foi contabilizado de forma correta. O A2X é utilizado por inúmeras empresas de contabilidade de renome.
• QuickBooks: quando faz a integração da QuickBooks na Shopify, as suas encomendas, inventário, clientes e envios são atualizados automaticamente. Com a integração entre a Shopify e o QuickBooks, é possível sincronizar encomendas, clientes, inventário e envios automaticamente. A plataforma centraliza a informação financeira das vendas online e integra dados provenientes de vários canais de venda, incluindo marketplaces como a Etsy e a Amazon, que simplifica a gestão contabilística do negócio.

Uma contabilidade organizada é chave para o sucesso dos pequenos negócios

Quer trate da contabilidade ou opte por contratar alguém, uma coisa é certa, compreender como é que o dinheiro funciona e se movimenta dentro de uma empresa é fundamental.

Mesmo que não tenha experiência, agora tem conhecimento e acesso aos seus dados financeiros, ora isto faz com que esteja numa boa posição para tomar decisões informadas quanto ao futuro da sua empresa.

É claro que a opinião de um profissional é valiosíssima, mas garanta que tem um bom conhecimento dos números do seu negócio independentemente de quem contrate para gerir as suas finanças.