Como obter um domínio de e-mail em 6 passos simples

Em quem se confiaria mais: num vendedor de automóveis cujo e-mail é alex@hollywoodcars.com ou alexhollywoodcars@yahoo.com? O primeiro endereço transmite uma imagem mais profissional porque utiliza um domínio de e-mail personalizado, em vez de um fornecedor público como o Yahoo. Mesmo que ambos os e-mails pertençam a vendedores igualmente competentes, o endereço com domínio próprio tende a gerar mais negócio.

Ao construir um negócio online, compensa ter o próprio domínio de e-mail. O processo é simples, especialmente se se utilizar o serviço de e-mail gratuito da Shopify, incluído na subscrição da plataforma. 

Com conhecimentos técnicos básicos, é possível configurar o endereço de e-mail pretendido, com o próprio nome de domínio, e começar a comunicar com os clientes.

O que é um domínio de e-mail personalizado?

Um domínio de e-mail personalizado é um endereço de e-mail que utiliza um nome de domínio único em vez do domínio de um fornecedor genérico (como gmail.com, yahoo.com ou outlook.com). Os domínios de e-mail personalizados são especialmente úteis para contas de e-mail profissional que partilham o mesmo domínio do site da empresa. 

Assim, se o nome do negócio for Stupendous Lip Gloss e o domínio do site for stupendouslipgloss.com, o endereço de e-mail de cada colaborador terá o aspeto de jane@stupendouslipgloss.com.

Endereço de e-mail vs. domínio de e-mail

Os termos "endereço de e-mail" e "domínio de e-mail" não são sinónimos. O domínio de e-mail é uma componente do endereço de e-mail. Aqui tem a diferença:

• Endereço de e-mail. O identificador completo utilizado para enviar e receber mensagens (por exemplo, info@exemplo.com).
• Domínio de e-mail. A parte do endereço de e-mail que surge após o símbolo @, que pode ser personalizada através da compra de um nome de domínio (por exemplo, exemplo.com em info@exemplo.com).

Como obter um domínio de e-mail personalizado

1. Escolher e registar o nome de domínio
2. Escolher o fornecedor de alojamento de e-mail
3. Ligar o domínio escolhido a um servidor de e-mail
4. Configurar endereços de e-mail personalizados
5. Testar e proteger o sistema de e-mail
6. Enviar e-mails

Quer se crie uma loja de e-commerce ou um simples blogue, é possível seguir estes passos para obter um domínio de e-mail personalizado e reforçar a credibilidade. O processo exato pode variar consoante o fornecedor, mas a abordagem geral mantém-se:

1. Escolher e registar o seu nome de domínio

Aceda a um serviço de registo de domínios (como a Shopify, GoDaddy, Namecheap ou Squarespace Domains) para iniciar o processo. Utilize o registador para encontrar e adquirir o nome de domínio pretendido. O custo habitual situa-se entre 11 e 14 euros por ano para domínios de topo genéricos.

Tenha em conta que o domínio desejado pode já estar registado. É possível contornar esta situação optando por uma extensão de domínio de topo diferente; por exemplo, se o nome de domínio com extensão .com já estiver ocupado, pode ainda estar disponível com .info ou .biz. 

Se se insistir num domínio que não está disponível, será necessário negociar com o proprietário atual para o adquirir. Um serviço de corretagem de domínios pode ajudar nesse processo. Depois de garantir o domínio, convém ativar a proteção de privacidade para manter os dados pessoais seguros.

2. Escolher o seu fornecedor de alojamento de e-mail

Existem duas abordagens para o alojamento de e-mail. Serviços como o Google Workspace, o Microsoft 365 ou o Zoho Mail oferecem alojamento de e-mail profissional com funcionalidades como filtros de spam, sincronização de contactos e planos de armazenamento generosos.

Pode também utilizar-se a plataforma Shopify Messaging, concebida especificamente para e-mail marketing em e-commerce. Inclui modelos pré-definidos, automatizações e ferramentas de análise de campanhas, entre outras funcionalidades.

3. Ligar o domínio escolhido a um servidor de e-mail

Independentemente do fornecedor de alojamento, o passo seguinte é aceder ao painel de controlo do registador de domínios. Localize as definições de DNS do domínio e adicione os registos MX (registos de troca de correio) e os registos CNAME fornecidos pelo servidor de e-mail.

Se se utilizar a Shopify para reencaminhar os e-mails do negócio para um fornecedor genérico, o processo é específico. No painel de administração da Shopify, aceda a “Loja Online” > “Domínios”. Clique no domínio e selecione "Ligar domínio existente." Siga as instruções para ligar automaticamente ou atualizar manualmente os registos DNS fornecidos pela Shopify.

Alguns fornecedores exigem registos SPF, DKIM e DMARC, para além dos registos DNS, para criar contas de e-mail. Estes registos reforçam a segurança e reduzem o spam. Consulte o fornecedor para saber o que é necessário.

4. Configurar endereços de e-mail personalizados

Nesta fase, é possível atribuir um endereço de e-mail profissional a qualquer membro da equipa. Estes endereços podem estar associados ao nome da pessoa ou à sua função (por exemplo, "contabilidade@exemplo.com" ou "encomendas@exemplo.com").

Se utilizar o reencaminhamento da Shopify, configure-o diretamente no painel de administração da Shopify. Cada endereço de e-mail será reencaminhado para a conta pessoal do utilizador num serviço de e-mail externo.

5. Testar e proteger o seu sistema de e-mail

Envie um e-mail de teste a partir do novo endereço e para ele, para confirmar que o envio e a receção funcionam corretamente, e verifique as definições de segurança. Confirme que os registos SPF, DKIM e DMARC estão corretamente configurados para evitar a falsificação de e-mails. 

O registador pode fornecer instruções detalhadas sobre como proceder. Para maior segurança, ative a autenticação de dois fatores (2FA) nos acessos. 

6. Enviar e-mails

A partir deste momento, está tudo pronto para enviar e-mails com o domínio próprio no endereço de remetente. Se optar pelo Shopify Messaging, vale a pena explorar todas as funcionalidades disponíveis para reforçar o reconhecimento da marca, desenvolver campanhas segmentadas e criar formatações adaptadas a dispositivos móveis. 

Vantagens e desvantagens de um domínio de e-mail personalizado

Um domínio de e-mail personalizado pode ser uma ferramenta poderosa para estabelecer credibilidade e profissionalismo junto de potenciais clientes. Aqui tem os principais benefícios, bem como os aspetos a ponderar antes de avançar:

Vantagens de ter um domínio próprio

• Identidade de marca reforçada: O endereço de e-mail é um ponto de contacto permanente com os clientes. Um domínio personalizado consolida a identidade da marca em cada mensagem enviada, aumentando o reconhecimento e a memorização. É um lembrete constante do nome da empresa e do site.
• Imagem profissional: Utilizar um domínio de e-mail gratuito como gmail.com ou yahoo.com faz sentido para uso pessoal. No entanto, quando se pretende transmitir uma imagem profissional aos clientes, ter um endereço de e-mail com o mesmo domínio do site faz toda a diferença.
• Controlo total sobre o domínio: Com um domínio personalizado, existe controlo absoluto sobre os endereços de e-mail. É possível criar novas contas para colaboradores, gerir as existentes, escolher os clientes de e-mail preferidos (como a aplicação de secretária do Microsoft Outlook) e garantir uma identidade visual consistente em toda a organização. Isto contrasta com um serviço de e-mail gratuito, onde o fornecedor detém o controlo final sobre a conta.
• Flexibilidade e escalabilidade: À medida que o negócio cresce, um domínio personalizado permite expandir a infraestrutura de e-mail sem limitações. É possível criar múltiplos endereços para diferentes departamentos ou colaboradores conforme necessário.
• Segurança reforçada: É possível configurar o sistema de e-mail personalizado para utilizar um servidor com registos MX fornecidos pelo fornecedor de alojamento web. Isto permite filtrar as mensagens recebidas, reduzindo o risco de spam e phishing. Pode ainda ativar-se a autenticação de dois fatores (2FA) e encriptação para uma proteção adicional.
• Maior produtividade: Muitos serviços de registo de domínios incluem calendários partilhados, armazenamento na nuvem e ferramentas de colaboração, acessíveis a partir de qualquer dispositivo com ligação à internet. Se atua no e-commerce, é também possível integrar aplicações Shopify, como ferramentas de marketing concebidas para o Shopify Messaging, que ampliam as funcionalidades disponíveis.

Potenciais desvantagens dos domínios de e-mail personalizados

• Custos recorrentes: Configurar um e-mail personalizado implica custos com o registo do domínio, o alojamento web e, eventualmente, o alojamento de e-mail caso se opte por um fornecedor externo. Será necessário renovar o registo do domínio anualmente, embora esta taxa possa já estar a ser paga para o domínio do site.
• Requisitos técnicos: Gerir um domínio de e-mail personalizado exige algum conhecimento técnico. Será necessário configurar clientes de e-mail, compreender o funcionamento dos registos MX e, eventualmente, resolver problemas no servidor de e-mail. Se decidir mudar de fornecedor, será preciso criar uma nova conta e migrar as contas existentes de todos os utilizadores, um processo que requer experiência.
• Responsabilidade pela segurança: Embora um domínio personalizado ofereça maior controlo sobre a segurança, também implica uma maior responsabilidade para o proprietário do negócio. Será necessário gerir ativamente a segurança do e-mail para se proteger contra spam, phishing e outras ameaças.