Slik beregner du kostnadene for ordreoppfylling: Kalkulator og priser

I Norge leverer transportselskaper millioner av pakker hvert år, og globalt overstiger antallet 20 milliarder leveranser årlig. Mens bedrifter bruker enorme summer på frakt alene, er dette bare én del av de totale kostnadene for ordreoppfylling.

For nettbutikken din utgjør frakt og ordreoppfylling sannsynligvis en betydelig del av budsjettet. Våre data viser at forhandlere i gjennomsnitt bruker 8,7 % av sine årlige utgifter på frakt.

Kundene dine ønsker rask levering, men å få produkter pakket og sendt raskt koster penger. Å forstå gjennomsnittlige kostnader for ordreoppfylling, og finne måter å minimere dem på, bidrar til å holde virksomheten din lønnsom.

Hva er kostnader for ordreoppfylling og 3PL-kostnader?

Kostnader for ordreoppfylling og tredjepartslogistikk (Third-Party Logistics / 3PL) inkluderer alle utgifter knyttet til:

• mottak og lagring av varelageret ditt
• pakking av produkter når bestillinger kommer inn
• frakt av bestillinger til kunder
• administrasjon av relaterte programvaresystemer, som ordreoppfyllingsplattformer

Viktigheten av nøyaktig lagerstyring

Du kan ikke oppfylle bestillinger uten varelager. God lagerstyring hjelper deg med å ha de riktige produktene til rett tid, og forhindrer tomt lager, noe som koster detaljhandelen milliarder i tapte salg hvert år.

Men å ha varelager er en balansegang. Selv om du trenger nok produkter til å møte etterspørselen, øker lagring av for mye varelager kostnadene dine, siden de fleste oppfyllingstjenester tar månedlige lagringsgebyrer.

Et lagerstyringssystem kan hjelpe deg med å:

• spore lagernivåer automatisk
• identifisere dødt lager som ikke selger
• flagge produkter som selger sakte
• ta smartere beslutninger rundt outsourcing og hvor mye varelager du skal ha på lager

Forstå oppfyllingskostnadene dine

Å få produkter fra leverandøren din til kundene dine innebærer kostnader i hvert steg. Regnskapsføreren må spore disse utgiftene gjennom hele oppfyllingsprosessen for å opprettholde nøyaktige registre.

Inngående frakt

Når du mottar varer fra leverandører, betaler du for å få dem til lageret eller hyllene dine. Disse kostnadene avhenger av fraktmetoden din, enten det er fly, sjø eller frakt, pluss eventuelle import-eksportavgifter du må betale. Vurder både budsjettet og leveringshastigheten når du velger en fraktmetode.

Tredjepartslogistikk (Third-Party Logistics / 3PL)

Hvis du jobber med en 3PL-leverandør eller oppfyllingstjeneste, vil du ha flere forhånds- og løpende kostnader. Først er det kostnadene ved det innledende oppsettet og programvareintegrasjonen. Deretter betaler du for lagerlagring, som varierer basert på produktstørrelsen din og eventuelle spesielle krav, som kjøling. Du betaler også kontobehandlingsgebyrer som dekker kundeservice, administrative oppgaver og eventuelle tilleggstjenester virksomheten din trenger.

Arbeidskraft

Oppfyllingsprosessen din trenger folk i hvert trinn. Arbeidere mottar og registrerer varelager, lagrer produkter riktig, plukker varer til bestillinger og håndterer pakking og frakt. De behandler også eventuelle returer som kommer tilbake. Disse arbeidskostnadene kan bli betydelige etter hvert som virksomheten din vokser og du behandler flere bestillinger.

Plukk- og pakkgebyrer

Når oppfyllingssentre behandler bestillingene dine, tar de plukk- og pakkgebyrer for å finne og pakke produktene dine. Disse varierer vanligvis fra 20 cent til 5 dollar per vare, avhengig av produktene dine og tjenesteleverandøren.

Tilleggskostnader

Husk å ta høyde for materialer som fraktkasser og konvolutter, eventuell tilpasset emballasje du bruker og bestillingsinnsatser eller reklamemateriell du inkluderer. Du må også ta med kostnader for behandling av returer og påfylling av varer.

Slik beregner du oppfyllingskostnader

Å forstå hva du bruker på oppfylling hjelper med å kutte unødvendige kostnader og justere prisstrategien din. Her er tre måter å måle oppfyllingskostnadene dine på:

1. Kostnad per bestilling (Cost per order/CPO)

Kostnad per bestilling er den vanligste målingen. Den viser hvor mye du bruker på å oppfylle hver bestilling, og hjelper deg med å sette priser som dekker utgiftene dine.

For å beregne CPO deler du totale bestillingsutgifter på det totale antallet bestillinger du mottok over en fast tidsperiode.

CPO = totale bestillingsutgifter / mottatte bestillinger

2. Kostnad per boks (Cost per box/CPB)

Hvis du vanligvis sender bestillinger i flere bokser, gir kostnad per boks deg et mer detaljert bilde av oppfyllingsutgiftene dine.

For å beregne CPB deler du totale bestillingsutgifter på det totale antallet bokser du sendte over en fast tidsperiode.

CPB = totale bestillingsutgifter / sendte bokser

3. Kostnad som prosentandel av salg

Denne målingen viser hvor mye av inntektene dine som går til oppfyllingskostnader. Mange bedrifter bruker den til å sammenligne seg med konkurrenter eller bransjestandarder.

Husk at dette tallet varierer basert på bedriftsstørrelsen din (større selskaper drar ofte nytte av stordriftsfordeler) og salgsresultatene dine over tid.

For å beregne kostnad som prosentandel av salg deler du totale oppfyllingskostnader på nettosalget ditt, og multipliserer deretter med 100.

Kostnad som prosentandel av salg = (totale bestillingsutgifter / nettosalg) x 100

Vanlige utfordringer med oppfyllingskostnader

Svingende fraktkostnader

Fraktkostnader kan endre seg hyppig på grunn av værforhold, drivstofftillegg og høytider. Du kan beskytte virksomheten din mot prisendringer ved å diversifisere fraktstrategien din. Hvis én transportør øker prisene, kan du bytte til en annen for å holde kostnadene nede.

Shopify Shipping hjelper deg med å spare opptil 88 % med transportører som DHL, UPS og USPS. «De siste 30 dagene har vi spart 25 454 dollar i fraktkostnader gjennom Shopify, noe som tilsvarer omtrent 305 448 dollar per år», sier Jenni-Lyn Williams, administrerende direktør i SnarkyTea.

Kostnader for pakkematerialer

Selv når fraktprisene holder seg stabile, kan økende emballasjekostnader påvirke oppfyllingsutgiftene dine. Inflasjon og mangel på råvarer påvirker prisen på papp, papir og bobleplast. Noen eksperter forutsier at kostnadene for fraktkasser kan øke med opptil 17 % i det kommende året.

For å redusere disse kostnadene vurder å bruke gratis fraktkasser fra transportører som USPS, FedEx, DHL og UPS.

Lagringsgebyrer

Oppfyllingsleverandører tar lagringsgebyrer for å oppbevare varelageret ditt i lagrene deres. Enten de tar betalt per pall, beholder eller kubikkmeter, betyr mer plass høyere kostnader.

Du kan redusere lagringsgebyrer ved å:

• Gjøre produktemballasjen din mer plasseffektiv
• Bruke just-in-time (JIT) lagerstyring for å sende varer til distribusjonssentre rett før de trengs
• Konsolidere lagerforsendelser for å redusere håndteringsgebyrer
• Sett ut oppfyllingen av raskt omsatte varer, og håndter selv varelageret som selger saktere.

Svingende arbeidskostnader

De fleste bedrifter har ikke et jevnt salg året rundt. Selv om du ikke selger sesongprodukter, fører arrangementer som Black Friday til endringer i bestillingsvolumet. I travle sesonger ansetter oppfyllingstjenester ekstra personale og overfører ofte disse kostnadene til forhandlere gjennom høysesongtillegg. Amazon kunngjorde for eksempel nylig en økning på 7 % i amerikanske oppfyllingsgebyrer for frakt av en t-skjorte i en stor standardboks i høysesongen.

Ujevne bestillingsvolumer

Oppfyllingsleverandører tilbyr vanligvis bedre priser for høyere bestillingsvolumer. Dette kan være utfordrende for sesongbaserte bedrifter, som en solkremforhandler som er travlere om sommeren enn om vinteren. Siden bruken din ikke er jevn, kan 3PL-er nøle med å tilby volumrabatter.

Vurder hybrid oppfylling for å håndtere disse kostnadene. Du kan håndtere bestillinger utenfor sesongen selv og bruke en oppfyllingsleverandør i travle perioder, og bare betale for tjenesten deres når du trenger den mest.

Shopify-forhandlere som bruker Shopifys forsendelsesfunksjoner drar alltid nytte av å få de beste fraktprisene uavhengig av bestillingsvolum.

Kostnader for returhåndtering

Omtrent 17 % av nettkjøp returneres, og behandling av disse returene koster penger, enten gjennom ansattes tid eller oppfyllingsleverandørgebyrer.

For å redusere returkostnader:

• Senk returfrekvensen med beskyttende emballasje og detaljert produktinformasjon og bilder
• Tilby selvbetjente returer for å kutte arbeidskostnader
• Vurder å ta betalt for returer for å dekke behandlingskostnader
• La kunder returnere varer til lokale butikker for å unngå 3PL-returgebyrer

Velge en 3PL-leverandør for å redusere oppfyllingskostnader

Hvis du planlegger å outsource oppfylling for å effektivisere lagerstyringen og frakten din, vurder disse fire nøkkelfaktorene når du velger en leverandør:

1. Programvareintegrasjon

Se etter en 3PL med et lagerstyringssystem som passer virksomhetens behov. De beste leverandørene integreres med eksisterende verktøy, som kunderelasjonshåndtering (Customer Relationship Management / CRM)-programvare eller lagerstyringssystemer. Sørg for at 3PL-ens programvare kan vokse med virksomheten din.

2. Strategisk plassering

En 3PL med lagre nær kundene dine bidrar til å redusere fraktkostnader og leveringstider. Shopify Fulfillment Network kobler for eksempel butikken din med Flexport, som har distribusjonssentre over hele verden. På denne måten kan du lagre varelager nærmere kundene, kutte fraktkostnader og tilby raskere levering.

"Flexport har vært avgjørende for å hjelpe oss med å avdekke nye vekstområder for Kiziks virksomhet, slik at vi kan fortsette å glede kundene og partnerne våre med en eksepsjonell leveringsopplevelse", sier Jason Lee, driftsdirektør i Kizik.

3. Bransjeekspertise

Velg en 3PL som forstår virksomhetstypen din. Hvis du for eksempel selger boutique-kosmetikk, vil du ikke ha en leverandør som spesialiserer seg på frossenmatlogistikk. Bransjespesifikk erfaring fører ofte til bedre service og kostnadsbesparelser.

4. Forhandlingsmakt

3PL-er jobber med transportører og fraktselskaper gjennom kontrakter. Se etter leverandører med sterke transportørrelasjoner som kan forhandle bedre fraktpriser og volumrabatter for deg.