Kaip sukurti kvitą – popierinį ar skaitmeninį (2026)

Kai klientas įsigyja prekę ar ją grąžina, svarbu žinoti, kaip išrašyti jam kvitą. Pardavimo kvitas patvirtina pirkimą ir yra registruojamas, kad būtų galima tiksliai apskaityti atsargas.

Mokesčių deklaravimo laikotarpiu verslo išlaidų kvitais galima pagrįsti deklaruojamas išlaidas. Kvitai naudingi ir todėl, kad pagreitina grąžinimus, kurie mažmenininkams sudaro 850 mlrd. vertės problemą.

Nepriklausomai nuo tipo, kvitai yra vertingi tvarkant tikslią apskaitą ir stebint jūsų verslo sėkmę. Šiame vadove aiškiai išdėstoma, kas turėtų būti nurodyta kvite, ir tiksliai parodoma, kaip kurti bei individualizuoti kvitus „Shopify“ platformoje.

Kas yra kvitas?

Kvitas – tai spausdintas arba skaitmeninis operacijos įrašas, kuriuo patvirtinamas pirkimas. Jame nurodoma, kas ir kada buvo įsigyta, kiek sumokėta, įskaitant mokesčius ir nuolaidas, bei kokiu būdu atsiskaityta. Taip klientai gali patikrinti kainas, o įmonės – registruoti pardavimus, prekių grąžinimus ir tvarkyti atsargų apskaitą.

Kodėl kvitai svarbūs?

Mažmeninės prekybos kvitai veikia kaip jūsų operacijų įrašai, padedantys suprasti jūsų verslo pardavimų apimtis. Nuo pasirinktos pardavimo vietos (POS) sistemos priklauso, ar klientams galėsite išduoti popierinius ir skaitmeninius kvitus.

Kvitai reikalingi dėl kelių priežasčių:

• Grąžinimai ir keitimai. Kvitai palengvina grąžinimų ar keitimų procesą. Jei klientas bando pagrįstai grąžinti prekę be kvito ir jam atsisakoma grąžinti pinigus, galite jį prarasti visam laikui. Nuo tokių paprastų taisyklių ir procedūrų dažnai priklauso, ar apsipirkimo patirtis bus teigiama.
• Pardavimų stebėjimas. Kvitai leidžia sekti, kokias prekes ar paslaugas jūsų klientai perka dažniausiai. Šie duomenys padeda pritaikyti jūsų verslo pasiūlą tikslinei rinkai.
• Krepšelio dydis. Krepšelio dydis rodo, kiek konkretaus produkto vienetų parduodate. Remdamiesi tuo galite įvertinti, kurie produktai generuoja daugiausiai pajamų, ir skirti jiems daugiau dėmesio rinkodaros kampanijose.
• Buhalterinė apskaita. Kvitai padeda dokumentuoti verslo pardavimus ir pajamas pelno ir nuostolių ataskaitoms rengti.
• Verslo mokesčiai. Jei mokesčių inspekcija tikrina jūsų verslą, ji norės matyti operacijų kvitus. Klientams išrašytų kvitų kopijos įrodo, kiek pinigų jūsų verslas uždirbo ir kada. Kvituose taip pat nurodomi operacijos metu kliento sumokėti mokesčiai. Kvite mokesčiai turėtų būti aiškiai nurodyti kaip atskira eilutė.

Kada išrašyti kvitus

Kvitai išduodami ne tik iškart po pardavimo. Mažmeninėje prekyboje yra ir daugiau atvejų, kai darbuotojams gali prireikti išspausdinti arba išsiųsti kvitą elektroniniu būdu. 

Įprastai parduodant prekes ir teikiant paslaugas 

• Atsiskaitymo metu, kai tik klientas sumoka – tiek fizinėje parduotuvėje, tiek internetu. 
• Jei atliekate montavimo darbus ar vykdote individualų projektą, išduokite kvitą, kai darbai baigti ir mokėjimas gautas. 

Mokėjimo planai ir avansai

• Jei klientas sumoka avansą ar dalį sumos, kvitą išduokite iškart. Taip viskas išlieka aišku ir vėliau niekas nesiginčija, kas kam skolingas.
• Kai klientas visiškai atsiskaito už jam atidėtą prekę arba baigia mokėti dalimis, išduokite galutinį kvitą, kuriame nurodyta visa sumokėta suma.  

Grąžinimai ir keitimai

• Pateikite kvitą, kuriame nurodyta grąžinimo metu klientui grąžinta suma, mokėjimo būdas ir data. Tai geras būdas apsisaugoti nuo ginčų.
• Keičiant prekę taip pat išduokite kvitą, kuriame nurodyta, kokią prekę klientas grąžino, kokią gavo vietoj jos ir ar jam teko primokėti, ar buvo grąžinta dalis sumos arba suteiktas parduotuvės kreditas.

Kvitas ir sąskaita faktūra: pagrindiniai skirtumai

Sąskaita faktūra yra prašymas atsiskaityti, o kvitas – mokėjimo patvirtinimas.

Taigi sąskaitą faktūrą išsiųsite dar neturėdami pinigų. Ji nurodo klientui, kiek jis skolingas ir kaip sumokėti. Klientui atsiskaičius, kvitas yra jūsų būdas pasakyti „Ačiū, kad sumokėjote“. Tai oficialus įrodymas, kad sandoris įvykdytas.

Daugelis kitoms įmonėms prekes ar paslaugas parduodančių įmonių naudoja tiek kvitus, tiek sąskaitas faktūras. Įmonės ir tiekėjai pasirašo sutartį su detaliai išvardytais numatomais rezultatais ir susitaria dėl mokėjimo grafiko.

Įmonei patvirtinus, kad sutarti darbai atlikti ar rezultatai pateikti, tiekėjas išrašo sąskaitą faktūrą, kurią įmonė gali apmokėti per 30 dienų arba pagal sutartyje numatytas sąlygas. Įmonei taip pat reikės abiejų dokumentų, kad juos galėtų pateikti buhalterijai, patvirtinti mokėjimą ir įrodyti, kad pinigai buvo išleisti.

Ką įtraukti į kvito šabloną

Standartiniame mažmeninės prekybos pardavimo kvite paprastai galima rasti įvairios informacijos:

• Įmonės duomenys. Tai apima jūsų verslo kontaktinę informaciją: įmonės pavadinimą, verslo adresą, telefono numerį ir el. pašto adresą.
• Pirkimo informacija. Pirkimo informacijoje nurodomas produkto ar paslaugos aprašymas, susijęs atsargų vieneto kodas (SKU) ir įsigytų prekių kiekis.
• Mokėjimo duomenys. Kvituose turėtų būti nurodyta bendra kaina, mokėtina pirkimo suma ir kliento mokėjimo būdas.
• Pirkimo datos informacija. Tai apima pirkimo datą ir laiką, o kartais ir klientą aptarnavusio darbuotojo vardą (arba numerį).
• Kvito numeris. Kvito numeris – tai su pirkimu susietas unikalus identifikatorius. Kai kurie prekybininkai kvitus numeruoja nuosekliai kiekvieną darbo dieną ar savaitę. 
• Suma prieš mokesčius. Nurodykite tarpinę sumą prieš mokesčius, kad būtų aiškiai atskirta prekių ar paslaugų kaina ir taikomi mokesčiai. 
• Mokesčio suma ir tarifas (jei taikoma). Pardavimo duomenyse turi būti aiškiai nurodyta, kokie mokesčiai taikomi parduodamoms prekėms ar paslaugoms ir koks mokesčio tarifas bei suma pritaikyti. 
• Nuolaidos informacija (jei taikoma). Jei buvo panaudotas nuolaidos kodas ar akcija, įtraukite tai į kvitą, kad vėliau būtų galima patikrinti, kaip apskaičiuota galutinė kaina.
• Arbatpinigių eilutė (jei taikoma). Jei jūsų versle įprasta palikti arbatpinigių, įtraukite į kvitą arbatpinigių eilutę ir jų sumą.
• Grąžinimo politikos santrauka. Kvito apačioje trumpai nurodykite prekių grąžinimo terminą ir pagrindines sąlygas. Taip klientams bus lengviau rasti šią informaciją, jei jie norės grąžinti prekę. 
• Užsakymo numeris. Jei B2B pirkėjas atsiskaitė nurodydamas jam priskirtą užsakymo (PO) numerį, įtraukite jį į kvitą, kad kliento apskaitos skyriui būtų lengviau tvarkyti dokumentus.

Jei kvite pateikiami mokėjimo kortelės duomenys, pasirūpinkite, kad nebūtų atskleista neskelbtina kliento mokėjimo informacija. Tokius duomenis būtina tinkamai apsaugoti siekiant sumažinti sukčiavimo ir neteisėto jų panaudojimo riziką.

Kvitams Lietuvoje taikomi teisės aktuose nustatyti apskaitos ir mokesčių reikalavimai, įskaitant reikalavimus dėl privalomų kvito rekvizitų ir mokesčių informacijos pateikimo. Pasitikrinkite aktualius Valstybinės mokesčių inspekcijos (VMI) reikalavimus, kad kvitai atitiktų jūsų verslui taikomas taisykles.

Kvitų tipai el. prekybos verslams

El. prekyboje kvitai gali būti išduodami įvairiais atvejais, pavyzdžiui, gavus mokėjimą, grąžinus pinigus ar pratęsus prenumeratą. 

Kadangi klientui nepaduodamas popierinis kvitas, skaitmeniniame kvite informacija turi būti pateikta ypač aiškiai ir patikimai. Paprastai jie siunčiami el. paštu, kur pašto dėžutės gali greitai užsipildyti.

Dažniausi kvitų tipai el. prekyboje:

• Užsakymo patvirtinimas. Jis siunčiamas iškart po atsiskaitymo, patvirtinant, kad gavote pinigus, o klientas gaus savo užsakymą.
• Grąžinimo kvitas. Jei klientas grąžinimą inicijuoja internetu, šis kvitas patvirtina, kad grąžinimas priimtas, o pinigai bus grąžinti. Visada nurodykite, kad gali prireikti nuo trijų iki penkių dienų, kol pinigai bus įskaityti į kliento sąskaitą – antraip po penkių minučių galite sulaukti laiško su klausimu, kur jie dingo. 
• Prenumeratos pratęsimo kvitas. Jei už prenumeratą mokama periodiškai, kaskart nuskaičiavus mokestį išsiųskite naują kvitą. 
• Skaitmeninio produkto kvitas. Įsigijus skaitmeninį produktą, pavyzdžiui, šabloną ar el. knygą, skaitmeniniu kvitu ne tik patvirtinamas mokėjimas, bet ir suteikiama prieiga prie įsigyto produkto. Jame pateikiama atsisiuntimo nuoroda ir (arba) prisijungimo instrukcijos. 

Kad būtų lengviau tvarkyti apskaitą, o klientams nekiltų neaiškumų, skaitmeniniuose kvituose turėtų būti nurodyta: 

• Užsakymo numeris, kuris niekada nesikeičia, net jei keičiasi pats užsakymas.
• Detalizuotos kainos, pristatymo ir mokesčių sumos.
• Naudota kortelė ar mobilioji piniginė.

Kaip sukurti skaitmeninį kvitą

Skaitmeninis kvitas – tai elektroninis pirkimą patvirtinantis dokumentas, siunčiamas el. paštu arba SMS žinute.

Prognozuojama, kad iki 2030 m. ši auganti rinka turėtų pasiekti 293 mlrd. vertę. Mažmenininkai naudoja skaitmeninius kvitus, nes jie patogesni už popierinius (kurie dažnai pasimeta). Be to, skaitmeniniai kvitai suteikia galimybę rinkti klientų duomenis, kuriuos vėliau galima panaudoti pakartotinei rinkodarai, ir padeda verslui mažinti popierinių dokumentų naudojimą. 

Štai kaip sukurti skaitmeninį kvitą:

1. Pasirinkite skaitmeninio kvito šabloną

Nesvarbu, ar naudojate nemokamą internetinį kvitų generatorių, ar šabloną, iš anksto įtraukę į jį savo įmonės duomenis vėliau sutaupysite laiko. 

Nemokamas kvitų generatorius yra paprastas ir ekonomiškas būdas greitai ir sklandžiai išrašyti kvitus. Be to, jei turite daug SKU, jis gali sutaupyti laiko. Naudokite tokias programas kaip „Microsoft Word“, „Microsoft Excel“ ir „Canva“, kad gautumėte nemokamą kasos kvito šabloną, kurį galėsite individualizuoti kaskart kurdami kvitus.

Jei naudojate „Shopify“, skaitmeninio kvito šabloną galite tinkinti „Shopify“ administravimo skydelio skirtuko „Sales channels“ (pardavimo kanalai) skiltyje „Point of sale“ (pardavimo vieta). Spustelėkite „Receipt customization“ (kvito tinkinimas) ir naudodami dizaino funkcijas pridėkite savo logotipą, pakeiskite antraštę bei įtraukite papildomą užsakymo informaciją. 

2. Pridėkite pardavimo informaciją

Pardavimo metu į kvitą įtraukite konkretaus pirkimo duomenis, pavyzdžiui, galutinę mokėtiną sumą, parduotų prekių skaičių, SKU ir, jei atsiskaitoma kredito ar debeto kortele, kortelės informaciją. Kad būtų lengviau registruoti ir vėliau rasti konkretų pardavimą, verta nurodyti kvito arba sąskaitos faktūros numerį. „Shopify POS“ šią informaciją gali įtraukti automatiškai. 

3. Pateikite kvitą klientui

Skaitmeniniai kvitai taip pat suteikia galimybę palaikyti ryšį su klientu ir po vienkartinio pirkimo. Atsiskaitydami klientai gali pasirinkti gauti kvitą el. paštu arba SMS žinute – tai natūralus būdas susieti pirkimą su kliento profiliu.

💡Patarimas. Skaitmeniniai kvitai suteikia paprastą būdą surinkti klientų el. pašto adresus atsiskaitymo metu. „Shopify“ gali susieti šiuos duomenis su „Shop Pay“ paskyromis, kad turėtumėte išsamesnius klientų duomenis ir galėtumėte dideliu mastu kurti daugiakanalę apsipirkimo patirtį. 

Papuošalų prekių ženklas „Little Words Project“ pasinaudojo šia „Shopify POS“ funkcija ir padidino el. pašto adresų surinkimo rodiklį parduotuvėse daugiau nei 20 %. Visose jų parduotuvėse 33 % padaugėjo POS užsakymų, prie kurių pridėtas kliento el. paštas ir sutikimas gauti rinkodaros pranešimus.

„Pradėję rinkti el. pašto adresus atsiskaitymo metu pasiekėme aukščiausią jų surinkimo rodiklį per ilgą laiką, – sako parduotuvių direktorius Martinas Hoganas. – Dabar galime sujungti klientų duomenis su apsipirkimu parduotuvėje ir internetu. Su „Shopify“ pagaliau galime sukurti tikrai sklandžią ir personalizuotą daugiakanalę apsipirkimo patirtį.“

Kaip sukurti popierinį kvitą

Norite išrašinėti fizinius kvitus? Kvitų išdavimo būdas skirtinguose POS įrenginiuose šiek tiek skiriasi, tačiau pagrindiniai veiksmai yra panašūs. Šiame vadove popierinių kvitų išdavimo fizinėje parduotuvėje veiksmus parodysime naudodami programėlę „Shopify POS“. 

1. Pasirinkite kvitų spausdintuvą

Pirmasis kvitų kūrimo žingsnis – rasti su jūsų POS suderinamą spausdintuvą.

Yra trys pagrindinės parinktys:

• Įprastas popierius ir rašalas.
• Kopijavimo popierius ir slėginis spausdinimas. 
• Terminis popierius ir kaitra.

POS tiekėjai paprastai siūlo spausdintuvus, suderinamus su atsiskaitymo sistema, nes savarankiškai ieškoti suderinamo spausdintuvo gali būti gana sudėtinga. Pavyzdžiui, „Shopify POS“ įrangos parduotuvėje siūlomi įvairūs spausdintuvai su skirtingomis prisijungimo galimybėmis, kurie sklandžiai integruojasi su „Shopify POS“.

2. Susiekite spausdintuvą su savo POS

„Shopify POS“ leidžia „Shopify“ nariams sklandžiai kurti pritaikytus spausdintus kvitus. Po pirkimo galite siųsti kvitus SMS žinute arba kaip skaitmeninius kvitus el. paštu.

Pirmiausia prijunkite spausdintuvą prie maitinimo šaltinio ir įjunkite jį. Priklausomai nuo pasirinkto spausdintuvo tipo, galite jį prijungti prie savo POS per LAN, „Wi-Fi“ arba „Bluetooth“.

Prisijungę:

1. Programėlėje „Shopify POS“ eikite į „Home“ (pagrindinis puslapis), tada – į „Settings“ (nustatymai). 
2. Pasirinkite „Manage Connected Hardware“ (tvarkyti prijungtą aparatinę įrangą). 
3. Iš pateiktų parinkčių pasirinkite „Receipt printer“ (kvitų spausdintuvas). 
4. Vykdykite ekrane pateikiamus nurodymus, kad prijungtumėte spausdintuvą. 
5. Pasirinkite „Test Receipt“ (bandomasis kvitas), kad patikrintumėte, ar spausdintuvas sėkmingai susietas su POS sistema. 
6. Palieskite „Done“ (atlikta). Spausdintuvas turėtų būti rodomas skiltyje „Receipt Printers“ (kvitų spausdintuvai). 

3. Sukurkite kliento užsakymą

Prisijungę prie „Shopify POS“, pamatysite pagrindinį ekraną. Šis išdėstymas vadinamas Išmaniuoju tinkleliu („Smart Grid“) – tai iš plytelių sudarytas valdymo skydelis, kuriame dažniausias POS užduotis galima atlikti vos keliais paspaudimais.

Su „Shopify POS“ produktus prie kliento užsakymo galima pridėti keliais būdais:

• Ieškokite jų pagal pavadinimą, naudodami paieškos juostą viršuje.
• Palieskite „Products“ (produktai) apačioje ir pasirinkite iš į sistemą įtrauktų produktų sąrašo.
• Naudokite integruotą brūkšninių kodų skaitytuvą.

Pridėję visas kliento užsakymo prekes, palieskite „Checkout“ (atsiskaitymas). Pasirinkite mokėjimo būdą ir vykdykite ekrane pateikiamus nurodymus, kad užbaigtumėte pardavimą. 

💡Patarimas. Kadangi „Shopify“ POS ir el. prekyba yra integruoti vienoje platformoje, jums nereikia gaišti laiko importuojant į POS sistemą tokius duomenis kaip produktų pavadinimai, kainos, nuolaidos ir mokesčiai. Visa tai atliekama automatiškai, o atlikti pakeitimai atnaujinami realiuoju laiku. 

4. Automatiškai generuokite kvitus

Užbaigus pardavimą, „Shopify POS“ įrenginio ekrane pasirodo pranešimas „Payment successful“ (mokėjimas sėkmingas). Tada galite išspausdinti kvitą, išsiųsti jį SMS žinute ar el. paštu arba išduoti klientui dovanų kvitą. 

Jei fizinėje parduotuvėje apsiperkantis klientas pageidauja skaitmeninio kvito, tai gera proga gauti jo el. pašto adresą ar telefono numerį. Naudojant šiuos tiesiogiai iš klientų gautus duomenis, „Shopify“ sukuriamas bendras kliento profilis. Jame bus kaupiama ir visa vėliau surinkta informacija apie klientą, pavyzdžiui, lojalumo taškai, pateikti užsakymai ar atidaryti el. laiškai.

Taip pat galite nustatyti, kad jūsų „Shopify POS“ spausdintų popierinius kvitus automatiškai. Taip nereikės po kiekvieno pardavimo atskirai pasirinkti kvito išdavimo būdo. Įsitikinkite, kad jūsų spausdintuvas įjungtas ir prijungtas prie „Shopify POS“.

Tada „Shopify POS“ programėlėje:

1. Eikite į „Home“ (pagrindinis puslapis). 
2. Pasirinkite „Settings“ (nustatymai), tada – „Printed receipts“ (spausdinti kvitai). 
3. Įjunkite „Automatically print receipts“ (automatiškai spausdinti kvitus). 

Kurkite automatinius kvitus su „Shopify POS“

Mažmenininkams primygtinai rekomenduojama saugoti visų kvitų kopijas. Be jų negalėsite tiksliai pagrįsti savo verslo pajamų ir išlaidų. O jei mokesčių inspekcija atliks jūsų verslo patikrinimą, kvitai parodys, ką ir kada pardavėte.

Kvitų nebereikia rengti rankiniu būdu ir dėl to ilginti eilių prie kasos. Naudojant „Shopify POS“, visas procesas – nuo kvitų sukūrimo iki jų išsiuntimo el. paštu ar spausdinimo – gali vykti automatiškai.