Finanziamento per piccole imprese: guida per l’imprenditore

Quando si parla degli aspetti finanziari della gestione di un’attività, la maggior parte dei consigli per piccole imprese rientra in due scuole di pensiero. 

La prima ti incoraggia ad autofinanziare la tua attività: procedi a testa bassa, usa i tuoi risparmi personali, reinvesti tutti i soldi guadagnati dalle prime vendite, e con un po’ di duro lavoro ce la farai. 

La seconda scuola di pensiero è più tradizionale: rivolgiti a una grande banca, metti la tua casa come garanzia, e se hai una storia di credito affidabile, otterrai un bel prestito con un tasso di interesse elevato. 

Tutte e due le strategie sono ragionevoli, ma ci sono altri modi per far funzionare il finanziamento per piccole imprese. In questo articolo parleremo di prestiti aziendali, gestione finanziaria e tutto quello che devi sapere a proposito del finanziamento per piccole imprese. Scoprirai le opzioni di finanziamento disponibili per la tua piccola impresa, oltre alle competenze finanziarie essenziali per imprenditori di successo, tra cui creare un budget, monitorare le spese e preparare rendiconti finanziari facili da comprendere.

Per prima cosa parleremo delle opzioni di finanziamento. Poi vedremo come gestire l’amministrazione di una piccola impresa una volta che avrai dei fondi in banca. 

Se sei interessato a come gestire le tue finanze, leggi anche come investire nella tua azienda e far fruttare il tuo business. 

I migliori prestiti e le migliori opzioni di finanziamento per piccole imprese

Il finanziamento è una delle prime cose a cui pensare quando si avvia un’attività. È anche la decisione finanziaria più importante che prenderai nel tuo percorso. I prestiti aziendali possono essere una risorsa per l’impresa, ma non sono qualcosa da prendere alla leggera.

Tipi di opzioni di finanziamento per piccole imprese

Vediamo alcuni modi comuni per finanziare una piccola attività: a business:

• Prestiti a termine
• Anticipi di cassa sulle vendite
• Finanziamento per le attrezzature
• Linee di credito
• Fondi di garanzia PMI

Prestiti a termine 

Un prestito a termine è un comune prestito per piccole imprese, in cui il prestito bancario è una somma fissa che viene rimborsata a intervalli regolari in un periodo di tempo stabilito. I prestiti a termine possono avere un tasso d’interesse fisso o variabile. Questi prestiti possono richiedere un anticipo consistente per ridurre le rate e il costo totale del prestito.

Le piccole imprese già avviate, di solito con circa due anni di attività, scelgono generalmente i prestiti a termine. Li usano di solito per acquistare beni (come per esempio attrezzature), o per investimenti di crescita, invece che per coprire le spese di gestione quotidiana. 

I prestiti a temrine hanno alcune caratteristiche che li distinguono da altre opzioni di finanziamento: 

1. Tassi di interesse più bassi 
2. Flessibilità nell’uso dei fondi 
3. Piano di pagamento prevedibile 

Sono inoltre disponibili in tre diverse opzioni, ciascuna con uno scopo diverso per la tua attività:

1. Breve termine (ripagato entro un anno). Le piccole imprese scelgono questi prestiti al posto degli anticipi di cassa su vendite perché hanno tassi d’interesse più bassi e sono più facili da ottenere. Potresti usare un prestito a breve termine per acquistare inventario per le festività, approfittare di un’offerta sulle scorte o coprire gli stipendi se stai attraversando una carenza di fondi.
2. Medio termine (ripagato in un periodo tra due e cinque anni). Questi prestiti sono adatti a progetti di scala più ampia, come l’acquisto di attrezzature o il rifinanziamento di vecchi debiti aziendali. È meglio usarli per progetti che possono richiedere alcuni mesi o anni prima di generare un ritorno sull’investimento.
3. Lungo trmine (ripagato tra i sei e i venti anni). I prestiti a lungo termine sono orientati alle opportunità di crescita, come un nuovo edificio o l’acquisto di macchinari pesanti per la produzione. Sono supportati dalle garanzie o dai beni esistenti della tua azienda. Questi prestiti di solito prevedono regole rigide su ciò che puoi e non puoi fare con il denaro.

Il processo di valutazione da parte delle banche può essere macchinoso e poco trasparente. Per questo motivo Shopify offre opzioni di finanziamento rapide e semplici ai commercianti. Grazie a Shopify Capital, i proprietari di piccoli business possono ricevere fondi entro pochi giorni dall’approvazione. Una volta accettata e approvata l’offerta, i fondi vengono depositati anche in soli due giorni e i prestiti possono essere rimborsati man mano che si generano vendite. Potresti usare il prestito per finanziare stipendi, inventario, campagne di marketing o altre attività che possono alimentare la crescita della tua impresa.La parte migliore? Puoi evitare lunghi processi di richiesta, con documentazione minima e senza controllo del credito. Con il finanziamento tramite Shopify Capital, puoi ottenere il supporto finanziario di cui hai bisogno in modo rapido e semplice.

Anticipi di cassa sulle vendite 

Si tratta di una somma forfettaria di denaro che puoi ricevere a fronte di una commissione fissa. In questo modello, il finanziatore acquista una percentuale delle tue vendite future, poi incassa ogni giorno una percentuale delle vendite trattenendo una parte delle vendite effettuate con carta di credito o debito. Poiché le vendite possono essere alte alcuni giorni e basse in altri, non esiste una durata fissa.

Finanziamento per le attrezzature 

A un certo punto della tua attività probabilmente dovrai acquistare, aggiornare o sostituire diverse attrezzature. È qui che entrano in gioco i prestiti per attrezzature.

Il finanziamento per attrezzature è un tipo di prestito per piccole imprese pensato per aiutarti ad acquistare attrezzature per la tua attività. Questi prestiti coprono molti tipi di beni, tra cui mobili per ufficio, forni commerciali, apparecchiature mediche, computer, macchinari industriali pesanti e altro ancora.

Ogni finanziatore avrà condizioni diverse. In generale, però, puoi finanziare circa l’80% del prezzo totale di acquisto di un bene. Di solito è richiesto un anticipo del 20% per un prestito aziendale destinato ad attrezzature. L’attrezzatura è di tua proprietà fin dal primo giorno.

Linee di credito

Adattarsi al cambiamento è una parte dell’amministrazione di una piccola impresa. A volte, se c’è un’opportunità di crescita che vuoi cogliere, potresti aver bisogno di ottenere denaro rapidamente, con termini di pagamento mensili flessibili. Come i prestiti per piccole imprese, anche una linea di credito non garantita può essere un’ottima soluzione. 

Pensa a una linea di credito per piccole imprese più come a una carta di credito che a un prestito. Ti offre accesso a denaro che puoi usare per soddisfare qualsiasi esigenza aziendale si presenti. Non viene erogata una somma forfettaria all’apertura della linea di credito. Invece di essere costretto a usare una certa quantità di denaro, puoi usare solo ciò di cui hai bisogno, cosa che alla fine ti aiuta a gestire meglio le finanze aziendali. In molti casi questo ti aiuta a non pagare interessi su fondi di cui non hai realmente bisogno.

Come con una carta di credito, una volta che prelevi denaro dalla tua linea di credito, iniziano a maturare interessi. L’importo che puoi spendere dipende dal credito disponibile residuo. Man mano che rimborsi i fondi utilizzati, il tuo credito aumenta. I prestatori stabiliscono un limite all’importo che puoi prendere in prestito.

Fondi di garanzia PMI

Il Fondo di garanzia PMI è un meccanismo statale istituito dal Ministero delle Imprese e del Made in Italy. Non si tratta di un prestito o finanziamento strettamente inteso, ma, come suggerisce il nome stesso, è una garanzia che consente di accedere a finanziamenti esterni, solitamente rilasciati dalle banche, senza la necessità di aprire fidejussioni o polizze assicurative. In questo caso è quindi lo Stato a fare da garante per te:se non riuscirai a rimborsare il debito, lo coprirà in parte con questo Fondo. Generalmente, il tetto massimo di copertura della garanzia è pari all’80% del prestito richiesto e non può superare i 5 milioni di euro.

Opzioni di finanziamento alternative 

Molti finanziatori ti chiederanno di offrire una garanzia reale o personale per approvare il finanziamento. La garanzia reale si riferisce a una bene che può garantire che ripagherai il prestito, come per esempio la tua casa o un altro immobile di alto valore. Se non ripaghi il prestito, la banca riprenderà possesso del bene come forma di rimborso. È un processo comune nel credito, ma non è l’unico modo. 

Opzioni di finanziamento alternative includono:

• Famiglia e amici
• Investitori di capitale
• Crowdfunding
• Investire nella propria attività

Famiglia e amici 

Gli imprenditori spesso si rivolgono ad amici e familiari per ottenere finanziamenti quando avviano una nuova impresa. Puoi raccogliere denaro da loro prima ancora di aver creato un business plan o di avere una prova del valore della tua idea. Il denaro può aiutare a finanziare i primi ordini di magazzino o lo sviluppo iniziale del prodotto.

Il percorso tramite amici e familiari è molto meno formale rispetto a ottenere un prestito bancario o un investimento di capitale. Alcuni potrebbero essere disposti a investire denaro nella tua azienda senza interessi. Questo ti permetterà anche di mantenere il pieno controllo della tua attività.

I due principali tipi di investimento da amici e familiari sono il finanziamento tramite equity e i prestiti aziendali. Nel finanziamento tramite equity, dai agli investitori una quota di partecipazione nell’azienda. Man mano che il valore della tua attività cresce, cresce anche il loro investimento. Con i prestiti aziendali, prometti di rimborsare gli investitori con interessi entro un certo periodo di tempo o quando raggiungi un determinato livello di redditività.

Investitori di capitale

Gli investitori di capitale possono assumere la forma di angel investor o fondi di venture capital. Questi investitori accreditati forniscono finanziamenti a piccole startup o aziende nelle prime fasi. In cambio dell’investimento di capitale, questi investitori ricevono una partecipazione azionaria o debito convertibile, cioè un prestito che può essere convertito in equity in futuro.Gli importi dei prestiti possono variare da 5.000 euro a oltre 1 milione di euro, a seconda della quota di proprietà e delle dimensioni della startup. Questo tipo di finanziamento è normalmente riservato a startup ad alta crescita e ad alto potenziale. A volte puoi vedere questo modello anche negli investimenti immobiliari commerciali.

Crowdfunding

Il crowdfunding consiste nel raccogliere piccole somme di denaro da un grande numero di persone, spesso in cambio di ricompense. È simile al finanziamento da amici e familiari e agli investimenti di capitale, ma raccoglie capitale dal pubblico.

Piattaforme come Kickstarter, Indiegogo e GoFundMe sono diventate popolari negli ultimi anni. Questi siti aiutano le persone a raccogliere denaro per una nuova attività, un prodotto, un’organizzazione non profit o una causa benefica. C’è una bassa barriera all’ingresso per lanciare una campagna di crowdfunding. Un vantaggio secondario del crowdfunding è che aiuta ad attirare verso la tua attività ecommerce un nuovo pubblico che altrimenti potresti non raggiungere.

Investire nella propria attività

Un’altra opzione per finanziare il tuo business è investirvi usando i tuoi fondi. Molti imprenditori reinvestono i primi profitti in campagne di marketing e pubblicità, rinunciando a uno stipendio personale. Dietro questa strategia ci sono un po’ di matematica e tre step fondamentali: scopri in questo articolo se investire nel tuo business sia la scelta giusta per te. 

Come gestire le finanze della tua piccola impresa

C’è un detto famoso: “Dai un pesce a un uomo e mangerà per un giorno. Insegna a un uomo a pescare e mangerà per tutta la vita”. Ma cosa succede se quell’uomo non sa cosa fare con il pesce dopo averlo pescato? È qui che entra in gioco la padronanza dell’amministrazione della piccola impresa.

Quando capisci come funzionano le finanze di una piccola impresa, saprai cosa fare con il pesce, cioè con tutto il denaro che stai guadagnando e spendendo. Questo significa più che semplicemente avviare un’attività a basso investimento. Significa che sapere come gestire correttamente le tue finanze dà alla tua attività una possibilità concreta di sopravvivere e crescere.

Vediamo le competenze essenziali di contabilità e finanza per imprenditori di successo, tra cui creare un budget, monitorare le spese e preparare rendiconti finanziari facili da comprendere.

1. Separa le finanze personali da quelle aziendali
2. Scegli la banca giusta come imprenditore
3. Crea un budget
4. Comprendi contabilità e conservazione dei documenti
5. Inizia con la contabilità
6. Contabilità fai da te
7. Esternalizza la contabilità
8. Tieni in ordine i documenti aziendali
9. Crea e leggi rendiconti finanziari

1. Separa le finanze personali da quelle aziendali

La prima e più semplice cosa da fare per il benessere finanziario della tua attività è separare le finanze. Tenere separate le finanze personali da quelle aziendali offre molti vantaggi, dalla semplificazione della contabilità alla protezione dei beni personali e di altri asset.

Separare le finanze ha anche altri vantaggi. Calcolare le detrazioni fiscali e, in generale, preparare le imposte è molto più semplice quando la tua azienda ha un proprio conto bancario. È anche più facile capire se quel pranzo del mercoledì pomeriggio era con un cliente o con un amico quando le ricevute personali e aziendali non sono mescolate. Anche se riesci facilmente a distinguere una categoria di spese dall’altra, ordinare una pila di documenti durante la stagione fiscale fa perdere tempo prezioso, e pagare un commercialista per farlo al posto tuo può essere costoso.

Quando la tua piccola impresa inizia a crescere, potresti voler considerare la costituzione in società. Questo significa che, se la tua attività dovesse mai affrontare problemi finanziari o legali, i tuoi beni personali, come la casa o un fondo per l’università dei tuoi figli, nella maggior parte dei casi sarebbero protetti.

È importante sapere quando costituire una società. Se rendi la tua azienda un’entità legale quando è ancora nelle fasi iniziali, non potrai più dichiarare eventuali perdite sulle tue imposte personali. Allo stesso tempo, più un’azienda diventa matura e più beni possiede, più documentazione sarà necessaria per costituirla. In entrambi i casi, aspettati che il costo della costituzione sia compreso tra 300 e 3.000 euro + Iva.

2. Scegli la banca giusta come imprenditore

Non tutte le banche offrono gli stessi servizi. Alcune sono più orientate alle startup, mentre altre sono pensate per tipi di attività più tradizionali. Alcune adatteranno i servizi intorno alla tua piccola impresa, per esempio il finanziamento del debito, mentre altre avranno un approccio più standardizzato. I conti aziendali sono leggermente diversi dai conti personali, quindi ecco alcune cose da considerare quando scegli una banca per la tua attività:

●     Offre servizi di online banking aziendale?

●     Quali sono le commissioni per le transazioni aziendali?

●     Che tipi di tassi d’interesse offre per i prestiti aziendali? Offre opzioni per una linea di credito estesa?

●     Può offrirti una carta di credito aziendale?

●     Puoi aggiungere altre persone e autorizzazioni al tuo conto man mano che la tua attività cresce?

Fare tutte le operazioni bancarie presso un unico istituto semplifica le cose, ma tieni presente che puoi avere più banche se questo ti rende più facile la gestione. Se la tua banca preferita non ha tassi competitivi sui prestiti, per esempio, va bene cercare prestiti aziendali presso altre banche. Come proprietario di una piccola impresa, sei tu a decidere.

Tipi di conto

Quando apri un conto bancario per la tua attività, considera l’idea di aprire sia un conto corrente aziendale che un conto di risparmio aziendale. Il primo ti darà un luogo in cui gestire le spese quotidiane e le tue entrate, mentre il secondo può essere usato per mettere da parte denaro per future spese e per pagare le tasse, oppure per investire nella tua attività. 

Commissioni sulle transazioni 

I conti bancari aziendali, come quelli personali, sono disponibili in diversi livelli che consentono un certo numero di transazioni a fronte di una commissione mensile. Avere un’idea di come la tua attività riceverà i pagamenti e di quanti acquisti mensili farai tramite il conto è un’informazione utile quando decidi che tipo di conto aprire.

Per esempio, se lavori regolarmente con diversi fornitori, vorrai assicurarti di avere una commissione bassa, o nulla, sugli acquisti. Potresti anche voler verificare se la tua banca può offrirti un conto senza limite giornaliero sugli acquisti con carta di debito.

Prestiti e linee di credito

Anche se al momento non hai bisogno di un prestito o di finanziamenti aggiuntivi per la tua attività, potresti averne bisogno in futuro. Usa un calcolatore di rata per prestiti commerciali per calcolare facilmente i prestiti a tasso fisso e poi discuti le opzioni con la tua banca. Fai alcune domande in anticipo sui requisiti di prestito della banca. Offre prestiti per capitale circolante? Quali sono i requisiti per il finanziamento aziendale? Chiedi anche informazioni sui tassi d’interesse dei prestiti, sui termini dei prestiti aziendali e delle linee di credito, e su cosa servirebbe alla tua piccola impresa per qualificarsi per un prestito.

Carte di credito aziendali

Una carta di credito è un ottimo modo per costruire il rating creditizio della tua azienda, aumentando le possibilità di ottenere prestiti e tassi di interesse bassi in futuro. Avere una carta di credito aziendale può anche darti accesso a premi, protezione contro le frodi e garanzie estese sugli acquisti. 

3. Crea un budget

Come si suol dire, se fallisci nel pianificare, pianifichi di fallire. Non sarai mai in grado di prevedere gli ostacoli finanziari sulla tua strada, ma potrai evitare sorprese e mantenere sana la tua attività creando un budget solido e tenendo traccia delle tue entrate e uscite. 

Creare uno schema di budget iniziale ti darà un’idea generale di cosa aspettarti nei primi mesi e anni di attività. Nel tempo, i tuoi budget diventeranno più facili da creare e migliorerai nella previsione di spese e ricavi durante l’anno, diventando via via più accurato. Per ora, vediamo gli elementi principali da inserire nel tuo budget iniziale. 

Spese 

Un ottimo modo per iniziare il tuo budget è scrivere un elenco di ogni possibile voce di cui pensi che la tua attività avrà bisogno, dalla tecnologia usata per creare l’inventario agli oggetti quotidiani del tuo ufficio. Una rapida ricerca su Google di esempi di budget nel tuo settore può aiutarti a individuare ciò che potresti aver dimenticato.

Spese una tantum: le spese una tantum sono di solito acquisti importanti che fai una sola volta, o talvolta ogni pochi anni. Possono includere laptop, macchinari e mobili per ufficio. Possono anche includere servizi come la progettazione del logo o lo sviluppo del sito web.

Spese fisse: le spese fisse sono costi che puoi aspettarti di pagare ogni mese in modo affidabile e che non variano troppo nel prezzo. Possono includere affitto, assicurazione aziendale, servizio internet, hosting del sito web, bollette telefoniche e abbonamenti software.

Spese variabili: le spese variabili si collocano tra le spese fisse e quelle una tantum: si verificano più di una volta, ma variano nell’importo e vengono pagate a intervalli irregolari. Possono includere materiali per realizzare i tuoi prodotti, costi di marketing, viaggi di lavoro, un commercialista per presentare le tasse o commissioni di elaborazione delle carte di credito.

Strategia di prezzo del prodotto

Definire il prezzo giusto per i tuoi prodotti è una parte importante del budget. Ecco alcuni fattori da considerare quando stabilisci i tuoi prezzi.

Costo dei beni: i costi diretti degli articoli che vendi sono di solito piuttosto semplici. Per esempio, se gestisci un negozio di magliette stampate a mano, i costi dei materiali potrebbero essere 8 euro per maglietta e 3 euro per l’inchiostro. Ma definire un prezzo richiede più che sommare i costi diretti.

Manodopera: paghi delle persone per realizzare il tuo prodotto o fornire il tuo servizio? Quel costo deve rientrare nel costo del venduto. Anche se non hai ancora assunto personale, assicurati di includere il valore del tuo lavoro per aiutarti a valutare l’efficienza della tua attività. Se la tua “paga” oraria finisce per essere insostenibilmente bassa, la tua attività avrà bisogno di aggiustamenti. Questo può anche darti un buon senso di quando è il momento di iniziare a esternalizzare compiti a qualcun altro.

Imballaggio: se la tua attività prevede la spedizione di prodotti ai clienti, l’imballaggio e l’esperienza di apertura del pacco avranno un ruolo significativo nel modo in cui il cliente percepisce il tuo brand. Il pacco è un’estensione del prodotto, quindi dovrai includerne il costo nel costo del venduto.

Spedizione: la spedizione è un altro elemento fondamentale per far arrivare il tuo prodotto ai clienti, e stimarne male il costo può far saltare il budget. Dimensioni, peso, posizione e velocità influiscono tutti sui costi di spedizione. Rivolgiti al tuo ufficio postale locale per farti aiutare a stimare la spedizione.

Ancora una volta, non dimenticare di includere il tuo tempo nei costi di spedizione. Tecnicamente potresti essere in grado di offrire una spedizione entro cinque giorni, ma imballare prodotti e andare ogni giorno all’ufficio postale non è un uso efficiente del tempo e renderà la spedizione più costosa sottraendoti ad altri compiti.

Gli acquirenti online si aspettano di vedere un costo di spedizione aggiunto alla fine del processo di acquisto, ma mantieni questo costo ragionevole. I clienti che si trovano davanti a un costo di spedizione eccessivo potrebbero abbandonare il carrello e non tornare.

Commissioni: se accetti carte di credito, probabilmente paghi una commissione fissa di elaborazione per transazione, oltre a una commissione aggiuntiva di circa il 3% del prezzo dell’ordine. Queste commissioni variano in base al servizio di pagamento che usi, quindi confronta le opzioni e scegli quella più sensata in base al volume degli ordini. Se il tuo negozio accetterà ordini internazionali, tieni presente che i pagamenti provenienti dall’estero potrebbero comportare commissioni più alte a tuo carico.

Danni: a volte gli articoli si danneggiano, sia nel tragitto verso di te sia nel tragitto da te al cliente. Si spera che il costo della sostituzione di questi beni sia minimo, ma è importante includere nei prezzi un importo previsto per l’inventario danneggiato. Una ricerca su Google ti darà un’idea approssimativa di ciò che è comune per il tuo tipo di attività. Moltiplica la percentuale media di perdita nel tuo settore per il costo del prodotto per ottenere una stima della perdita, poi distribuisci quella stima nei prezzi.

Resi: puoi scegliere o meno di accettare resi. Se vendi prodotti artigianali, per esempio, i resi potrebbero non essere adatti a te. Se scegli invece di accettare resi, puoi fare una di queste tre cose: 

• Addebitare una “commissione di riassortimento” separata per recuperare parte della perdita
• Aumentare leggermente i prezzi per tenere conto delle perdite dovute ai resi
• Lasciare invariati i prezzi e confidare che una politica di reso generosa aumenti le vendite

Tieni presente che dovrai anche sostenere il costo dei chargeback delle carte di credito per transazioni fraudolente o contestate.

Brand e mercato di riferimento: il modo in cui presenti il tuo brand contribuirà direttamente alla strategia di prezzo. Sei un’attività di lusso che vende prodotti a prezzo premium? Sei un negozio discount che punta alla fascia bassa del mercato? Il modo in cui posizioni la tua attività è un fattore meno tangibile nella definizione del prezzo, ma è sicuramente un fattore. A volte, aumentare i prezzi può, controintuitivamente, aumentare le vendite comunicando qualità. Altre volte, il prezzo più basso vincerà sempre. Conosci il tuo mercato e stabilisci i prezzi di conseguenza.

Concorrenza: molto probabilmente esisteranno altre attività che offrono prodotti o servizi simili ai tuoi. Fai una ricerca su alcune di esse per capire come stabiliscono i prezzi. Potresti voler offrire un prezzo più basso rispetto alla concorrenza per attirare più clienti, oppure potresti usare il tuo brand per aumentare il valore percepito del tuo prodotto rispetto al loro.

Prevedi i ricavi 

All’inizio, prevedere le vendite è in parte ricerca e in parte stima ragionata. Più a lungo sei in attività, più diventerai bravo a prevedere questi numeri e a sapere quando, durante l’anno, ci saranno picchi e cali. Come le spese, anche le vendite varieranno in base al settore.

Se la tua attività è nata come progetto secondario, potresti già avere alcuni dati preliminari sulle vendite. Anche pochi numeri possono aiutarti a capire quali prodotti vendono meglio e in quali periodi dell’anno le vendite saranno alte o basse.

Se non hai dati da cui partire, puoi comunque raccogliere informazioni utili parlando con altri imprenditori del tuo settore, se non ne conosci nessuno il tuo commercialista potrebbe conoscerne, oppure potresti trovare dei contatti facendo qualche ricerca online. È probabile che, con un po’ di approfondimento, riuscirai a trovare numeri approssimativi sul livello di crescita da aspettarti nel primo anno e sui mesi che genereranno la maggior parte delle vendite.

4. Comprendi contabilità e conservazione dei documenti

In questa sezione vedremo tre aree fondamentali per mantenere in salute le finanze della tua azienda. La tenuta della contabilità è il monitoraggio quotidiano delle transazioni della tua attività, come le vendite effettuate e le spese pagate. La contabilità per piccole imprese interpreta quelle transazioni su periodi di tempo più lunghi. Ti permette di vedere se la tua attività è redditizia, quali parti della tua attività stanno andando bene, o meno, il valore della tua impresa e il tuo flusso di cassa. La conservazione dei documenti è invece l’organizzazione di tutti i documenti che rendono possibili la tenuta dei libri e la contabilità. Vediamo più nel dettaglio le differenze tra ciascuna di queste attività finanziarie, Perché ne hai bisogno, e come gestirle nel modo più adatto alla tua attività. 

Accounting (contabilità di analisi e strategia)

Esistono due metodi contabili che le piccole imprese possono usare: per cassa e per competenza. Dovrai scegliere un sistema prima della fine del tuo primo anno fiscale e poi mantenerlo negli anni successivi.

Contabilità per cassa vs contabilità per competenza. La contabilità per cassa registra le transazioni solo quando il denaro passa effettivamente di mano. Quindi, se emetti una fattura a un cliente, non registrerai quel ricavo fino a quando il pagamento non sarà incassato. Nella contabilità per competenza, vendite, acquisti e spese vengono riconosciuti non appena vengono fatturati. Quale metodo dovresti scegliere? La contabilità per cassa è più semplice da monitorare perché le transazioni vengono registrate quando il pagamento viene ricevuto o effettuato. Non c’è bisogno di tenere traccia di crediti o debiti, e hai sempre un’idea chiara di quanto denaro possiedi esattamente. In altre parole, i tuoi libri contabili coincideranno sempre con i conti bancari. Poiché la contabilità per competenza registra debiti e crediti, può essere più difficile monitorare il flusso di cassa, ma ti aiuta anche a prevedere meglio le finanze della tua attività nei mesi e negli anni futuri.

Quando dovresti parlare con un commercialista. Se la tua attività è ancora poco più di un progetto secondario, o se le sue finanze sono molto semplici, probabilmente per ora puoi evitare di ricorrere all’aiuto di un commercialista. Ci sono molte risorse online sulla finanza per piccole imprese che puoi consultare. Ma se la tua piccola impresa inizia a superare il tuo lavoro principale, è fortemente consigliato parlare con un commercialista per assicurarti di essere sulla strada giusta con la contabilità. I commercialisti non si limitano a presentare le dichiarazioni fiscali: possono aiutarti anche con pianificazione finanziaria, pianificazione fiscale, negoziazioni di contratti di locazione, rendicontazione finanziaria, conformità fiscale e gestione della tesoreria.Un commercialista può esaminare il tuo business plan e il budget, aiutarti a chiarire eventuali elementi che potresti aver dimenticato e impostare un processo di contabilità su misura per il tuo settore. Se hai bisogno di aiuto per scrivere il business plan, usa il nostro modello gratuito di business plan come guida. Scegliere un commercialista è simile a scegliere una banca. Deve essere adatto a te e alla tua attività. Un ottimo modo per ottenere raccomandazioni è chiedere ad altri imprenditori che conosci e di cui ti fidi nel tuo settore. Assicurati di parlare direttamente con il commercialista per capire se è quello giusto per te. Il tuo commercialista può aiutarti a evitare sorprese future, aiutandoti a capire quante tasse devi riscuotere e mettere da parte, quali spese monitorare e dedurre e quale struttura legale dovrebbe avere la tua attività.

Bookkeeping (tracciamento delle spese) 

Il tracciamento delle spese è il monitoraggio dei ricavi e delle spese di un’attività. Ti permette di tenere sotto controllo la salute finanziaria della tua azienda e rende più semplice il lavoro del commercialista al momento delle tasse. In sostanza, il bookkeeping consiste nell’inserire vendite e spese in un foglio di calcolo e archiviare le ricevute come prova.

Se in futuro vuoi ottenere finanziamenti per la tua attività, tenere i documenti di tracciamento delle spese aggiornati può rafforzare una richiesta di prestito o una proposta di investimento. Finanze ben gestite e documenti chiari permettono a potenziali prestatori e investitori di fare proiezioni realistiche sulla salute finanziaria della tua azienda e danno loro fiducia nell’investire in te.

Documenti ben gestiti aiutano anche il tuo commercialista a sfruttare tutte le detrazioni fiscali ammissibili e a individuare tempestivamente errori bancari. Ma il vantaggio più grande di mantenere aggiornata la contabilità è avere sempre un quadro chiaro della situazione finanziaria attuale della tua attività.Un tracciamento accurato delle spese può darti un’idea dei periodi migliori e peggiori della tua attività durante l’anno. Può mostrarti se i costi di imballaggio sono troppo alti o se stai spendendo troppo in marketing.Monitorare i costi e le entrate ti permette di vedere in tempo reale cosa funziona bene e cosa ha bisogno di aggiustamenti.

5. Inizia con la contabilità

Ora che sai perché è importante tenere aggiornati i tuoi documenti, scopriamo insieme come farlo. 

Step 1: scegli un metodo contabile 

There are two types of bookkeeping systems: single entry and double entry. Deciding which system to use depends on how complicated your finances are.

Partita semplice: se la tua attività è piccola e non fai molte transazioni, la partita semplice è il modo più semplice per tenere traccia delle transazioni.. Con questo metodo, le voci vengono registrate una sola volta, indicate come entrata, cioè ricavo, o uscita, cioè spesa, mentre elementi come inventario e capitale circolante vengono monitorati in modo più informale. La partita semplice non offre tutti i controlli e bilanciamenti della partita doppia, ma se tieni la contabilità da solo, probabilmente è il sistema da scegliere per la sua semplicità.

Partita doppia: con il sistema a partita doppia, ogni transazione viene inserita nei libri due volte. È più complicato della partita semplice, ma fornisce più informazioni sulla tua attività. A differenza della partita semplice, la contabilità a partita doppia monitora attività e passività oltre a ricavi e spese, e dispone dei controlli necessari per ridurre gli errori. La partita doppia fornisce anche le informazioni necessarie per creare rendiconti finanziari dettagliati che mostrano in quali aree della tua attività entrano ed escono i ricavi. La partita doppia è un sistema più solido. Se speri di ottenere un prestito aziendale o coinvolgere investitori, oppure se stai assumendo personale e gestendo un grande inventario, è fortemente consigliato usare la partita doppia. La partita doppia è un po’ complicata, quindi vediamo un esempio. Supponiamo che tu gestisca un negozio online di magliette. Ordini magliette bianche da un fornitore, le stampi a mano e poi le spedisci ai clienti. Quando ricevi una spedizione dal fornitore, registri quella spesa come addebito sul tuo conto cassa e come accredito sul tuo conto prodotti. Quando le colonne di credito e debito del tuo libro mastro vengono sommate, dovrebbero dare zero. Questo è ciò che si intende quando qualcuno dice che i libri sono “in pareggio”.

Step 2: tieni i documenti ordinati e aggiornati 

Al momento delle tasse, spetta a te dimostrare la validità di tutte le spese, quindi conservare documenti di supporto come ricevute e fatture è fondamentale.

Assicurati di tenere da parte e scansionare tutti i documenti che dovrai inviare al commercialista a supporto delle spese, così non dovrai gestire più avanti scontrini scoloriti o illeggibili. 

Step 3: traccia tutte le tue transazioni da qualche parte 

La contabilità comporta il monitoraggio delle finanze in un foglio di calcolo. Che tu usi Excel, un software di contabilità online per piccole imprese o il buon vecchio metodo carta e penna, dovrai scegliere un sistema che ti permetta di inserire facilmente ogni vendita e ogni acquisto. Come minimo, devi tracciare importi, date, fornitori e clienti.

Step 4: categorizza le tue transazioni 

Categorizzare le transazioni è l’ultimo pezzo del puzzle della contabilità.

La prima e più semplice parte della categorizzazione delle transazioni è probabilmente quella che già conosci: crediti e debiti. Dovrai anche categorizzare le ricevute per “conto”. I conti aiutano ad aggiungere più contesto alla tenuta dei libri.

I conti sono generalmente suddivisi in cinque tipi:

• Attività. Un’attività è qualcosa che la tua azienda possiede, come denaro contante, un edificio, un computer, inventario o persino proprietà intellettuale. In sostanza, le attività sono tutto ciò che la tua azienda potrebbe vendere se ne avesse bisogno.
• Passività. La forma più comune di passività aziendale è il debito. Quindi, se hai un prestito aziendale, questo rientrerà nella categoria delle passività. Anche i conti da pagare sono considerati passività.
• Patrimonio netto. Il patrimonio netto è qualsiasi investimento in denaro o prelievo effettuato dal proprietario di un’azienda.
• Ricavi. I ricavi sono qualsiasi entrata ricevuta dalla vendita di beni o servizi.
• Spese. Le spese sono qualsiasi somma pagata per la gestione quotidiana dell’azienda. Possono includere servizio internet, forniture per la stampa e affitto di spazi per ufficio. Le spese sono diverse dalle attività perché generalmente non hanno potenziale di rivendita o sono consumabili, come la cancelleria.

C’è molta flessibilità nel modo in cui le transazioni finanziarie possono essere categorizzate nei tuoi documenti. La cosa più importante è decidere un sistema e seguirlo con coerenza. Se non l’hai mai fatto prima, consultare un contabile professionista può rendere più semplice il compito di categorizzare le transazioni e aiutarti anche ad assicurarti che le tue categorie siano allineate a quelle di altre attività nello stesso settore.

A seconda di quanto è grande la tua attività e di quanto sono complesse le tue esigenze finanziarie, hai un paio di opzioni su come gestire la tua contabilità.

6. Contabilità fai da te

Se la tua attività è più di un progetto secondario, se le tue finanze sono limitate o se le esigenze di tenuta dei libri sono semplici, vale la pena considerare l’approccio fai da te.

Detto questo, anche se prevedi di tenere i libri da solo, è una buona idea consultare un commercialista prima di iniziare. È possibile commettere errori anche con la tenuta dei libri più semplice, e quegli errori potrebbero costarti al momento delle tasse. Il denaro speso per farti aiutare da un commercialista a impostare i libri è denaro che risparmierai evitando di pagarlo per esaminare e correggere errori in seguito.

Con l’approccio fai da te, puoi usare un semplice foglio di calcolo per monitorare le finanze, oppure puoi usare software di contabilità online con fatturazione elettronica.

Usare un foglio di calcolo è gratuito, ma dovrai lavorare un po’ per creare report finanziari. Il software di contabilità online ha un costo mensile, ma può creare report per te.

7. Esternalizza la contabilità

Se la tua attività è un po’ più complessa o ha superato la fase di lavoretto extra, potrebbe essere il momento di esternalizzare la contabilità. Consigliamo di assumere qualcun altro per occuparsene se:

• Non hai tempo per restare aggiornato
• Le tue finanze sono diventate troppo complicate per gestire i documenti con sicurezza
• I tuoi sforzi sarebbero meglio impiegati lavorando su un’altra parte della tua attività
• Hai perso detrazioni al momento delle tasse o in passato hai tenuto i documenti in modo errato per errore

Quando esternalizzi la contabilità, puoi assumere un contabile freelance, uno studio di contabilità o un servizio online di contabilità. 

Assumere un commercialista locale è una buona opzione se la maggior parte dei tuoi documenti è su carta o se ti senti più a tuo agio incontrando il commercialista di persona. Assumere un servizio online potrebbe essere la scelta giusta per la tua attività se preferisci lavorare online e la tua attività non gestisce molto contante.

Da Bench, i nostri contabili tengono i documenti aggiornati per te. Creiamo i rendiconti finanziari mensili necessari, tutti accessibili online, e ti forniamo tutto ciò di cui avrai bisogno da consegnare al commercialista al momento delle tasse.

8. Tieni in ordine i documenti aziendali

Senza documenti, ovvero i documenti che mostrano quanto la tua azienda ha speso e guadagnato nel corso di un anno, non ci sarebbe nulla da fare per contabili o commercialisti.

I documenti sono richiesti per legge come prova che le informazioni incluse nella dichiarazione dei redditi sono accurate. Per mantenere una documentazione completa, dovrai conservare:

• Ricevute
• Estratti conto bancari e delle carte di credito
• Bollette
• Assegni annullati
• Fatture
• Prove di pagamento
• Rendiconti finanziari provenienti da un servizio online o dal tuo contabile
• Dichiarazioni fiscali precedenti

A seconda di dove vivi e del tipo di attività che gestisci, potrebbero esserci altri documenti che sei legalmente tenuto a conservare o ulteriori moduli fiscali da presentare. Parla con un commercialista all’inizio dell’anno fiscale per avere un’idea chiara del modo migliore per conservare i documenti. Una buona regola generale è: se hai dubbi, conservalo. È molto più facile buttare una ricevuta in seguito, una volta sicuro di non averne bisogno, che frugare freneticamente nella raccolta differenziata.

Come conservare i tuoi documenti 

La vecchia scatola da scarpe è un classico cliché per conservare ricevute e documenti, ma non è il sistema più efficace. Una cartellina a soffietto è un passo avanti, ma possono comunque succedere incidenti. Le ricevute cartacee possono essere danneggiate dall’acqua, dal fuoco o da un fedele, anche se eccitabile, amico a quattro zampe. La carta può anche sbiadire nel tempo, soprattutto gli scontrini, e l’ultima cosa che vuoi è aprire la scatola da scarpe al momento delle tasse e trovare molti pezzi di carta bianchi.

Esistono moltissimi servizi disponibili per tracciare e conservare i documenti digitalmente. Scattare foto alle ricevute e caricarle, insieme a bollette e fatture elettroniche, in una cartella Dropbox o Google Docs è la versione online della cartellina a soffietto. Esistono anche molti servizi online pensati specificamente per rendere la conservazione dei documenti il meno complicata possibile:

• ScannerPro ti permette di scansionare le ricevute e scontrini sul tuo iPhone o iPad. Scansiona ricevute, documenti, fatture e altre tipologie di documento in un paio di tocchi.
• Shoeboxed ti permette di scansionare le ricevute e ne organizza digitalmente le informazioni. Ha anche una funzione che genera automaticamente report delle spese.
• Expensify ti permette di scansionare e inviare via email ricevute e documenti elettronici per creare semplici report delle spese.

9. Crea e leggi rendiconti finanziari

I rendiconti finanziari sono report creati a partire dai tuoi libri contabili. Sono un ottimo modo per controllare come sta andando la tua attività, fare previsioni su ricavi e spese futuri e decidere quando investire nella crescita della tua attività.

I rendiconti finanziari possono sembrare intimidatori all’inizio, ma una volta che li avrai compresi apprezzerai la tranquillità che deriva dall’avere una solida padronanza delle finanze della tua attività.

Stato patrimoniale

Un stato patrimoniale è una panoramica istantanea delle tue finanze in un determinato momento. Assomiglia alla pagina dashboard dell’online banking, ma invece di mostrare il conto corrente e il conto di risparmio, mostra attività, passività e patrimonio netto della tua azienda.

In sostanza, uno stato patrimoniale ti mostra la formula Attività = Passività + Patrimonio netto

Nell’esempio della nostra azienda di magliette, un semplice stato patrimoniale potrebbe essere questo:

Novembre 

ATTIVITÀ

Conto bancario: 2.000 €

PASSIVITÀ

Fattura fornitore: 500 €

PATRIMONIO NETTO

Utili non distribuiti: 1.500 €

Dicembre 

ATTIVITÀ

Conto bancario: 6.000 €

PASSIVITÀ

Fattura fornitore: 1.000 €

PATRIMONIO NETTO

Utili non distribuiti: 5.000 €

Bilancio aziendale

Il bilancio aziendale ti permette di analizzare più da vicino il reddito della tua attività, suddividendolo in spese e ricavi, e poi ulteriormente in singole voci. I bilanci aziendali considerano elementi come:

• Ricavi: quanto denaro hai incassato vendendo beni, come una maglietta.
•  Costo del venduto: la somma di denaro spesa per quei beni prima di venderli.
• Spese operative: altri costi associati alla gestione della tua attività, come elettricità, internet, marketing e biglietti da visita.

Puoi usare i valori sopra per calcolare il profitto lordo (ricavi/costo del venduto) e il profitto netto (profitto lordo (profitto lordo/spese operative) 

Il profitto lordo mostra quanto reddito stai generando su specifici articoli. Se il tuo profitto lordo è basso, potresti considerare di aumentare il prezzo di ciascun articolo venduto.

Il margine di profitto netto ti dice quanto reddito sta generando la tua attività dopo le spese e ti dà un quadro della redditività complessiva. È un modo per includere tutte le altre spese sostenute dalla tua attività nel costo del prodotto. Se il profitto netto è basso, potresti dover ridurre le spese operative o aumentare il prezzo del prodotto.

Un semplice bilancio aziendale potrebbe assomigliare a questo:

Ricavi

T-shirts vendute: 4.000 €

Spese

Costo del venduto: 675 €

Utenze: 50 €

Internet: 60 €

Affitto studio: 200 €

Hosting sito web: 15 €

Totale: 1.000 €

Reddito netto: 3.000 €

Gestione del flusso di cassa

La gestione del flusso di cassa mostra quanto denaro liquido la tua attività ha guadagnato o utilizzato durante un periodo specifico. Se usi il metodo contabile per cassa, puoi già vedere quanto denaro hai disponibile. Sebbene sia importante monitorare i ricavi della tua attività, è altrettanto, se non più, importante monitorare il flusso di cassa. Il ricavo è il profitto complessivo che entra nella tua attività nel lungo periodo. Il flusso di cassa è la quantità di denaro liquido a cui hai accesso in un determinato momento. Il flusso di cassa è utile se devi pagare i materiali in anticipo. Anche se genererai molti ricavi dalle vendite, hai comunque bisogno di denaro disponibile per pagare i fornitori.

La finanza aziendale separa il mito dalla matematica

Anche se la tua azienda ha il miglior prodotto del settore e un marketing premiato, può comunque fallire per mancanza di consapevolezza finanziaria. Tenere documenti, libri e contabilità in ordine ti darà un quadro chiaro della salute finanziaria e delle esigenze della tua azienda. Questo, a sua volta, ti permetterà di prendere le decisioni migliori per il futuro della tua impresa.

Che tu proceda da solo o assuma un professionista finanziario, è sempre utile chiedere consiglio ad altri imprenditori di successo nel tuo settore o consultare un buon commercialista.

Sapere come monitorare e gestire le finanze ti darà una tranquillità che compenserà ampiamente le difficoltà che potresti incontrare nell’acquisire questa competenza. E più impari a gestire il denaro, più diventerà facile e intuitivo.