Il concetto di richiedere un pagamento non è certo una novità, ma la fattura moderna ha radici sorprendentemente antiche. Dalle registrazioni cuneiformi in Mesopotamia alle tavolette d'argilla di Atene, le persone inviano richieste di denaro almeno da quando esiste la scrittura.
Per trovare una fattura che assomigli a quelle che potremmo inviare oggi, basta risalire al 1500: il pittore olandese Hieronymus Bosch fatturò al re Filippo il Bello il suo lavoro per Il Giudizio Universale. Non era esattamente un PDF curato, solo un appunto scritto a mano con calcoli approssimativi ai margini, ma funzionò: Bosch incassò 36 libbre e si guadagnò una nota a piè di pagina nella storia della finanza.
Oggi, inviare una fattura è un processo decisamente più preciso e tecnologico. I clienti si aspettano un documento professionale che riporti tutte le informazioni necessarie per effettuare il pagamento. Che tu sia un libero professionista che fattura ai propri clienti o una piccola impresa che deve incassare l'ultima fornitura, ecco come inviare una fattura e ricevere pagamenti puntuali per il tuo lavoro.
Come inviare una fattura in 7 passaggi
- Definisci i termini e le scadenze di pagamento
- Scegli gli strumenti di fatturazione giusti
- Configura un modello di fattura
- Configura i conti per i pagamenti
- Prepara l’email o carica la fattura
- Invia e monitora la ricezione
- Invia promemoria di pagamento
In teoria, inviare una fattura sembra semplice: mandi il conto e il cliente paga. Ma ci sono diversi passaggi nel processo di fatturazione se vuoi dare un'immagine professionale e gestire al meglio la contabilità della tua attività. Segui questi passaggi per inviare fatture che incentivino i tuoi clienti a pagare puntualmente.
1. Definisci i termini e le scadenze di pagamento
Prima di svolgere qualsiasi lavoro o vendere prodotti a un cliente, è fondamentale definire l'accordo di pagamento. L'ideale è che entrambe le parti firmino un contratto che stabilisca i termini di pagamento, in modo da avere tutto chiaro fin dall'inizio. Il contratto dovrebbe specificare l'importo dovuto, la frequenza dei pagamenti e le modalità con cui verranno effettuati.
Per i liberi professionisti, alcuni clienti potrebbero essere disposti a versare un acconto prima dell'erogazione del servizio. La seconda parte del pagamento sarebbe poi dovuta a lavoro completato. Si possono anche prevedere pagamenti rateali legati al raggiungimento di determinati obiettivi intermedi. Altri clienti, invece, pagheranno solo dopo il completamento di tutti i servizi.
Tra i termini di pagamento più comuni troviamo:
- Net 30: pagamento dovuto entro 30 giorni dall'invio della fattura
- Net 60: pagamento dovuto entro 60 giorni dall'invio della fattura
- Immediato: pagamento dovuto alla data di emissione della fattura
Purtroppo, la maggior parte dei liberi professionisti non ha il potere contrattuale per stabilire i propri termini di pagamento e spesso deve adeguarsi alle condizioni imposte dal cliente. Lo stesso vale per i tempi di invio della fattura: sono spesso i clienti a dettare le regole su quando accettano e approvano le fatture.
Per le piccole imprese, invece, si ha più controllo. Molti optano per un ciclo mensile, bimestrale o trimestrale. Altri preferiscono fatturare direttamente al momento della vendita o adottare un approccio basato sul singolo progetto. In ogni caso, definisci con precisione le scadenze di pagamento nel contratto iniziale. Comunica ai tuoi clienti il metodo di pagamento preferito, che si tratti di carta di credito, bonifico bancario o contanti. Sapere in anticipo come intendono pagare ti aiuta a predisporre i tuoi conti e a pianificare eventuali commissioni di elaborazione.
2. Scegli gli strumenti di fatturazione giusti
Una volta definito l'accordo di pagamento, decidi quali strumenti utilizzare per la fatturazione. Il tuo cliente potrebbe già avere un sistema predisposto, ma esistono molti strumenti di contabilità per piccole imprese che possono aiutarti in caso contrario.
Ad esempio, il generatore di fatture online di Shopify crea fatture professionali in pochi semplici passaggi. Basta inserire i dati della tua azienda, quelli del cliente e le voci da fatturare. Lo strumento genera una fattura pronta da inviare.
Questa soluzione è perfetta per fatturazioni occasionali, ma se lavori regolarmente con i clienti potresti aver bisogno di un'app di fatturazione più completa. I migliori strumenti di fatturazione ti permettono di:
- Programmare fatture ricorrenti
- Inviare promemoria di pagamento automatici
- Sincronizzare i dati con il tuo software di contabilità per tenere le finanze sempre aggiornate
3. Configura un modello di fattura
Quando è il momento di preparare una fattura di vendita, ci sono informazioni specifiche che devi includere. Se utilizzi uno strumento di fatturazione, scegli un modello professionale con tutti i campi necessari. Se invece crei un modello personalizzato, assicurati di inserire questi dettagli:
- I dati della tua attività: ragione sociale, numero di telefono, indirizzo e indirizzo email
- I dati del cliente: nome, numero di telefono, indirizzo e indirizzo email
- Data della fattura
- Un numero di fattura univoco
- Un elenco dettagliato dei servizi prestati o dei prodotti consegnati, con il costo di ciascuna voce e l'importo totale dovuto
- Eventuali sconti o imposte applicabili
- Un riepilogo dei termini di pagamento e, se previsti, i link ai portali di pagamento
- La data di scadenza del pagamento
- Eventuali note aggiuntive
Lavorare con un modello ti garantisce di seguire un formato standardizzato senza dover ricominciare da zero ogni volta.
4. Configura i conti per i pagamenti
Come accettare i pagamenti dipende da te, ma molte piccole imprese accettano pagamenti elettronici come carte di credito, carte di debito, Apple Pay e bonifici bancari. Se vuoi seguire questa strada e accettare pagamenti online, avrai bisogno di un gateway di pagamento per raccogliere i dati di pagamento del cliente, di un processore di pagamento per gestire la transazione e di un conto commerciale per ricevere i fondi dalla banca del cliente.
Per fortuna, molte aziende offrono un servizio di elaborazione pagamenti tutto-in-uno, così non devi preoccuparti di trovare ciascun elemento separatamente. Inoltre, se utilizzi software di fatturazione come QuickBooks o FreshBooks, potresti avere opzioni di pagamento integrate che semplificano ulteriormente il processo. Puoi anche accettare pagamenti tramite il tuo account PayPal o altri servizi di pagamento.
5. Prepara l'email o carica la fattura
Con la fattura pronta e il sistema di pagamento configurato, è il momento di decidere se inviare le copie di cortesia delle fatture via email o tramite una piattaforma di fatturazione. Entrambi i metodi funzionano, ma molte aziende preferiscono le piattaforme dedicate perché automatizzano gran parte del processo: basta inserire i dettagli della fattura, selezionare il cliente e il sistema fa il resto.
Se scegli di scrivere un'email, ti basta allegare il PDF della fattura al messaggio. Aggiungi una breve nota che spieghi l'oggetto della fattura. Scrivi in maniera cortese ma concisa: i dettagli importanti sono già tutti nella fattura.
È raro, ma qualcuno invia ancora fatture per posta. Se spedisci una fattura cartacea, assicurati di non dover pagare costi di spedizione aggiuntivi.
6. Invia e monitora la ricezione
Il passaggio più semplice del processo di fatturazione è premere il tasto Invia.
Se utilizzi un software di fatturazione, molti includono la possibilità di monitorare quando il cliente apre la tua richiesta di pagamento. In questo modo sai che la fattura è stata ricevuta e non è finita nella cartella spam. Questi strumenti possono anche mostrare lo stato del pagamento, così sai subito quando la fattura viene pagata.
Se invii le fatture per posta tradizionale, valuta di pagare un supplemento per la conferma di consegna. Questo ti aiuta a verificare che la fattura non sia andata persa.
7. Invia promemoria di pagamento
Anche se la fattura è nelle mani del cliente, il tuo lavoro non è finito. A meno che tu non abbia la fortuna di avere un cliente che paga immediatamente, potresti dover inviare dei solleciti. Questo mantiene la fattura in primo piano e ti aiuta a ricevere il pagamento più rapidamente.
La frequenza dei solleciti dipende dalla scadenza del pagamento e dal rapporto con il cliente. Non vuoi risultare invadente, soprattutto con clienti che in passato hanno sempre pagato puntualmente. Molti liberi professionisti e piccole imprese non sentono la necessità di inviare promemoria finché il pagamento non è effettivamente in ritardo.
Tuttavia, se lavori con un nuovo cliente che non ti ha mai pagato prima, valuta di inviare un'email di promemoria qualche giorno prima della scadenza, soprattutto se non hai ricevuto conferma della ricezione della fattura.
Se alla data di scadenza non hai ancora ricevuto il pagamento, considera di inviare un sollecito a settimana. A questo punto, potresti anche applicare penali per il ritardo, in base alle condizioni stabilite nel contratto. Non avere timore di far valere i tuoi diritti quando è necessario.
Come inviare una fattura: domande frequenti
Come posso creare una fattura in autonomia?
Per inviare una fattura in autonomia puoi utilizzare uno dei vari strumenti di fatturazione disponibili per le aziende e i liberi professionisti. Inserisci tutte le informazioni necessarie, come il numero di fattura univoco, i dati della tua azienda e quelli del destinatario. Poi prepara un elenco dettagliato per ogni prodotto o servizio che stai fatturando. Includi l'importo totale dovuto e i termini di pagamento, quindi invialo al sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate direttamente tramite il software.
Come si invia una fattura in modo professionale?
Per inviare una fattura in modo professionale, scrivi un'email breve e cordiale che spieghi l'oggetto della fattura e la scadenza del pagamento. Allega la copia di cortesia della fattura all'email e concludi con un saluto cortese. Puoi anche semplificare il processo utilizzando una piattaforma di fatturazione che invierà automaticamente la fattura al cliente per tuo conto.
Si può inviare una fattura via email?
In Italia, le fatture devono sempre essere inviate in maniera elettronica al sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Puoi farlo tramite un software dedicato. Dopo aver creato e inviato la fattura tramite il software, puoi inviare una copia di cortesia in PDF via mail al tuo cliente.
Come si sollecita un pagamento senza essere scortesi?
Il tono è fondamentale quando si sollecita un pagamento in ritardo. Mantieni l’educazione e la chiarezza; evita toni accusatori o aggressivi. Ricorda gentilmente l'importo dovuto e le eventuali penali previste dopo un certo periodo di ritardo.
