Parhaat CRM-ohjelmistot pienyrityksille: 5 suosittua vaihtoehtoa

Asiakaskunnan seuranta ja uusien liidien hallinta on keskeistä myynnin kasvattamisessa. Jokainen liidi voi kehittyä pitkäaikaiseksi, kannattavaksi asiakassuhteeksi, ja aiempien tilausten tunteminen auttaa ohjaamaan asiakkaita tekemään uudelleen tilauksia.

Liiketoiminnan kasvaessa kaikkien näiden suhteiden ylläpitämiseen tarvittavien asiakastietojen hallinta voi kuitenkin muuttua hallinnolliseksi painajaiseksi – yksinkertaisen laskentataulukon (tai satojen muistilappujen) ratkaisukyvyn ulottumattomiin.

Tässä kohtaa CRM-järjestelmät tulevat kuvaan. Asiakkuudenhallintajärjestelmät (CRM) ovat paras tapa virtaviivaistaa asiakastietojen hallinta aina tukipyynnöistä tilaushistoriaan ja yhteystietoihin asti. Kun kaikki tiedot ovat yhdessä paikassa, tiimisi voi luoda saumattomia, personoituja kokemuksia liiketoiminnan koosta riippumatta.

Tässä ovat parhaat CRM-ohjelmistot pienyrityksille ja vinkit sopivimman vaihtoehdon valitsemiseen.

Mikä on CRM-järjestelmä?

Asiakkuudenhallintajärjestelmä (CRM) on suunniteltu auttamaan yrityksiä parantamaan asiakassuhteitaan, kasvattamaan myyntiään ja tehostamaan sisäistä toimintaansa. CRM-järjestelmät keräävät ja tallentavat asiakasviestinnän, tiedot ja toiminnan keskitettyyn tietokantaan, mikä korvaa useat laskentataulukot ja sovellukset, joita yritykset usein käyttävät asiakastietojensa seuraamiseen.

CRM-järjestelmää voidaan käyttää asiakkaiden tavoittamisen suunnitteluun, suorituskyvyn analysointiin, liidien hallintaan sekä asiakastuen, markkinoinnin ja myyntiprosessien virtaviivaistamiseen.

CRM-järjestelmän valinta pienyritykselle

1. Tunnista tavoitteesi

Erilaiset CRM-järjestelmät palvelevat erilaisia – joskus hyvin erityisiä – liiketoimintatavoitteita. Tavoitteenasi voi olla:

• Markkinointikeskuksen luominen. Markkinoinnin, palvelun ja myynnin toimintojen helpottaminen yhdestä tietokannasta.
• Tietojen keskittäminen. Kaikkien asiakastietojen integrointi helpottamaan analysointia.
• Yhteistyön edistäminen. Asiakastietojen saatavuus eri osastojen, kuten markkinointi- ja myyntitiimien, välisen viestinnän virtaviivaistamista varten.
• Strategisten havaintojen tarjoaminen. Vertailuarvojen ja parannusehdotusten käyttömahdollisuus.
• Toimialakohtaisten työkalujen käyttö. Yrityksen ainutlaatuisten tarpeiden täyttäminen toimiala- tai tuotekohtaisilla työkaluilla ja valmiilla käyttötapauksilla, jotka on suunniteltu kyseiselle toimialalle.

CRM-järjestelmä palvelee todennäköisesti monenlaisia käyttäjiä ja tiimejä. Arvioidessasi tarpeisiisi sopivaa ratkaisua on hyvä huomioida kaikkien potentiaalisten sidosryhmien tavoitteet. Aseta sitten nämä erityistarpeet tärkeysjärjestykseen ja varmista yleinen sovellettavuus.

2. Määritä CRM-toiminnallisuudet

Ennen ohjelmistotoimittajan valintaa voit laatia toivelistan CRM-toiminnallisuuksista, jossa huomioidaan nämä neljä kategoriaa:

• Organisointityökalut. Yhteystietojen hallintatyökalut keräävät ja järjestävät automaattisesti asiakastiedot, kuten yhteystiedot, ostohistorian ja asiakasviestinnän. Tämä poistaa aikaa vievän manuaalisen tietojen syötön tarpeen. Jotkut tarjoavat myös projektinhallintatoimintoja ja työnkulkujen automaatioita.
• Markkinointityökalut. Markkinointikampanjatyökalut sisältävät markkinoinnin automaatioita, liidien hallintatyökaluja, sähköpostimarkkinoinnin työkaluja ja markkinoinnin analytiikkatyökaluja.
• Myyntityökalut. CRM-ohjelmistot sisältävät usein myynnin ja myyntiputken hallintaratkaisuja, kuten myynnin automaatioita, myynnin analytiikkaa, myyntiennusteita ja kauppojen tekemisen hallintaa. Tämä auttaa myyntitiimiä optimoimaan myyntiprosessit vastaamaan asiakkaiden ostosyklejä.
• Asiakaspalvelutyökalut. CRM-järjestelmät tarjoavat lukuisia työkaluja, jotka on suunniteltu auttamaan asiakaspalvelutiimejä seuraamaan ja parantamaan asiakassuhteita. Monet järjestelmät mahdollistavat asiakaspyyntöjen vastaanottamisen ja niihin vastaamisen sekä tarjoavat asiakaspalvelun analytiikkaa ja sisäänrakennettuja asiakaspalvelun automaatioita.
• Analytiikka- ja raportointityökalut. Kun asiakastiedot ovat yhdessä paikassa, hyvät CRM-järjestelmät tarjoavat mahdollisuuden analysoida myyntisuppiloja ja asiakasryhmiä yksityiskohtaisesti.

3. Huomioi teknologiabudjettisi

CRM-järjestelmän hinnoittelu voi olla monimutkaista. Jotkut CRM-toimittajat veloittavat kiinteän hinnan kaikista CRM-ominaisuuksista, toiset tarjoavat pakettialennuksia ja toiset veloittavat lisämaksuja eri CRM-työkaluista. Monet tarjoavat porrastetun hinnoittelun, jossa huomioidaan käyttäjien määrä.

Budjetin tunteminen ja tarkan käyttötarkoituksen määrittäminen auttavat valitsemaan tarpeita vastaavan CRM-toimittajan.

Viisi suosittua CRM-ohjelmistoa pienyrityksille

Monet CRM-järjestelmät on suunniteltu tukemaan yrityksiä eri kasvuvaiheissa. Pienyritykset valitsevat usein käyttäjäystävällisiä, edullisia CRM-palveluita, jotka tarjoavat mahdollisuuksia skaalautua tai lisätä CRM-ominaisuuksia ajan myötä.

Nämä viisi pienyritysten CRM-järjestelmää ovat suosittuja vaihtoehtoja helppokäyttöisyytensä, hintansa ja ominaisuuksiensa vuoksi.

1. Pipedrive

Pipedrive on myynnin ja myyntiputken hallintaan keskittyvä pienyritysten CRM-ohjelmisto. Vuonna 2010 Virossa perustettu Pipedrive tarjoaa sähköpostimarkkinoinnin sekä liidien ja myynnin hallinnan työkaluja maailmanlaajuisesti yli 100 000 asiakkaalle.

Hyödyt

Pipedrive tarjoaa kattavat myynnin hallintatyökalut, kuten myynnin analytiikan, myyntiennusteet ja visuaalisen myyntiputken, joka on graafinen esitys siitä, missä vaiheessa ostoprosessia myyntiprospektit ovat. Pipedrive kertoo ylpeänä tarjoavansa luokkansa parasta asiakastukea ja monia premium-ominaisuuksiaan edullisemmissa sopimuksissa. Etuihin kuuluu:

• käyttäjäystävällinen käyttöliittymä
• tuki ympäri vuorokauden
• yli 275 sovellusta ja kolmannen osapuolen integraatiota
• 14 päivän ilmainen kokeilujakso

Haitat

Pipedrive ei ole ensisijaisesti asiakaspalveluun eikä markkinointiin keskittynyt CRM-ohjelmisto. Sen sähköpostimarkkinointitoiminnot eivät myöskään sisällä natiivialustaa, joten integrointi kolmannen osapuolen järjestelmään, kuten Mailchimpiin, on välttämätöntä.

• ei ole markkinointi- eikä asiakaspalvelualusta
• ei sisäistä sähköpostialustaa

Hinnoittelu

Pipedrive tarjoaa neljä maksullista sopimusta, joiden kustannukset lasketaan käyttäjää ja kuukautta kohden:

• Lite-sopimus maksaa 14 € käyttäjää kohden kuukaudessa
• Growth-sopimus maksaa 39 € käyttäjää kohden kuukaudessa
• Premium-sopimus maksaa 59 € käyttäjää kohden kuukaudessa
• Ultimate-sopimus maksaa 79 € käyttäjää kohden kuukaudessa

Pipedrive tarjoaa myös 14 päivän ilmaisen kokeilujakson kaikille sopimuksille eikä vaadi luottokorttitietoja kokeilun aloittamiseen.

2. Freshsales

Freshsales on Freshworksin, Kaliforniassa toimivan ohjelmistoyrityksen, alaosasto. Vuonna 2010 perustettu Freshworks on kehittänyt työpaikkojen ohjelmistoratkaisuja, kuten myynnin, asiakaspalvelun ja markkinoinnin CRM-järjestelmiä sekä chat-, henkilöstöhallinto- ja IT-hallintaohjelmistoja.

Pipedriven tavoin Freshsales on suunniteltu auttamaan myyntiryhmiä luomaan ja hoitamaan liidejä. Se palvelee erikokoisia yrityksiä, mutta sitä käyttävät yleisimmin 5–10 työntekijän yritykset. Freshsalesin asiakkaisiin kuuluu muun muassa Dyson, Klarna ja Blue Nile.

Hyödyt

Freshsales tarjoaa suuryritystasoisia ominaisuuksia edulliseen hintaan, ja alusta tunnetaan käyttäjäystävällisestä käyttöliittymästään. Ominaisuudet on suunniteltu tukemaan myyntitoimintoja ja sisältävät myyntiennusteita, myynnin analytiikkaa ja mukautettavia verkkolomakkeita kävijätietojen keräämiseen. Etuihin kuuluu:

• saatavilla ilmainen sopimus
• automaatiot ja tekoälytyökalut
• Freshworks- ja kolmannen osapuolen integraatioiden tuki
• 21 päivän ilmainen kokeilujakso
• Google Workspace -integraatio

Haitat

Freshworksin asiakaspalvelun CRM-ohjelmisto myydään Freshdeskina ja markkinoinnin CRM-ohjelmisto Freshmarketerina. Freshsales integroituu näihin CRM-järjestelmiin, mutta Freshsales sellaisenaan ei tarjoa edistyneitä asiakaspalvelun eikä markkinoinnin CRM-ominaisuuksia. Freshsales tarjoaa myös vähemmän integraatioita kuin jotkut kilpailijansa. Yritys tarjoaa 17 natiivi-integraatiota (kuten Google Workspace) ja 19 kolmannen osapuolen integraatiota.

• ei suunniteltu asiakaspalvelu- eikä markkinointitoimintoihin
• ei raportointia ilmaisessa sopimuksessa
• vähemmän integraatioita kuin joillakin kilpailijoilla
• ei ympärivuorokautista tukea

Hinnoittelu

Freshsales tarjoaa ilmaisen sopimuksen ja kolme maksullista sopimusta, joista kukin laskutetaan käyttäjää ja kuukautta kohden:

• Growth-sopimus maksaa 9 € käyttäjää kohden kuukaudessa
• Pro-sopimus maksaa 39 € käyttäjää kohden kuukaudessa
• Enterprise-sopimus maksaa 59 € käyttäjää kohden kuukaudessa

Freshsales tarjoaa myös 21 päivän ilmaisen kokeilujakson eikä vaadi luottokorttitietoja kokeilun aloittamiseen.

3. HubSpot

HubSpot on Massachusettsissa toimiva ohjelmistoyritys, joka keskittyy erikokoisten ja eri kehitysvaiheissa olevien yritysten myynti-, markkinointi- ja asiakaspalvelusovelluksiin. Sen asiakkaisiin kuuluu muun muassa Walmart, GE Appliances ja Yhdysvaltain ilmavoimat.

HubSpot tarjoaa ilmaisen CRM-ohjelmiston ja kolme maksullista CRM-alustaa: Marketing Hub, Sales Hub ja Service Hub. HubSpot tarjoaa myös sisällönhallintajärjestelmän (CMS Hub) ja toimintaohjelmiston (Operations Hub).

Hyödyt

HubSpotin intuitiivinen, käyttäjäystävällinen suunnittelu tekee siitä suositun valinnan pienyritysten omistajille. HubSpot Academy tarjoaa ilmaista verkkokoulutusta ja sertifikaatteja markkinoinnissa, myynnissä ja asiakaspalvelussa, kun taas HubSpot Community tarjoaa yrityksen moderoiman ohje- ja keskustelufoorumin. Etuihin kuuluu:

• saatavilla ilmainen sopimus
• alennus pakettituotteista
• koulutustyökaluja
• käyttäjäystävällinen käyttöliittymä
• yli tuhat natiivi- ja kolmannen osapuolen integraatiota
• 14 päivän ilmainen kokeilujakso

Haitat

HubSpot Sales Hub tarjoaa vähemmän edistynyttä analytiikkaa kuin jotkut kilpailijansa, ja alustan käyttäjäystävällisen käyttöliittymän myötä mukautusvaihtoehtoja on vähemmän. HubSpotin haittoja ovat:

• rajalliset mukautusvaihtoehdot ilman pääsyä lähdekoodiin
• vähemmän edistynyt myynnin analytiikka kuin joillakin kilpailijoilla
• ilmaisen sopimuksen toiminnallisuus on rajallinen
• ilmaiselle CRM:lle ja Starter-sopimuksille ei tarjolla ympärivuorokautista tukea

Hinnoittelu

HubSpot tarjoaa ilmaisen CRM-ohjelmiston ja kolme maksullista sopimusta: Starter, Professional ja Enterprise. HubSpot Suite sisältää Sales Hubin, Service Hubin, Marketing Hubin, sisällönhallintajärjestelmän (Content Hub) ja toimintaohjelmiston (Operations Hub). CRM-paketit hinnoitellaan seuraavasti:

• Starter-sopimus maksaa 9 € kuukaudessa yhdelle käyttäjälle
• Professional-sopimus maksaa 792 € kuukaudessa kolmelle käyttäjälle
• Enterprise-sopimus maksaa 3 300 € kuukaudessa viidelle käyttäjälle

4. Salesforce

Salesforce on Kaliforniassa toimiva ohjelmistoyritys, joka tarjoaa yrityksille myynti-, asiakaspalvelu-, markkinointi- ja analytiikkatuotteita. Salesforce on yksi maailman suurimmista teknologiayrityksistä. Sen asiakkaisiin kuuluu muun muassa Spotify, Amazon Web Services, Toyota ja Macy's.

HubSpotin tavoin Salesforce tarjoaa kolme erillistä CRM-tuotetta: Sales Cloud, Marketing Cloud ja Service Cloud. 20-vuotisen historiansa aikana Salesforce on myös hankkinut useita kilpailijoita ja ohjelmistotoimittajia, kuten Slackin, Pardotin, Mulesoftin, Rebelin ja Quipin.

Hyödyt

Salesforce CRM tunnetaan luokkansa parhaista raportointi- ja myyntiennustekyvyistä ja järjestelmän visuaalisista myyntiputkista. Käyttäjät saavat Salesforcen koodin käyttöoikeuden, mikä mahdollistaa laajan mukauttamisen. Etuihin kuuluu:

• edistynyt analytiikka
• laajennetut ohjelmistovaihtoehdot Salesforcen hankkimien yritysten kautta
• laajat mukautusvaihtoehdot
• yli 2 500 natiivi- ja kolmannen osapuolen integraatiota
• ilmainen kokeilujakso

Haitat

Salesforce maksaa enemmän kuin monet kilpailijansa, ja sen käyttöönottoa pidetään usein monimutkaisempana. Salesforce ei myöskään tarjoa pakettihinnoittelua, eivätkä kaikki CRM-ominaisuudet sisälly sen perussopimuksiin: esimerkiksi lähtevien puheluiden ohjelmisto maksaa erikseen. Salesforcen haittoja ovat:

• monimutkaisempi käyttöönotto
• kalliimpi
• monet ominaisuudet maksavat erikseen
• asiakaspalvelu ympäri vuorokauden vain premium-sopimuksille
• vähemmän käyttäjäystävällinen kuin jotkut kilpailijat

Hinnoittelu

Salesforcen hinnoittelu riippuu useista muuttujista. Salesforce Sales Cloud ja Salesforce Service Cloud sisältävät viisi maksullista sopimustyyppiä. Sopimukset hinnoitellaan seuraavasti:

• Starter-sopimus maksaa 25 € käyttäjää kohden kuukaudessa
• Pro-sopimus maksaa 100 € käyttäjää kohden kuukaudessa
• Enterprise-sopimus maksaa 175 € käyttäjää kohden kuukaudessa
• Unlimited-sopimus maksaa 350 € käyttäjää kohden kuukaudessa
• Agentforce 1 Sales -sopimus maksaa 550 € käyttäjää kohden kuukaudessa

Salesforce Marketing Cloud sisältää yhdeksän yksittäistä tuotetta ja maksaa 25 eurosta 20 000 euroon kuukaudessa vaihtelevilla toiminnallisuuksilla.

5. Capsule

Capsule on myyntiin keskittyvä CRM-ohjelmisto, joka tarjoaa analytiikka-, raportointi-, sähköposti- ja projektinhallintatyökaluja. Capsulen on kehittänyt brittiläinen ohjelmistoyritys Zestia, ja se panostaa erityisesti startup-yritysten sekä pienten ja keskisuurten yritysten palvelemiseen. Asiakkaisiin kuuluu muun muassa brittiläinen suunnittelutoimisto Sookio ja kahvinpaahtimo HASBEAN.

Hyödyt

Capsule tarjoaa vahvemman projektinhallinnan kuin monet muut myyntiin keskittyvät CRM-järjestelmät. Se tunnetaan myös visuaalisesta myyntiputkestaan ja integroitumisesta suosittuihin työkaluihin, kuten Google Workspaceen. Etuihin kuuluu:

• saatavilla ilmainen sopimus
• projektinhallintatoiminnot
• yli 50 kolmannen osapuolen integraatiota
• 30 päivän ilmainen kokeilujakso

Haitat

Capsulen analytiikkatyökalut ovat vähemmän edistyneitä kuin joillakin kilpailijoilla, ja ilmainen sopimus sisältää vain 250 yhteystiedon rajan. Capsulen ilmainen sopimus ei myöskään tarjoa ollenkaan myynnin raportointiominaisuuksia.

• analytiikkatyökalut ovat vähemmän edistyneitä kuin joillakin kilpailijoilla
• 250 yhteystiedon raja ilmaisessa sopimuksessa
• ei raportointia ilmaisessa sopimuksessa
• ei ympärivuorokautista asiakastukea

Hinnoittelu

Capsule tarjoaa ilmaisen sopimuksen ja kolme maksullista sopimusta, joista kukin laskutetaan käyttäjää ja kuukautta kohden:

• Starter-sopimus maksaa 15 € käyttäjää kohden kuukaudessa
• Growth-sopimus maksaa 28 € käyttäjää kohden kuukaudessa
• Advanced-sopimus maksaa 49 € käyttäjää kohden kuukaudessa