E-Commerce-Buchhaltung für kleine Unternehmen: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Du hast dein E-Commerce-Unternehmen nicht gegründet, um dich mit Buchhaltung und Kontenverwaltung zu beschäftigen. Du möchtest deine Produkte verkaufen, Kund:innen bedienen und damit Geld verdienen. Doch trotzdem ist die E-Commerce-Buchhaltung ein notwendiger und wichtiger Teil deiner Unternehmertätigkeit, um deine Finanzen in Ordnung und übersichtlich zu halten.

E-Commerce-Buchhaltung ist der Prozess der Erfassung und Verwaltung aller finanziellen Transaktionen deines Unternehmens, einschließlich Verkäufe, Einkäufe und Zahlungen. Buchhalter:innen erfassen alle Kosten und Einnahmen, um Unternehmen dabei zu unterstützen, fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen.

Ziel der Buchhaltung ist es, das finanzielle Bild deines Unternehmens zu verdeutlichen, deine Konten auszugleichen und das Cashflow-Management strategisch zu verbessern. Sie hilft dir dabei, zu verstehen, wohin dein Geld fließt, damit du fundierte Entscheidungen treffen kannst.

Selbst wenn du Erfahrung mit der Buchhaltung hast, gibt es einige wichtige Nuancen der E-Commerce-Buchhaltung, die du beachten solltest. Hier erfährst du, wie die E-Commerce-Buchhaltung funktioniert, welche Tools dich dabei unterstützen und welche häufigen Fehler du vermeiden solltest.

E-Commerce-Plattformen und Buchhaltung

Das Schöne am E-Commerce ist die Fülle an verfügbaren Plattformen, auf denen du deine Produkte verkaufen kannst. Unabhängig von deiner E-Commerce-Plattform solltest du deine E-Commerce-Buchhaltung im Blick behalten. Ob Shopify, BigCommerce, WooCommerce oder Adobe Commerce – du solltest alle Einnahmen, Ausgaben und relevanten Steuern im Blick behalten.

Viele E-Commerce-Plattformen bieten Funktionen, die dich bei der E-Commerce-Buchhaltung unterstützen. Dazu gehören beispielsweise die Verfolgung von Lagerbeständen und Umsatzsteuern. Zwar übernehmen diese Plattformen nicht die Steuererklärung für dich, sie helfen dir aber dabei, steuerliche Verpflichtungen im Blick zu behalten und den korrekten Steuerbetrag zu berechnen. Dadurch gestaltet sich das Anfertigen der Steuererklärung deutlich einfacher.

E-Commerce-Plattformen berechnen häufig Händlergebühren. Diese stellen einen besonderen Aspekt der E-Commerce-Buchhaltung dar, den Online-Händler:innen im Blick behalten sollten.

Die Händlergebühr variiert je nach verwendeter Plattform. Es sind genau diese Details, die du bei der Nutzung deiner E-Commerce-Plattform im Hinterkopf behalten musst. Glücklicherweise gibt es viele Lösungen für Buchhaltungssoftware, die sich in E-Commerce-Plattformen integrieren lassen und die Verwaltung deiner Verkäufe und Ausgaben erleichtern.

Best Practices für die Buchhaltung auf E-Commerce-Plattformen

Die E-Commerce-Buchhaltung ist ein integraler Bestandteil deines Geschäfts, unabhängig von der Plattform, auf der du deine Produkte verkaufst. Hier sind einige Best Practices, die du beachten solltest:

• Verknüpfe deinen Shop mit deiner Buchhaltungssoftware: Die meisten E-Commerce-Plattformen lassen sich mit einer speziellen Buchhaltungssoftware verbinden oder bieten auch ergänzende Anwendungen. Das erleichtert die Verwaltung von Umsatzsteuern und die Vorbereitung deiner Steuererklärung, da Shop und Software nahtlos zusammenarbeiten.
• Konfiguriere Steuervorschriften: Richte die Steuerstandorte in deinem Shop ein, damit die Plattform weiß, wo sie entsprechende Steuern zu deinen Verkäufen hinzufügen muss und wo nicht. So lassen sich Bestellungen effizienter verarbeiten und du stellst sicher, dass Steuern dort berechnet werden, wo eine entsprechende Verpflichtung besteht.
• Gleiche deine Konten regelmäßig ab: Egal, welche Plattform du nutzt, sie bietet eine Funktion, mit der du ein Protokoll aller bisherigen Verkäufe herunterladen kannst. Es ist wichtig, diese Berichte herunterzuladen, zu überprüfen und regelmäßig abzugleichen.
• Verwalte Rücksendungen und Rückbuchungen: Behalte Rücksendungen und Rückbuchungen im Auge, da sie sich auf die Zahlen in deinen Buchhaltungskonten auswirken.
• Verfolge andere Ausgaben: Die E-Commerce-Plattform, die du verwendest, verwaltet keine externen Ausgaben wie Personalkosten, Produktion oder Werbung. Es liegt daher an dir, diese Ausgaben anderweitig im Auge zu behalten oder ggf. manuell hinzuzufügen.
• Automatisiere den Workflow: Erleichtere dir die Arbeit, indem du deine E-Commerce-Buchhaltung automatisierst.

Umsatzsteuer und Buchhaltung

Die Umsatzsteuer wird zum Einzelhandelspreis jedes Online-Verkaufs hinzugefügt und beim Checkout abgerechnet.

Es ist wichtig, dass du die Umsatzsteuer erhebst, wenn dein Unternehmen in Deutschland tätig ist oder eine Präsenz in anderen EU-Ländern hat, wo das Erheben der Umsatzsteuer obligatorisch ist. Die steuerliche Präsenz deines Unternehmens in einem Land wird als Nexus bezeichnet. Für jeden Nexus, den dein Unternehmen hat, bist du verpflichtet, Umsatzsteuer zu erheben.

Wie du mit der Umsatzsteuer innerhalb deiner E-Commerce-Buchhaltung umgehst:

• Identifiziere, wo du einen Nexus hast: Dein E-Commerce-Unternehmen kann in einem Land oder einer Region umsatzsteuerpflichtig werden, wenn du dort Verkäufe erzielst, Lagerbestände hast, Mitarbeitende beschäftigst oder selbst dort ansässig bist. Eine Umsatzsteuerpflicht kann auch entstehen, wenn du bestimmte Umsätze erreichst. Je nach Land oder Region können zudem zusätzliche Umsatzsteuerregelungen gelten, die auch für Unternehmen mit Sitz im Ausland relevant sind.
• Bestimme, welche Produkte steuerpflichtig sind: Deine Produkte erfordern mitunter unterschiedliche Steuersätze in verschiedenen Ländern. Überprüfe die offiziellen Websites jedes Landes, um zu bestimmen, welche Produkte steuerpflichtig sind und in welcher Höhe. Einige Produkte sind z. B. überhaupt nicht steuerpflichtig oder werden nur zu bestimmten Zeiträumen besteuert.
• Registriere dein Unternehmen: Stelle sicher, dass du die geltenden Vorschriften einhältst, indem du dich in jedem Land, in dem ein wirtschaftlicher Nexus besteht, für die Umsatzsteuer registrierst. Je nach Land benötigst du möglicherweise zusätzlich eine Gewerbe- oder Verkaufsgenehmigung, um dort an Kund:innen verkaufen zu können.
• Erhebe Umsatzsteuer: Füge die Umsatzsteuer zu jedem Kauf hinzu. Deine E-Commerce-Plattform sollte sie automatisch beim Checkout dazu addieren, wenn du dies entsprechend eingerichtet hast.
• Reiche eine Steuererklärung ein: Erstelle und reiche deine Steuererklärung vor dem Fristende in den entsprechenden Ländern ein, in denen du umsatzsteuerpflichtig bist.

So berechnest du die Umsatzsteuer und erfasst sie in deiner E-Commerce-Buchhaltung

Damit du weißt, wie viel Umsatzsteuer du berechnen und abführen musst, solltest du zuerst deinen Umsatzsteuersatz festlegen.

In Deutschland beträgt der reguläre Umsatzsteuersatz 19 %, während der ermäßigte Satz für bestimmte Waren 7 % beträgt. Um den Umsatzsteuerbetrag zu erhalten, multiplizierst du den passenden Prozentsatz mit deinem Verkaufsbetrag.

Hier ist die Formel:

Verkaufspreis x Umsatzsteuersatz = Umsatzsteuer

Und hier ist ein Beispiel für die Verwendung der Formel:

Du hast einen Artikel für 100 € verkauft und dein Umsatzsteuersatz beträgt 19 %:

0,19 x 100 € = 19 €

Der Umsatzsteuerbetrag würde 19 € betragen, sodass der Endpreis des Artikels 119 € wäre.

Es ist wichtig, die Umsatzsteuer korrekt in deinem Kontenplan zu erfassen. So behältst du den Überblick darüber, wie viel Geld du für Steuern auf deinem Bankkonto zurücklegen solltest.

Eine Möglichkeit, die Umsatzsteuer in deiner Buchhaltung zu verbuchen, besteht darin, den eingenommenen Betrag deinem Geschäftskonto zu belasten und entsprechend zu erfassen. Gleichzeitig schreibst du ihn deinen Umsatzerlösen und dem Konto für deine Umsatzsteuerschuld gut.

Lagerverwaltung und Buchhaltung

Die Lagerverwaltung ist ein wichtiger Teil des Buchhaltungsprozesses, da dein Lager als Vermögenswert betrachtet wird mit entsprechendem Wert.

Eine kontinuierliche und geordnete Verwaltung deines Lagers sorgt für einen transparenten Überblick darüber, wie viel Lagerbestand du hast, wie viel du benötigst und welche neuen Verkaufstrends sich abzeichnen. Es ermöglicht dir auch vorherzusagen, wann du deine Bestände wieder auffüllen, Vorräte bestellen und gegebenenfalls deine Preisstrategie anpassen solltest.

Wie du Lagerbestände innerhalb deiner E-Commerce-Buchhaltung verwaltest

Inventarisiere dein Lager monatlich oder vierteljährlich. So stellst du sicher, dass alles aktuell bleibt. Das ist besonders wichtig, wenn du Rücksendungen bearbeitest oder Lager an mehreren Standorten hast.

Dein Lager wird in deiner E-Commerce-Buchhaltung über die Kosten der verkauften Waren erfasst. Die Berechnung kann auf verschiedene Weise erfolgen.

First-in-first out (FIFO)

Beim First in, first out gehst du davon aus, dass zuerst gekaufte oder produzierte Artikel auch zuerst verkauft oder verwendet werden. Mit diesem System wird der älteste Lagerbestand zuerst als verkauft erfasst, bevor neuere Bestände berücksichtigt werden. Bei der Berechnung der Kosten der verkauften Waren werden die Kosten des ältesten Lagerbestands verwendet, um die Rentabilität zu ermitteln.

Last in, first out (LIFO)

Beim Last in, first out gehst du davon aus, dass du zuletzt erworbene Lagerbestände zuerst verkaufst. Bei der Berechnung der Kosten der verkauften Waren werden die Kosten der neuesten Lagerbestände verwendet, um die Rentabilität zu bestimmen. Da die Materialkosten steigen, wird angenommen, dass die zuletzt erworbenen Artikel mehr kosten und daher weniger profitabel sind.

Durchschnittskostenbewertung

Bei dieser Methode werden die durchschnittlichen Kosten aller verkauften Lagerartikel berechnet, unabhängig davon, wann du sie gekauft hast. Diese Durchschnittskosten werden dann auf dein gesamtes Lager angewendet.

Wie du die Kosten deiner verkauften Waren berechnest und dein Lager abgleichst

Du kannst die Kosten der verkauften Waren berechnen, indem du die Kosten deines Anfangsbestands und deine Einkäufe innerhalb eines bestimmten Zeitraums zusammenrechnest. Ziehe anschließend die Kosten des Lagerbestands am Ende dieses Zeitraums ab, um den entsprechenden Wert zu erhalten.

Hier ist die Formel für eine einfache Berechnung:

(Anfangslager + Käufe) – Endlager = Kosten verkaufte Waren

Es ist wichtig zu beachten, dass sich die Kosten der verkauften Waren von deinen Betriebsausgaben unterscheiden. Betriebsausgaben sind Kosten, die nicht direkt mit der Herstellung deiner Produkte zusammenhängen. Auch wenn beide von deinem Gesamtumsatz abgezogen werden, solltest du sie getrennt erfassen.

Zahlungsabwicklungsgebühren und Buchhaltung

Der Online-Verkauf beinhaltet, dass du eingehende Zahlungen mit Hilfe eines integrierten Zahlungsdienstleisters oder externe Software verarbeitest. Oft fällt für jede verarbeitete Zahlung eine Gebühr an, die du erfassen und berücksichtigen musst.

Der von dir verwendete Zahlungsdienstleister sollte ein Protokoll für die anfallenden Gebühren jeder Zahlung führen. Wenn du mit unterschiedlichen Zahlungsdienstleistern für Käufer:innen an verschiedenen Standorten arbeitest, ist es wichtig, alle Gebühren zusammenzuführen, um einen Gesamtbetrag zu ermitteln.

Beachte außerdem, dass Zahlungsabwicklungsgebühren eine abzugsfähige Geschäftsausgabe sind.

Wie du Zahlungsabwicklungsgebühren kategorisierst

Die meisten E-Commerce-Unternehmen kategorisieren Zahlungsabwicklungsgebühren als Kosten verkaufter Waren, da sie direkt mit den Verkaufskosten verbunden sind. Du musst diese Gebühren von deinem Einkommen abziehen, um deine Bruttomarge berechnen zu können.

Die Formel lautet wie folgt:

Einkommen - (Kosten verkaufter Waren + Zahlungsabwicklungsgebühren) = Bruttogewinn

Finanzberichte und Buchhaltung

Finanzberichte bieten eine Momentaufnahme deiner Einnahmen, Ausgaben, Rentabilität sowie Schulden deines Unternehmens und sind ein integraler Bestandteil der E-Commerce-Buchhaltung.

Finanzberichte sind wichtig, weil sie dir helfen, die finanzielle Gesundheit deines Unternehmens zu verstehen. Du siehst, wie viel Geld du für Reinvestitionen ins Unternehmen zur Verfügung hast, wie viel du dir selbst auszahlen kannst und welche weiteren Verbindlichkeiten bestehen.

Finanzberichte sind zudem eine großartige Ressource für potenzielle Investor:innen, die die Finanzen deines Unternehmens über einen gewissen Zeitraum hinweg einsehen können.

Die E-Commerce-Buchhaltung ist eine Möglichkeit, deine finanziellen Transaktionen zu speichern und zu organisieren. Sie bietet Einblicke in deine Soll- und Habenbuchungen und die allgemeine Gesundheit deines Unternehmens sowie die Erstellung von Finanzprognosen. Die gesammelten und gespeicherten Informationen können dann in wichtige Finanzberichte umgewandelt werden, wie z. B. Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Bilanzen.

Gewinn- und Verlustrechnungen heben die Einnahmen, Kosten und Ausgaben hervor, die dein Unternehmen während eines bestimmten Zeitraums hatte, während eine Bilanz deine Vermögenswerte und Verbindlichkeiten zu einem bestimmten Zeitpunkt illustriert.

Häufige Fehler in der E-Commerce-Buchhaltung

Die E-Commerce-Buchhaltung kann am Anfang kompliziert erscheinen. Es gilt viel zu beachten und mitunter musst du komplexe Formeln anwenden. Dies führt oft zu Fehlern. Einige der häufigsten Fehler, die kleine Unternehmen machen, sind:

• Alles manuell eingeben: Die manuelle Eingabe von Daten kann zu Duplikaten und unvermeidlichen Fehlern führen. Es ist zeitaufwändig und mühsam, alle Berechnungen regelmäßig durchzuführen.
• Internationale Steuerstandards nicht erfüllen: Steuergesetze variieren weltweit, und viele E-Commerce-Unternehmen versäumen es zu überprüfen, ob sie konform der geltenden Standards handeln, weil sie im Wesentlichen online operieren.
• Ungenaue Lagerbestände führen: Ein Fehler in der Lagerverwaltung kann zu anderen Problemen führen und deine Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Cashflow-Prognosen beeinträchtigen.
• Transaktionen nicht mit Buchhaltungssoftware synchronisieren: Wenn du deine E-Commerce-Plattform nicht mit deiner Buchhaltungssoftware synchronisierst, können Transaktionen verloren gehen. Das macht es schwieriger, den vollständigen finanziellen Überblick zu behalten.
• Umsatzsteuer falsch handhaben: Die Umsatzsteuer ist einer der komplexesten Bestandteile beim Betreiben eines Online-Geschäfts. Daher ist es kein Wunder, dass viele Marken Schwierigkeiten haben, den richtigen Betrag zur richtigen Zeit zu übermitteln.
• Unorganisierte Kontenführung: Deine Konten können schnell unübersichtlich werden, wenn zu viele Personen daran arbeiten. Es kann zu doppelten Einträgen, Fehlern oder unbeachteten Buchungen kommen.
• Konten selten abgleichen: Buchhaltung ist keine spaßige Aufgabe, weshalb viele Unternehmen sie immer wieder aufschieben.

Wie du diese Fehler vermeidest und deine Buchhaltungsunterlagen akkurat führst

• Verwende spezielle Buchhaltungssoftware: Die Integration von Software, die automatisch deine finanzielle Gesundheit illustriert, speichert und darüber berichtet, spart dir wertvolle Zeit und reduziert die Fehlerwahrscheinlichkeit.
• Hole dir eine:n Buchhalter:in: Wenn Zahlen nicht dein Ding sind, stelle jemanden ein, der dir hilft. Ein:e vertrauensvolle:r Buchhalter:in kann deine Fragen beantworten und deine Buchhaltung aktuell halten.
• Buchhaltung regelmäßig abgleichen: Stelle sicher, dass deine Buchhaltung regelmäßig auf dem neuesten Stand ist. Gleiche sie vierteljährlich oder noch besser monatlich ab.
• Die Umsatzsteuer verstehen: Es ist ein kompliziertes Thema, aber wenn du die Zusammensetzung der Umsatzsteuer verstehst, stellst du sicher, dass du konform der geltenden Vorgaben arbeitest und Bußgelder und andere Gebühren vermeidest.
• Verwende einen Kontenplan: Ein Kontenplan ist ein System zur Strukturierung deiner Buchhaltungsunterlagen. Er bildet die Grundlage für eine saubere Buchhaltung und hilft dir, dein Budget im Blick zu behalten. Das ist besonders wichtig, wenn sich dein Unternehmen im Wachstum befindet.
• Sei konsistent mit deiner Buchhaltung: Egal, ob du das doppelte Buchhaltungssystem oder das einfache Buchhaltungssystem verwendest: Stelle stets sicher, dass du beide Systeme konsistent hältst.

Tools für die E-Commerce-Buchhaltung

Es gibt eine Fülle von hilfreichen Tools für die E-Commerce-Buchhaltung, um deine Buchhaltung adäquat und unabhängig von deiner Erfahrung zu führen und deine Finanzen im Griff zu behalten.

Die besten Tools für die E-Commerce-Buchhaltung

Wenn du deine Online-Buchhaltung einfacher gestalten willst, gibt es je nach Bedarf deines Unternehmens verschiedene Tools, die du nutzen kannst:

• A2X: Diese App bucht automatisch Shopify-Shop-Verkäufe in Xero oder QuickBooks und gleicht deine Auszahlungen ab, damit du sehen kannst, dass alles korrekt verbucht wurde. A2X genießt bei Hunderten führender E-Commerce-Buchhaltungsfirmen Vertrauen.
• FreshBooks: Diese cloudbasierte Buchhaltungssoftware hilft dir, Shopify-Bestellungen in FreshBooks basierend auf drei Objekten zu verwalten: Artikel, Rechnungen und Zahlungen. Das Tool integriert dein Shopify-Lager für das gesamte Lagermanagement und aktualisiert finanzielle Informationen automatisch.
• QuickBooks: Wenn du Shopify mit QuickBooks integrierst, werden deine Bestellungen, Lagerbestände, Kund:innen und Versand automatisch aktualisiert. Du kannst QuickBooks nutzen, um E-Commerce-Bestellungen gesammelt als Buchungssätze oder detailliert auf Bestellebene zu erfassen und mit anderen E-Commerce-Marktplätzen wie Etsy und Amazon zu synchronisieren.

Die Buchhaltung ist der Schlüssel für das Wachstum kleiner Unternehmen

Ob du deine Buchhaltung selbst machst oder eine:n zertifizierte:n Buchhalter:in beauftragst, es ist entscheidend, dass du verstehst, wie das Geld durch dein Unternehmen fließt.

Auch wenn du wenig Erfahrung in der Buchhaltung hast, bekommst du direkten Zugriff auf deine gesamten Finanzen. Das gibt dir eine starke Basis, um fundierte Entscheidungen für die Zukunft deines Unternehmens zu treffen.

Auch wenn externe Hilfe und Beratung wertvoll sind, solltest du deine Zahlen gut verstehen, unabhängig davon, wer deine Finanzen verwaltet.