Fulfillment pro e-shopy: jak vypočítat náklady + kalkulačka

Každý rok přepraví doručovací společnosti po celém světě miliardy balíků – jen v Evropě jde o více než 10 miliard zásilek ročně. Firmy v České republice přepraví cca 650 milionů balíků ročně, přičemž objemy díky rozvoji e-commerce dlouhodobě rostou. Evropské firmy ročně utratí za logistiku a dopravu stovky miliard EUR, přičemž se jedná pouze o část celkových nákladů na plnění objednávek (tzv. fulfillment), které zahrnují skladování, balení a manipulaci se zbožím.

Pokud provozujete internetový obchod, přeprava a plnění objednávek pravděpodobně tvoří významnou část vašeho rozpočtu. Data z evropského trhu ukazují, že obchodníci na dopravu vynakládají v průměru 10 až 15 % svých ročních výdajů (v závislosti na typu zboží a zvoleném distribučním modelu).

Vaši zákazníci očekávají rychlé doručení zboží, ale zabalení produktů a expresní doprava zvyšují celkové náklady. Proto je velice důležité porozumět průměrným nákladům na plnění objednávek a hledat způsoby, jak je minimalizovat. Díky tomu bude vaše podnikání i v budoucnu ziskové.

Fulfillment pro e-shopy: náklady na plnění objednávek a služby 3PL

Náklady na plnění objednávek a služby externích logistických poskytovatelů (3PL) zahrnují všechny výdaje spojené:

• s příjmem a skladováním zásob,
• s balením produktů při přijetí objednávek,
• s odesíláním objednávek zákazníkům,
• se správou souvisejících softwarových systémů, jako jsou platformy pro plnění objednávek.

Fulfillment pro e-shopy: důležitost přesné správy zásob

Bez skladových zásob nemůžete vyřizovat objednávky. Díky kvalitnímu řízení skladových zásob budete mít na skladě ty správné produkty ve správný čas, a zabráníte tak vyprodání zásob, které každoročně maloobchodníky stojí 400 miliard EUR na ušlých tržbách.

Skladování zásob je však zejména o nalezení rovnováhy. Na skladě potřebujete mít dostatek produktů k uspokojení poptávky, ale pokud budete skladovat příliš velké množství zásob, zvýší se vaše náklady. Většina skladovacích služeb si totiž účtuje měsíční poplatky za uskladnění zboží.

Systém řízení zásob vám může pomoci:

• automaticky sledovat úroveň skladových zásob,
• identifikovat neprodejné zásoby,
• označit pomalu se prodávající produkty,
• činit lepší rozhodnutí ohledně outsourcingu a množství zásob, které je třeba mít na skladě.

Fulfillment pro e-shopy: porozumění nákladům na plnění objednávek

Doprava produktů od dodavatele až k zákazníkům zahrnuje mnoho různých nákladů. Váš účetní bude muset tyto výdaje sledovat v průběhu celého procesu plnění objednávek, aby mohl vést přesné záznamy.

Příchozí doprava

Pokud přijímáte zboží od dodavatelů, zaplatíte za jeho dopravu do skladu nebo do kamenné prodejny. Výše těchto nákladů se odvíjí od způsobu dopravy: letecká, námořní nebo nákladní doprava. Jejich výše závisí také na případných dovozních a vývozních daních, které budete muset zaplatit. Při výběru dopravy proto zvažte jak svůj rozpočet, tak i rychlost doručení zboží.

Externí logistické služby (3PL)

Pokud spolupracujete s poskytovatelem 3PL logistiky nebo fulfillmentovou službou, budete muset platit určité náklady: některé pouze na počátku, ale některé i v průběhu. Nejprve budete muset zaplatit za nastavení a integraci softwaru. Poté budete muset platit za skladování zásob, přičemž cena se bude lišit v závislosti na velikosti produktů a případných speciálních požadavcích, jako je chlazení zboží. Budete také muset platit poplatky za správu účtu, které pokrývají zákaznický servis, administrativní úkony a jakékoliv další služby, které bude vaše firma potřebovat.

Pracovní síla

Do všech fází procesu plnění objednávek musí být zapojeni lidé. Pracovníci přijímají a evidují skladové zásoby, dbají na správné skladování produktů, připravují položky do balíčků a zajišťují balení a odeslání objednávek. Zpracovávají také případné vrácené zboží. Pokud se vaše firma rozrůstá a zpracováváte více objednávek, mohou se náklady na pracovní sílu zvyšovat.

Poplatky za přípravu a balení objednávky

Když fulfillmentová centra zpracovávají vaše objednávky, účtují si poplatky za přípravu a balení produktů.

Tyto poplatky se v evropském prostředí obvykle pohybují přibližně mezi 0,15 € až 1 € za položku (cca 4 až 25 Kč), v závislosti na typu zboží, objemu objednávek a poskytovateli logistických služeb. U složitějších objednávek nebo menších objemů mohou být celkové náklady na zpracování objednávky výrazně vyšší.

Další náklady

Nezapomeňte také započítat náklady na materiály, jako jsou přepravní krabice a obálky (případně vlastní obaly, které používáte), vložky do objednávek nebo propagační materiály, jež do balíčků přikládáte. Do celkových nákladů dále budete muset započítat náklady na zpracování vráceného zboží a doplnění zásob.

Fulfillment pro e-shopy: jak vypočítat náklady na plnění objednávek?

Pokud porozumíte tomu, kolik utrácíte za plnění objednávek, budete moci minimalizovat zbytečné náklady a vhodným způsobem upravit svou cenovou strategii. Níže uvádíme 3 způsoby, jak vypočítat náklady na plnění objednávek.

1. Náklady na objednávku

Náklady na objednávku (z angl. Cost per order, CPO) jsou nejběžnějším měřítkem efektivity plnění. Ukazují, kolik utratíte za vyřízení každé objednávky, což vám pomůže stanovit ceny, které skutečně pokryjí vaše výdaje.

Chcete-li CPO vypočítat, vydělte celkové výdaje na objednávky celkovým počtem objednávek, které jste obdrželi za stanovené časové období.

CPO = celkové výdaje na objednávky / počet obdržených objednávek

2. Náklady na krabici

Pokud obvykle odesíláte objednávky v několika krabicích, získáte prostřednictvím nákladů na krabici (z angl. Cost per box, CPB) podrobnější přehled o výdajích spojených s plněním objednávek.

Chcete-li CPB vypočítat, vydělte celkové výdaje na objednávky celkovým počtem krabic, které jste odeslali za stanovené časové období.

CPB = celkové výdaje na objednávky / odeslaných krabic

3. Náklady jako procento z tržeb

Toto měřítko ukazuje, jaká část vašich příjmů připadá na náklady na plnění objednávek. Mnoho firem jej používá k porovnání se s konkurencí nebo s průmyslovými standardy.

Mějte ale na paměti, že tato hodnota závisí na velikosti vašeho podniku (větší společnosti často těží z úspor z rozsahu) a na vývoji vašich tržeb v čase.

Chcete-li vypočítat náklady jako procento z tržeb, vydělte celkové náklady na plnění objednávek čistými tržbami a výsledek poté vynásobte číslem 100.

Náklady jako procento z tržeb = (celkové výdaje na objednávky / čisté tržby) × 100

Běžné problémy spojené s náklady na plnění objednávek

Kolísající sazby za dopravu

Náklady na dopravu se mohou často měnit v důsledku povětrnostních podmínek, palivových příplatků a svátků. Své podnikání můžete před změnami sazeb ochránit diverzifikací své dopravní strategie. Pokud jeden dopravce zvýší ceny, můžete přejít k jinému, abyste náklady udrželi na nízké úrovni.

Díky zvýhodněným přepravním sazbám dopravy na platformě Shopify můžete ušetřit až 88 % z ceny u dopravců, jako jsou DHL či UPS. „Za posledních 30 dní jsme díky Shopify dopravě ušetřili 25 454 USD (cca 534 500 Kč) na nákladech na dopravu, což odpovídá přibližně 305 448 USD (cca 6,4 milionu Kč) ročně,” uvádí generální ředitelka společnosti SnarkyTea Jenni-Lyn Williams.

Náklady na obalové materiály

Náklady na obalové materiály v Evropě byly v posledních letech výrazně ovlivněny růstem cen energií a surovin. V roce 2026 však trh vykazuje spíše stabilizaci, přičemž ceny lepenky a papíru kolísají v závislosti na poptávce a dostupnosti surovin, ale skokově nerostou.

Chcete-li tyto náklady snížit, zvažte využití bezplatných přepravních krabic od dopravců, jako je FedEx, DHL či UPS.

Poplatky za skladování zásob

Poskytovatelé logistických služeb si účtují poplatky za uskladnění vašich zásob ve svých skladech. Ať už si účtují poplatek za paletu, přepravku nebo metr krychlový, více prostoru znamená vyšší náklady.

Poplatky za skladování můžete snížit tím, že:

• zefektivníte balení svých produktů z hlediska využití prostoru;
• Využijete metodu řízení zásob just-in-time (JIT), tedy odešlete zboží do distribučních center těsně před tím, než je potřeba;
• sloučíte zásilky, abyste snížili výši manipulačních poplatků;
• outsourcujete plnění u rychle se prodávajících položek, zatímco u pomaleji se prodávajících zásob si plnění budete zajišťovat sami.

Kolísající náklady na pracovní sílu

Většina firem neprodává zboží po celý rok stejným tempem. I když neprodáváte sezónní produkty, akce, jako je např. Black Friday, způsobí změny v objemu objednávek. Během rušných období proto skladovací služby najímají další personál, přičemž tyto náklady často přenášejí na maloobchodníky prostřednictvím příplatků za špičku. Velcí hráči na evropském trhu, jako je společnost Amazon, pravidelně upravují své poplatky za fulfillment a zavádějí sezónní příplatky během období vysoké poptávky. Tyto úpravy jsou reakcí na kolísající náklady na dopravu, energie a pracovní sílu.

Nekonzistentní objemy objednávek

Poskytovatelé logistických služeb obvykle nabízejí lepší sazby pro vyšší objemy objednávek. To ale může být pro podniky prodávající sezónní zboží náročné – například pro prodejce opalovacích krémů, který má v létě více práce než v zimě. Pokud vaše využití logistických služeb nebude konzistentní, mohou poskytovatelé 3PL váhat s nabídkou hromadných slev.

Zvažte proto hybridní model plnění objednávek pro zpracování těchto nákladů. Mimosezónní objednávky můžete vyřizovat sami a během rušných období můžete využívat služeb poskytovatele skladovacích prostorů, přičemž za jejich služby zaplatíte pouze tehdy, když je nejvíce potřebujete.

Obchodníci prodávající na platformě Shopify, kteří používají službu Shopify doprava, získají vždy nejlepší sazby za dopravu, a to bez ohledu na objem objednávek, pokud si štítky kupují přímo ze svého administrativního rozhraní.

Náklady na správu vráceného zboží

Přibližně 15 až 30 % zboží zakoupeného on-line je vráceno, přičemž zpracování těchto vrácených zásilek stojí peníze – ať už v podobě času zaměstnanců, anebo poplatků, které si účtují poskytovatelé fulfillmentu pro e-shopy.

Chcete-li snížit náklady na vrácené zboží:

• snižte míru vrácení zboží pomocí ochranného balení a tím, že poskytnete podrobné informace a fotografie daného produktu;
• nabídněte samoobslužné vrácení zboží, abyste snížili náklady na pracovní sílu;
• zvažte zpoplatnění vrácení zboží, abyste kompenzovali náklady na zpracování vrácených zásilek;
• umožněte zákazníkům vracet zboží v místních obchodech, abyste se vyhnuli placení poplatků 3PL za vrácení zboží.

Výběr poskytovatele 3PL pro snížení nákladů spojených s plněním objednávek

Pokud plánujete outsourcovat plnění objednávek za účelem zefektivnění řízení svých skladových zásob a přepravy, zvažte při výběru poskytovatele níže uvedené klíčové faktory:

1. Integrace softwaru

Hledejte takového poskytovatele 3PL, který bude disponovat systémem správy skladu, jenž bude vyhovovat potřebám vašeho podnikání. Vhodní poskytovatelé budou schopní integrovat váš software se svými stávajícími nástroji (software pro řízení vztahů se zákazníky nebo systém pro správu skladových zásob). Ujistěte se, že software poskytovatele 3PL může růst spolu s vaším podnikáním.

2. Strategická poloha

Poskytovatel 3PL, který disponuje sklady nalézajícími se v blízkosti vašich zákazníků, vám pomůže snížit náklady na dopravu zboží a také zkrátit dodací lhůty. Například síť Shopify Fulfillment Network (která je ale prozatím dostupná pouze v USA) propojuje obchody s přepravní společností Flexport, která má distribuční centra po celých Spojených státech amerických. Díky tomu mohou obchodníci skladovat zásoby blíže k zákazníkům, a snížit tak náklady na dopravu a nabídnout rychlejší doručení zboží.

„Flexport nám pomohl objevit nové oblasti růstu. Díky tomu můžeme i nadále uspokojit přání našich zákazníků prostřednictvím výjimečného zážitku z doručení zboží,” uvádí provozní ředitel společnosti Kizik Jason Lee.

3. Odborné znalosti v oboru

Vyberte si takového poskytovatele 3PL, který bude rozumět vašemu typu podnikání. Pokud například prodáváte přírodní kosmetiku, nechtěli byste přeci spolupracovat s poskytovatelem specializujícím se na logistiku mražených potravin. Zkušenosti specifické pro dané odvětví často vedou k poskytování lepších služeb a nižším nákladům.

4. Vyjednávací síla

Poskytovatelé 3PL spolupracují s dopravci a přepravními společnostmi na základě sjednaných smluv. Hledejte proto takového poskytovatele, který má dobré vztahy s dopravci a dokáže pro vás vyjednat lepší sazby za dopravu a množstevní slevy.