Firemní e-mail: jak získat e-mailovou doménu v 6 krocích

Komu byste důvěřovali více: prodejci aut, jehož firemní e-mail je alex@hollywoodcars.com, anebo alexhollywoodcars@yahoo.com? První firemní e-mail působí profesionálněji, protože využívá vlastní e-mailovou doménu namísto veřejně dostupného poskytovatele (Yahoo). I když oba e-maily patří stejně zkušeným prodejcům, vlastní e-mailová adresa s jedinečnou e-mailovou doménou pravděpodobně přinese více zakázek.

Při budování vlastního on-line podnikání se proto vyplatí pořídit si vlastní e-mailovou doménu. Jedná se o jednoduchý proces – obzvláště pokud využíváte bezplatnou e-mailovou službu Shopify, která je součástí předplatného platformy. I s minimálními technickými znalostmi můžete nastavit požadovanou e-mailovou adresu s vlastním doménovým jménem a začít komunikovat se svými zákazníky. V tomto článku vám ukážeme, jak na to.

Firemní e-mail: co je vlastní e-mailová doména?

Vlastní e-mailová doména je e-mailová adresa, která namísto generické domény e-mailového poskytovatele (např. gmail.com, yahoo.com, outlook.com) využívá unikátní doménové jméno. Vlastní e-mailové domény jsou obzvlášť užitečné pro firemní e-mailové účty, které používají stejnou doménu jako webové stránky společnosti. Pokud se tedy firma jmenuje Ovocná kosmetika a doména webu je ovocnakosmetika.cz, e-mailová adresa určitého zaměstnance by vypadala například: jananovotna@ovocnakosmetika.cz.

Firemní email: rozdíl mezi e-mailovou adresou a e-mailovou doménou

Pojmy „e-mailová adresa” a „e-mailová doména” nejsou úplnými synonymy. E-mailová doména je součástí e-mailové adresy. Rozdíl mezi těmito 2 pojmy ale spočívá v následujícím:

• E-mailová adresa: Úplný identifikátor používaný k odesílání a přijímání e-mailů (např. info@priklad.cz).
• E-mailová doména: Část e-mailové adresy, která následuje za symbolem „@”, a kterou si můžete přizpůsobit zakoupením doménového jména (např. priklad.cz v adrese info@priklad.cz).

Firemní e-mail: jak získat vlastní e-mailovou doménu?

1. Vyberte si a zaregistrujte si své doménové jméno
2. Zvolte si poskytovatele e-mailového hostingu
3. Propojte zvolenou doménu s e-mailovým hostitelem
4. Nastavte si vlastní e-mailové adresy
5. Otestujte a zabezpečte si svůj e-mailový systém
6. Začněte odesílat e-maily

Ať už provozujete vlastní internetový obchod nebo jednoduchý blog, můžete postupovat podle výše uvedených kroků, a získat tak vlastní e-mailovou doménu. To ve výsledku posílí vaši důvěryhodnost. Přesný postup se může lišit v závislosti na konkrétním poskytovateli e-mailových služeb, ale obecný postup zůstává stejný.

1. Vyberte si a zaregistrujte si své doménové jméno

Navštivte registrátora domén, např. web společnosti Shopify (tato stránka je prozatím dostupná pouze v angličtině) nebo platformy GoDaddy, Namecheap či Squarespace Domains, a zahajte proces získání domény. Pomocí registrátora domén vyhledejte a zakupte požadované doménové jméno. To v případě generických domén nejvyšší úrovně obvykle stojí mezi 12 a 15 USD ročně (cca 250–315 Kč).

Mějte ale na paměti, že požadovaná doména už může být obsazená. Tento problém můžete vyřešit výběrem jiné domény nejvyšší úrovně. Pokud je například vaše doménové jméno s příponou .com obsazeno, může být stále dostupné s příponou .info nebo .biz. Pokud chcete získat doménu, která není k dispozici, budete muset kontaktovat aktuálního vlastníka a vyjednávat o jejím odkupu. S odkupem vám může pomoci služba zprostředkování domén.

Jakmile si doménu zajistíte, aktivujte ochranu soukromí domény, abyste ochránili své osobní údaje.

2. Zvolte si poskytovatele e-mailového hostingu

Existují 2 způsoby, jak k e-mailovému hostingu přistupovat. Služby Google Workspace, Microsoft 365 nebo Zoho Mail nabízejí profesionální e-mailový hosting s funkcemi, jako jsou spamové filtry, synchronizace kontaktů a rozsáhlé úložné plány. Můžete také využít službu Shopify Messaging, která byla navržena s ohledem na e-mail marketing pro oblast e-commerce. Nabízí totiž předpřipravené šablony, automatizaci a nástroje pro analýzu kampaní.

3. Propojte zvolenou doménu s e-mailovým hostitelem

Bez ohledu na to, jakého poskytovatele hostingu používáte, musíte v rámci dalšího kroku přejít do ovládacího panelu svého registrátora domén. Najděte nastavení DNS domény a přidejte požadované MX a CNAME záznamy, které vám poskytl váš e-mailový hostitel.

Pokud používáte platformu Shopify k přesměrování firemních e-mailů na obecného poskytovatele e-mailových služeb, postupujte podle konkrétního postupu. V administrátorském panelu platformy Shopify přejděte do sekce „Internetový obchod” > „Domény”. Klikněte na svou doménu a poté zvolte možnost „Připojit existující doménu”. Postupujte podle pokynů k automatickému připojení nebo ručně aktualizujte DNS záznamy, které vám poskytla společnost Shopify.

Někteří poskytovatelé vyžadují k vytvoření e-mailových účtů kromě DNS záznamů také záznamy SPF, DKIM a DMARC. Tyto záznamy zvyšují zabezpečení e-mailu a zabraňují spamu. Proto si u svého poskytovatele ověřte, co přesně vyžaduje.

4. Nastavte si vlastní e-mailové adresy

V rámci tohoto kroku procesu nastavení můžete přiřadit profesionální firemní e-mail komukoliv ve svém týmu. Tyto e-mailové adresy lze propojit se jmény osob nebo s jejich pracovními pozicemi (např. „ucetnictvi@priklad.cz” nebo „objednavky@priklad.cz”).

Pokud používáte přesměrování prostřednictvím platformy Shopify, nastavte si přeposílání ve svém administrátorském panelu Shopify. Každá e-mailová adresa bude pravděpodobně přesměrována na účet dané osoby u externí e-mailové služby.

5. Otestujte a zabezpečte si svůj e-mailový systém

Na svou novou e-mailovou adresu odešlete testovací e-mail (a naopak), abyste se ujistili, že je doručení a příjem e-mailů v pořádku. Poté zkontrolujte také nastavení zabezpečení. Ověřte si, zda jsou vaše záznamy SPF, DKIM a DMARC správně nakonfigurovány, aby se zabránilo falšování e-mailů (tzv. spoofingu). Váš registrátor domén vám může poskytnout konkrétní pokyny, jak toto ověření provést. Chcete-li zvýšit zabezpečení, aktivujte dvoufaktorové ověřování (2FA) pro přihlášení.

6. Začněte odesílat e-maily

Nyní můžete začít odesílat firemní e-maily s vlastní doménou v adrese odesílatele. Pokud zvolíte službu Shopify Email, nezapomeňte si prohlédnout všechny funkce, které můžete využít pro rozpoznání značky, cílený marketing a personalizované formátování pro mobilní zařízení.

Firemní e-mail: výhody a nevýhody vlastní e-mailové domény

Vlastní e-mailová doména může být účinným nástrojem pro budování důvěryhodnosti a profesionality u potenciálních zákazníků. Níže uvádíme některé klíčové výhody a nevýhody, které je třeba zvážit před nastavením domény.

Výhody vlastnictví vlastní domény

• Posílená identita značky: E-mailová adresa představuje konstantní kontaktní bod se zákazníky. Vlastní firemní e-mail posiluje identitu dané značky, čímž zvyšuje její rozpoznatelnost a zapamatovatelnost. Jedná se o neustálou připomínku názvu společnosti a jejího webu.
• Profesionalita: Používání bezplatné, veřejně dostupné e-mailové domény, jako je gmail.com nebo yahoo.com, dává smysl pro osobní použití. Pokud se však  na své klienty snažíte zapůsobit profesionálně, je užitečné, aby vaše e-mailová adresa obsahovala stejné doménové jméno, jaké používáte pro své webové stránky.
• Plné vlastnictví domény: Díky vlastní doméně máte plnou kontrolu nad svými e-mailovými adresami. Můžete vytvářet nové účty pro zaměstnance, spravovat stávající účty, vybírat si vlastní e-mailové klienty (např. desktopovou aplikaci Microsoft Outlook) a zajistit konzistentní branding v rámci celé organizace. Tento přístup se liší od bezplatných e-mailových služeb, v rámci kterých účet ovládá poskytovatel.
• Větší flexibilita a škálovatelnost: S tím, jak vaše podnikání poroste, vám vlastní doména umožní škálovat e-mailovou infrastrukturu. Díky ní můžete bez omezení vytvářet řadu e-mailových adres pro různá oddělení nebo zaměstnance.
• Přidané vrstvy zabezpečení: Svůj vlastní e-mailový systém můžete nakonfigurovat tak, aby používal e-mailový server s MX záznamy, které vám přidělil váš poskytovatel webhostingu. Díky tomu budete moci filtrovat příchozí e-maily, čímž snížíte riziko spamu a phishingu. Abyste dosáhli většího zabezpečení, můžete také nastavit dvoufaktorové ověřování (2FA) a šifrování. 
• Příležitosti ke zvýšení produktivity: Mnoho služeb registrace domén zahrnuje sdílené kalendáře, cloudové úložiště a nástroje pro spolupráci. Díky tomu může kdokoliv s připojením k internetu snadno přistupovat k e-mailům na několika zařízeních. Pokud podnikáte v oblasti e-commerce, můžete také provést integraci aplikací Shopify (marketingové nástroje navržené pro Shopify e-mail). Tyto dodatečné funkce přinášejí rozšířenou funkcionalitu.

Potenciální nevýhody vlastních e-mailových domén

• Průběžné náklady: Nastavení vlastní e-mailové domény s sebou nese náklady na služby registrace domén, webhosting a případně i e-mailový hosting (pokud si zvolíte externího poskytovatele). Budete muset platit za udržení registrace domény (i když možná již tento roční registrační poplatek za doménu svého webu platíte).
• Technické požadavky: Správa vlastní e-mailové domény vyžaduje určité technické znalosti. Budete muset nakonfigurovat e-mailové klienty, rozumět MX záznamům, které pomáhají správně směrovat vaše e-maily, a případně také řešit problémy s e-mailovým serverem. Pokud se rozhodnete změnit poskytovatele e-mailových služeb, musíte si zřídit nový účet a převést stávající e-mailové účty všech uživatelů. A tento úkon vyžaduje odborné znalosti.
• Povinnosti týkající se bezpečnosti: Vlastní doména sice nabízí větší kontrolu nad zabezpečením, ale klade také větší odpovědnost na majitele firmy. Abyste se ochránili před spamem, phishingem a dalšími případnými hrozbami, budete tedy muset aktivně spravovat zabezpečení e-mailu.