Gerenciamento de pedidos B2B: guia para otimizar operações empresariais em 2026

As expectativas dos compradores B2B mudaram drasticamente em apenas alguns anos. O e-commerce direto ao consumidor (DTC) definiu um novo padrão para o gerenciamento de pedidos, estabelecendo padrões cada vez mais altos. Mas muitas empresas B2B ficaram para trás, limitadas por sistemas legados e fluxos de trabalho de pedidos fragmentados. Formulários em papel, ligações telefônicas e trocas de e-mails ainda são comuns.

Isso poderia ter sido aceitável há alguns anos. Antes de 2020, quase metade dos compradores B2B (link em inglês) ainda preferia interações presenciais e gerenciamento de pedidos tradicional, segundo a McKinsey. Mas essa preferência mudou drasticamente. A "regra dos terços" agora define a jornada de compra B2B: um terço dos compradores quer interações presenciais, um terço prefere conversas remotas e um terço espera opções totalmente digitais de autoatendimento.

Se sua experiência de pedidos B2B não evoluiu, você pode já estar perdendo terreno. Um relatório recente descobriu que 67% dos compradores B2B (link em inglês) estão dispostos a trocar de fornecedores para acessar experiências mais modernas, semelhantes às do consumidor final.

Mas há o outro lado da moeda. Marcas que atendem a essas expectativas elevadas têm uma grande oportunidade de conquistar novos clientes e crescer. O mercado global de e-commerce B2B deve dobrar de tamanho, de US$ 19,34 trilhões em 2024 para US$ 47,54 trilhões até 2030 (link em inglês), impulsionado em grande parte por experiências de compra digitais e omnichannel aprimoradas.

Para capturar esse crescimento, as empresas precisam de mais do que apenas um catálogo online. Elas precisam de uma solução de gerenciamento de pedidos B2B moderna, flexível e completa que coloque os compradores no controle.

O que é gerenciamento de pedidos B2B?

Embora existam muitos fatores importantes na jornada de compra B2B, este artigo se concentra em um dos mais críticos: o gerenciamento de pedidos.

Gerenciamento de pedidos B2B é o processo de lidar com pedidos de compra entre empresas, desde o recebimento até o fulfillment, incluindo gestão de contas de clientes, coordenação de estoque e fluxos de trabalho de processamento de pedidos.

Para muitas empresas B2B, especialmente as grandes, o gerenciamento de pedidos envolve vários componentes interconectados:

• Confirmação de pedidos
• Gestão de estoque
• Gestão de contas de clientes
• Processamento de pedidos

Esses processos variam amplamente dependendo da plataforma de e-commerce utilizada. Sistemas mais antigos costumam depender de soluções manuais e ferramentas desconectadas. Plataformas modernas, por outro lado, simplificam o gerenciamento de pedidos com personalização escalável.

Com a infraestrutura certa, as empresas podem melhorar a eficiência, reduzir a complexidade e adaptar seus fluxos de trabalho sem um grande esforço técnico.

Como os pedidos B2B evoluíram ao longo do tempo

As compras no atacado e B2B passaram por uma mudança drástica na última década. Durante anos, as vendas baseadas em relacionamento eram a norma. Representantes de vendas e compradores construíam conexões pessoais, e grandes pedidos dependiam de ligações telefônicas e e-mails. Os compradores tinham paciência com o processo, e se surgissem problemas, uma conversa rápida ou um pedido de desculpas pessoal geralmente resolvia as coisas.

O cenário de compras B2B de hoje, no entanto, é diferente. Agora, 71% das empresas B2B (link em inglês) oferecem e-commerce, e as vendas online representam 34% da receita total. As vendas presenciais seguem em queda e responderam por apenas 17% da receita em 2024. Esse movimento em direção ao digital é impulsionado, em grande parte, pelas mudanças no perfil e no comportamento dos compradores.

Millennials e Geração Z já representam 71% dos compradores B2B  (link em inglês). Esse público espera experiências digitais rápidas, simples e transparentes, semelhantes às que já vivenciam em atividades do dia a dia, como usar o banco online ou comprar na Amazon.

Oferecer esse tipo de experiência compensa. Uma pesquisa recente descobriu que 79% dos compradores B2B (link em inglês) preferem fazer pedidos recorrentes online, e muitos estão dispostos a gastar grandes quantias quando o processo é fácil. Na verdade, 39% afirmam estar confortáveis em realizar pedidos acima de mais de US$ 500 mil (link em inglês) por meio de e-commerce de autoatendimento, um avanço significativo em relação aos 28% registrados apenas dois anos atrás.

A Snyder Performance Engineering, uma varejista de peças automotivas, vivenciou essa transformação em primeira mão. Com o crescimento do negócio de atacado, cada pedido B2B continuava exigindo uma ligação telefônica ou a troca de e-mails, o que gerava um gargalo significativo. Os clientes dependiam totalmente do contato direto com a equipe da Snyder para realizar pedidos, o que restringia a capacidade da varejista de atender mais compradores de forma eficiente.

A primeira tentativa da Snyder de implementar uma solução de e-commerce não trouxe os resultados esperados. A virada aconteceu com a migração para a Shopify, que disponibilizou ferramentas escaláveis e adequadas ao modelo de atacado. A plataforma passou a oferecer recursos como preços personalizados por cliente, publicação flexível de produtos e condições de pagamento configuráveis. Com isso, a Snyder conseguiu simplificar processos internos e adaptar a jornada de compra às necessidades de cada comprador.

Atualmente, os clientes de atacado podem montar pedidos de grande volume e concluir a compra no momento mais conveniente, em uma interface tão intuitiva quanto a de compras do dia a dia. Como resultado, a empresa reduziu em 25% o tempo dedicado a tarefas administrativas e aumentou em 40% o valor médio gasto por cliente.

"Minha equipe não precisa esperar que um pedido seja inserido manualmente. No momento em que alguém faz um pedido, ele pode literalmente ser embalado e enviado em alguns minutos. Isso é importante no atacado."

Amy Snyder, cofundadora e COO, Snyder Performance Engineering.

5 componentes principais do gerenciamento de pedidos B2B moderno

• Gestão de contas de clientes
• Gestão de catálogos
• Processamento de pedidos
• Integração de estoque
• Coordenação de fulfillment

Oferecer a experiência de gerenciamento de pedidos B2B esperada pelos compradores de hoje requer otimizar cada etapa do processo. Desde como os clientes navegam até como os pedidos são processados, cada interação desempenha um papel na redução do atrito e no aumento da satisfação do comprador.

Aqui estão os componentes principais que definem o gerenciamento de pedidos B2B moderno:

Gestão de contas de clientes

Um portal de autoatendimento bem estruturado é essencial. Ele permite que compradores gerenciem pedidos, acompanhem atividades e consultem preços personalizados de forma independente, sem a necessidade de acionar um representante de vendas. Além disso, o suporte a hierarquias de contas simplifica estruturas organizacionais, facilita a definição de permissões e organiza os fluxos de compra.

Gestão de catálogo

Os compradores B2B esperam acesso curado a produtos com base em seus contratos ou termos negociados. As empresas precisam de ferramentas para criar catálogos personalizados e regras de preços adaptadas a grupos de clientes, volume de compra ou termos contratuais. Esse nível de personalização aumenta as conversões e reduz a necessidade de cotações manuais.

Processamento de pedidos

Para viabilizar pedidos de alto volume e alto valor, é essencial contar com recursos como listas salvas, upload em massa de produtos e fluxos de aprovação. Essas funcionalidades facilitam a recompra sem abrir mão de controles internos. À medida que o negócio evolui, os fluxos de trabalho devem ser fáceis de ajustar, sem a necessidade de desenvolvimento complexo.

Integração de estoque

A visibilidade de estoque em tempo real é fundamental para gerar confiança. Os compradores precisam ter visibilidade clara do que está disponível em estoque, enquanto as empresas devem alocar produtos de forma estratégica entre regiões ou contas prioritárias. Sem sistemas unificados, as equipes de TI enfrentam grandes desafios ao sincronizar manualmente ferramentas desconectadas. Para reduzir a frustração do cliente e evitar custos técnicos elevados, a gestão integrada de estoque em um único back-end passou a ser indispensável nas operações modernas.

Coordenação de fulfillment

O fulfillment rápido e preciso requer mais do que etiquetas de envio. Para garantir entregas confiáveis em todos os canais, é fundamental contar com roteamento automatizado, seleção inteligente de transportadoras e uma coordenação de armazém eficiente. Quando bem estruturados, esses processos fortalecem a confiança do comprador e permitem que a empresa escale com agilidade conforme a demanda aumenta.

A Brooklinen, uma varejista de roupas de cama de qualidade, transformou completamente seu gerenciamento de pedidos B2B para expandir os negócios. Inicialmente estruturada como uma marca DTC, a empresa rapidamente identificou uma demanda crescente de grupos de hospitalidade e clientes corporativos interessados em pedidos de grande volume. No começo, as vendas B2B eram gerenciadas de forma manual, mas, com o aumento da demanda, a pressão operacional também se intensificou.

Como a Brooklinen já estava usando a Shopify para sua loja DTC, adicionar uma segunda loja dedicada para clientes B2B foi rápido e simples. Os clientes agora fazem pedidos em massa através de uma experiência de autoatendimento personalizada, completa com preços personalizados, acesso a produtos e condições de pagamento. O processo é familiar e intuitivo, como em qualquer compra do dia a dia.

O impacto foi imediato. Em vez de gastar tempo gerenciando pedidos manualmente, a equipe da Brooklinen agora concentra 80% de seu esforço em construir relacionamentos e expandir os negócios de atacado.

"Nossa equipe tem a liberdade e o espaço para construir relacionamentos com os clientes, em vez de apenas fazer transações com eles. Passamos mais tempo entendendo nossos clientes e menos em entradas manuais. Isso nos permite oferecer experiências excepcionais para nossos clientes DTC, B2B e de varejo", afirma Nicolas Lukac, diretor de canais emergentes da Brooklinen.

Vantagens de melhorar o gerenciamento de pedidos B2B

• Maior eficiência operacional
• Experiência do cliente aprimorada
• Retenção e fidelização de clientes
• Escalabilidade sem aumento de pessoal
• Acesso à inteligência de dados

A importância de aprimorar a gestão de pedidos B2B já está clara. Os compradores esperam cada vez mais, e essas expectativas estão remodelando o mercado. Além de acompanhar esse ritmo, a modernização do gerenciamento de pedidos gera benefícios relevantes para o negócio, como:

Maior eficiência operacional

Quando o gerenciamento de pedidos é simplificado, mais compras tendem a migrar naturalmente para o canal online. Isso reduz a carga sobre as equipes internas e permite que elas se concentrem em apoiar os clientes e impulsionar o crescimento. Os compradores podem fazer pedidos recorrentes mais rapidamente, e o ciclo geral de vendas se torna mais curto e simples.

Experiência do cliente aprimorada

Clientes B2B querem uma experiência rápida, transparente e confiável. Quando você oferece isso, eles se sentem confortáveis fazendo grandes pedidos ( de US$ 500 mil ou mais) sem falar com um representante de vendas. Eles sabem exatamente o que está disponível, quanto custa e quando chegará. Esse nível de confiança cria uma experiência melhor e constrói fidelidade de longo prazo.

Retenção e fidelização de clientes

Um processo de compra moderno e sem atritos mantém os clientes voltando. Por outro lado, experiências ruins os afastam. Como muitos compradores B2B estão dispostos a trocar de fornecedor em busca de uma experiência superior, o aprimoramento do gerenciamento de pedidos contribui para a retenção da base atual e para a atração de compradores insatisfeitos com a concorrência.

Escalabilidade sem aumento de pessoal

Com a plataforma de e-commerce certa, as empresas podem escalar o volume de pedidos sem expandir a equipe. Como os clientes gerenciam suas compras através de um portal de autoatendimento, as empresas podem lidar com o crescimento de forma eficiente. Inserir-se em novos mercados também se torna mais fácil, pois novas lojas podem ser lançadas rapidamente, com menos custo e risco reduzido.

Acesso à inteligência de dados

Trazer o gerenciamento de pedidos para um sistema digital e centralizado fornece insights valiosos. Com dados unificados, é possível entender as tendências de pedidos, a demografia de compradores e o impacto de promoções específicas. Esses dados melhoram as previsões, ajudando as equipes a se prepararem para temporadas de pico e evitar atrasos ou falta de estoque.

A Filtrous viu esses benefícios após migrar suas operações B2B para a Shopify. Inicialmente, eles dependiam do BigCommerce, mas depois de passar um ano construindo o site, a equipe achou a plataforma pouco confiável e difícil de gerenciar. Mudanças simples frequentemente quebravam o site, e a experiência do cliente era tão frustrante que muitos clientes voltaram a fazer pedidos através do atendimento ao cliente.

A empresa migrou para a Shopify em apenas dois meses. A partir daí, rapidamente configuraram catálogos específicos por cliente, descontos personalizados e opções de pagamento flexíveis. Eles também automatizaram tarefas administrativas, como envio de e-mails e coleta de faturas, usando os recursos B2B integrados da Shopify. O resultado foi um sistema de gerenciamento de pedidos mais avançado e confiável que os clientes adoraram, e um aumento de 27% na taxa de conversão online.

"As atualizações contínuas do B2B da Shopify têm surpreendido positivamente. Os lançamentos demonstram um alto nível de alinhamento com as necessidades dos comerciantes B2B e reforçam a percepção de que esse público está sendo ouvido."

Yin Fu, diretor de e-commerce, Filtrous

Como implementar um gerenciamento de pedidos mais eficiente com a plataforma certa

Compreendidos os riscos de uma gestão de pedidos desatualizada e os benefícios da modernização, o próximo passo é entender como conduzir essa atualização de forma estratégica, evitando atrasos desnecessários e custos excessivos.

Comece avaliando sua solução atual e como ela afeta os resultados. Pergunte a si mesmo:

• Há sinais de dívida técnica, como bugs, lentidão ou soluções alternativas que impactam a receita?
• É possível fazer melhorias no gerenciamento de pedidos sem depender de trabalho de desenvolvimento caro?
• Quantos pedidos que deveriam ser simples o suficiente para serem feitos online ainda exigem tratamento manual?

Depois de ter uma imagem clara de onde você está hoje, defina como seria uma experiência ideal de gerenciamento de pedidos para sua equipe e seus clientes. Essa visão ajudará você a selecionar a solução de gerenciamento de pedidos B2B certa.

Oferecer uma experiência moderna de forma ágil e acessível depende da escolha da plataforma ideal de e-commerce B2B. Em sistemas legados ou soluções excessivamente complexas, até mesmo melhorias básicas tendem a consumir muito tempo e esforço técnico, sinais claros de que chegou o momento de modernizar a tecnologia.

Ao avaliar fornecedores potenciais, procure uma plataforma que atenda às suas necessidades atuais e apoie o crescimento de longo prazo. Os principais fatores a considerar incluem:

• Quantidade de recursos B2B disponíveis nativamente, prontos para uso.
• Disponibilidade de um back-end unificado e APIs robustas, que viabilizem experiências flexíveis no front-end.
• Facilidade de integração com sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) e outras soluções críticas.
• Amplitude e qualidade do ecossistema de aplicativos, permitindo ampliar funcionalidades sem desenvolvimento adicional.
• Custo total de propriedade (TCO), considerando licenciamento, custos de suporte e esforço interno.
• Tempo estimado de migração e salvaguardas adotadas para reduzir riscos durante o processo.
• Capacidade da plataforma de viabilizar lançamentos em fases, especialmente em operações grandes ou mais complexas.

Selecionar uma nova plataforma é uma decisão de alto risco, e vale a pena dedicar tempo para acertar. Nem todos os provedores de e-commerce oferecem a mesma profundidade de suporte B2B ou transparência de preços. Depois que a decisão for tomada, certifique-se de planejar a implementação, capacitação da equipe e adoção de longo prazo.

A plataforma de e-commerce ideal deve capacitar toda a sua equipe. Com ferramentas modernas e integração cuidadosa, até mesmo usuários não técnicos estarão aptos para lançar produtos, atualizar preços, executar promoções e gerenciar pedidos, sem depender de desenvolvedores.

Boas práticas do gerenciamento de pedidos B2B

• Criação e gestão robusta de contas
• Estruturas flexíveis de contas de clientes
• Fluxos de trabalho otimizados e automatizados
• Integração rápida e sem atritos com sistemas-chave
• Monitoramento de desempenho e promoção de melhorias contínuas

Com a plataforma e a estrutura adequadas em funcionamento, a empresa passa a adotar boas práticas que sustentam a eficiência operacional, experiências consistentes do cliente e o crescimento de longo prazo. Esses pilares garantem que a gestão de pedidos B2B seja eficiente hoje e preparada para escalar no futuro.

Criação e gestão robusta de contas

Uma experiência B2B sem atritos começando no portal do cliente. Sua plataforma deve oferecer um conjunto abrangente de recursos de gestão de contas para simplificar os pedidos desde o início.

Por exemplo, a Shopify inclui login seguro, histórico de pedidos e recursos de recompra rápida como padrão. Recursos como "Adição Rápida" e upload de CSV simplificam pedidos em massa. Ao mesmo tempo, experiências personalizadas, como catálogos específicos por cliente, controles de visibilidade de produtos e regras de preços, garantem que cada comprador veja os produtos certos pelo preço certo.

Estruturas flexíveis de contas de clientes

A compra B2B frequentemente envolve grandes equipes, com diferentes pessoas precisando de diferentes níveis de acesso. Alguns usuários requerem visibilidade em catálogos específicos, enquanto outros precisam da funcionalidade para fazer ou aprovar pedidos.

O sistema de gestão de pedidos precisa ser flexível o suficiente para atender a essas estruturas sem acrescentar complexidade operacional. A Shopify permite configurar hierarquias de contas de clientes, automatizar e-mails de onboarding e disponibilizar formulários de solicitação de acesso para novos integrantes da equipe, tudo isso sem a necessidade de desenvolvimento personalizado.

Fluxos de trabalho otimizados e automatizados

A eficiência operacional depende de fluxos de trabalho concebidos para atender às necessidades específicas dos pedidos B2B. De rascunhos de pedidos e aprovações ao tratamento de exceções e ao fulfillment, a plataforma precisa oferecer flexibilidade para contemplar todas as etapas da operação.

As soluções mais completas permitem ajustar esses fluxos de trabalho com mínima dependência de equipes técnicas, facilitando a adaptação contínua conforme o negócio cresce e se transforma.

Integração rápida e sem atritos com sistemas-chave

Operações B2B em ambientes corporativos dependem do compartilhamento de dados em tempo real entre diferentes sistemas. Por isso, a plataforma de e-commerce precisa oferecer integrações fluidas com ERPs, CRMs e outras soluções essenciais.

Integrações confiáveis garantem visibilidade de estoque em tempo real, históricos completos de pedidos e prazos de entrega mais transparentes. Como exemplo, a Shopify oferece integração em tempo real com sistemas como o Oracle ERP Cloud, permitindo que compradores tomem decisões com base em informações precisas e atualizadas.

Monitoramento de desempenho e promoção de melhorias contínuas

A melhoria não termina após a implementação. Com a plataforma certa, é possível acessar análises aprofundadas e contar com um ecossistema amplo de aplicativos que permitem expandir funcionalidades e promover otimizações contínuas.

Acompanhe regularmente os indicadores-chave de desempenho (KPIs) do seu processamento de pedidos. A capacidade de medir e melhorar seus fluxos de trabalho ajuda a garantir que sua empresa permaneça competitiva e eficiente.

Gerenciamento de pedidos B2B e crescimento

A gestão moderna de pedidos B2B deixou de ser apenas uma atividade operacional e passou a desempenhar um papel estratégico no crescimento das empresas. Com compradores cada vez mais orientados a experiências digitais rápidas e ao autoatendimento, organizações que modernizam seus fluxos de pedidos ficam melhor posicionadas para sustentar resultados no longo prazo.

Ao longo deste artigo, foram abordadas a evolução do gerenciamento de pedidos B2B, os componentes essenciais de uma solução moderna e os impactos diretos nos resultados do negócio. Da redução do trabalho manual à capacidade de escalar operações sem ampliar o quadro de funcionários, os ganhos tornam-se evidentes.

A Shopify permite que marcas B2B operem com mais agilidade, atendam clientes com maior eficiência e se adaptem com facilidade às mudanças do mercado. Com recursos nativos como catálogos personalizados, preços por conta, ferramentas para pedidos em massa e integração fluida com sistemas críticos, a plataforma simplifica até mesmo operações B2B de maior complexidade.